LUNAR: "Met Teamleader Orbit kan ik bijna de toekomst voorspellen"

Lunar maakt deel uit van de Cronos&Koo-groep. De onderneming bedenkt, ontwerpt én ontwikkelt SaaS-applicaties en complexere webplatformen. “Maar we zijn geen klassiek IT-bedrijf of softwarebedrijf”, benadrukt managing partner Glenn Fellows. “We zijn een creatieve onderneming die applicaties tot leven wekt. Geen droge software. Gebruikers moeten het leuk en aangenaam vinden om met onze applicaties aan de slag te gaan.”

Lunar bestaat een zestal jaar. Toen de onderneming 15 medewerkers telde, merkte Glenn dat hij op een plafond botste. “Klanten werden groter, projecten werden groter, maar met onze bestaande tools zaten we echt aan onze limiet. We konden een heleboel data niet meten. We waren van heel veel dingen niet op de hoogte. De tool die we gebruikten, was eigenlijk gebouwd om samen te werken met freelancers en beperkte zich tot het registeren van tijd. Wij hadden meer inzichten nodig.”

“We voelden: als we nu niet structureren en professionaliseren, zal het voor de rest van ons leven bij deze 15 medewerkers bleven. Dat wilden mijn vennoot en ik niet. We waren ambitieus en we wilden sneller groeien. Maar dan moesten we sneller werken.”

Via een vriendin kwam Glenn op het spoor van Teamleader Orbit. “We waren aan het praten over het werk en we hadden het allebei razend druk. Maar haar ‘druk, druk, druk’ was een ander soort ‘druk, druk, druk’ dan de mijne. Zij werkte zich te pletter op projecten, op inhoud. Ik had de indruk dat al mijn tijd opging aan pietluttige administratieve bezigheden. Toen die vriendin me vertelde dat ze daar dankzij Teamleader Orbit amper nog tijd aan besteedde, ging de bal aan het rollen.”

“We hadden bij Lunar al tientallen tools uitgeprobeerd. Maar de meeste bedrijfssoftware is niet gemaakt voor de creatieve industrie. Wij verkopen eigenlijk geen producten, wij verkopen vooral onze tijd. Het is belangrijk dat software dat begrijpt. Teamleader Orbit werkt echt op maat van onze industrie. Ik kan meer tijd spenderen aan sales en new business. Waar ik vroeger 100 Excel-tabellen voor nodig had, heb ik nu nog maar één tool voor nodig. Van de eerste offerte tot de laatste factuur die buitengaat: alles zit end-to-end op één plek.”

Teamleader Orbit bracht volgens Glenn eerst en vooral orde in de chaos. “Workflows en processen zijn een grote uitdaging voor heel wat creatieve bedrijven. In het begin werk je voor elke klant op een andere manier. We zaten met een wildgroei aan uitzonderingen. Een van onze kinderziektes de eerste jaren was dat we heel veel en heel hard werkten, maar in verhouding op sommige projecten en sommige klanten heel weinig geld verdienden. Dan bleek dat we prijzen bijvoorbeeld al jaren niet meer hadden aangepast aan de profielen die ondertussen op die klanten werkten. Met een wildgroei aan uitzonderingen en manieren van werken schiet je in je eigen voet.”

“Teamleader Orbit heeft processen en flows in onze manier van werken geslepen: het systeem laat A, B en C wel toe, maar X, Y en Z niet meer. De foutenmarges zijn veel kleiner. We behouden de vrijheid die een creatief bedrijf nodig heeft, maar we bakenen die nu wel af. We trekken lijnen.”

“Om te kunnen schalen, moeten we heel gedetailleerd weten waar we mee bezig zijn. Financieel, maar ook operationeel. Wat doen we precies voor welke klant? Hoeveel tijd spenderen we aan elk project? Historisch namen een project aan, we gingen er volle gas tegenaan, en op de voorlaatste dag moesten we met hangende pootjes naar de klant om te vragen of de deadline alstublieft een klein beetje kon opschuiven? Vandaag zitten we met grotere klanten, grotere budgetten, langere trajecten. Nu zie ik in één oogopslag waar iedereen mee bezig is, wie nog tijd over heeft en wie helemaal volgeboekt is.”

“Met Teamleader Orbit kan ik de toekomst voorspellen. Ik kan ons vermogen perfect inschatten. Vanaf dag één krijg ik een accuraat inzicht of we er geraken of niet met onze tijd en ons budget. We hollen niet meer achter de feiten aan. We varen niet meer blind.”

“De rapportering binnen Teamleader Orbit gebruiken we vandaag echt als onze vuurtoren. Zitten we nog op koers? Liggen we voor op schema? Zijn we van onze koers afgedreven en liggen we achter? De data geven ons inzicht op bedrijfsniveau, high level, maar ook heel fijnmazig op het niveau van projecten en zelfs individuele taken.”

De medewerkers van Lunar plukken mee de vruchten van Teamleader Orbit, legt Glenn uit. “Het is natuurlijk een cijfergedreven tool, met een massa data, vol nulletjes en eentjes. Maar Teamleader Orbit graaft dieper vertelt ook het menselijk verhaal achter al die cijfers. Dat was een beetje een blinde vlek. Als iemand nu vaker ziek is of als iemand heel veel uren klopt, dan kunnen we dat meteen aflezen uit de data en de rapporten die Teamleader Orbit aanlevert. We kunnen veel sneller dan vroeger aan de alarmbel trekken en vermijden dan getalenteerde medewerkers opbranden.”

Ook de klantenrelaties verbeteren. “Veel bedrijven zeggen: ‘We zijn echte partners van onze klanten’. Maar ze maken die claim niet altijd waar. Teamleader Orbit biedt de inzichten en de tools om echt in volledige transparantie met je klanten om te gaan. ‘Dit is waar wij staan. Dit is waar jullie staan. Dit is waar het project staat.’ Op elk moment in het traject zijn we een open boek.”