Starten als zelfstandige

Omdat jij nadenkt over de stap naar zelfstandig ondernemerschap, stelden we een complete gids samen. Je vindt hier alle informatie over opstarten, advies bij de uitstippeling van je toekomst, en praktische tips om van je idee een daverend succes te maken. 

In België is een zelfstandige “een natuurlijk persoon die een beroepsactiviteit uitoefent zonder dat ze daarvoor gebonden zijn aan een arbeidsovereenkomst of statuut.” Zelfstandigen hebben een eigen sociaal statuut met rechten en plichten. Zo zijn ze verantwoordelijk voor alle aspecten van hun onderneming. Denk aan bedrijfsbeheer, boekhouding, fiscale verplichtingen enz.

Een van de voornaamste keuzes die je moet maken voor je het statuut van ‘zelfstandige’ krijgt, is de ondernemingsvorm van je zaak. Kies je voor een eenmanszaak of een vennootschap? Het zal heel wat gevolgen hebben voor je fiscaliteit, de complexiteit van je administratie en de opstartkosten.

Zelfstandige word je zeker niet zomaar. Grondig onderzoek en een gedetailleerd ondernemingsplan zijn essentieel. Een ondernemingsplan is als een blauwdruk voor je onderneming waarin je ideeën omzet in plannen. Het brengt je doelstellingen, doelgroep, markt en financiële prognoses in kaart. 

Een businessplan is dus een goede eerste stap in je voorbereidingsfase. Het bestaat uit verschillende hoofdstukken, waaronder: 

• Marktonderzoek

Begrijp de markt waarin je je activiteiten zal uitvoeren. Identificeer daarvoor je concurrenten, bestudeer je doelgroep en onderzoek welke behoeften nog niet worden vervuld. 

• SWOT-analyse

Daarmee analyseer je de sterktes, zwaktes, kansen en uitdagingen van je ondernemingsidee. De uitkomst van deze analyse helpt je strategie te verfijnen en bepaalde hindernissen in te calculeren. 

• Financieel plan

Aan de hand van een realistische begroting zie je welke financiering je nodig hebt voor de investeringen in je onderneming. Ook de verwachte inkomsten en uitgaven voor de eerste jaren tonen je hoeveel startkapitaal je zal nodig hebben. 

De belangrijkste beslissing als starter is de ondernemingsvorm van je nieuwe zaak. In België kies je uit een eenmanszaak of een vennootschap. Een eenmanszaak is de eenvoudigste ondernemingsvorm. Een vennootschap kent verschillende structuren.

• Eenmanszaak

Als zaakvoerder van een eenmanszaak ben enkel jij volledig persoonlijk aansprakelijk voor eventuele schulden van je onderneming. Alle inkomsten uit je eenmanszaak komen jou toe en vormen een van de pijlers voor de jaarlijkse berekening van je personenbelasting. De opstartkosten zijn laag en ook je administratie en boekhouding zijn eenvoudig. 

• Vennootschap Onder Firma of VOF

Dit is een samenwerkingsvorm waarbij twee vennoten hun middelen en expertise bundelen om samen de onderneming te runnen. Alle vennoten zijn hoofdelijk aansprakelijk voor de schulden van de vennootschap. De zaakvoerders betalen personenbelasting op hun inkomen uit de vennootschap. De vennootschap zelf betaalt belastingen op de winst via de vennootschapsbelasting.

• Commanditaire Vennootschap of CommV

Een CommV heeft twee soorten vennoten: een beherende vennoot en een stille vennoot. De eerste is verantwoordelijk voor het dagelijks bestuur en is onbeperkt aansprakelijk voor de schulden van de vennootschap. De tweede draagt alleen financieel bij en is beperkt aansprakelijk voor het bedrag van de inbreng. Net als de VOF betalen vennoten van een CommV personenbelasting op het inkomen uit de vennootschap. De vennootschap betaalt dan weer vennootschapsbelasting op de winst uit de vennootschap.

• Besloten Vennootschap (BV)

Een BV is een populaire rechtsvorm omwille van de flexibiliteit en beperkte aansprakelijkheid van aandeelhouders. Sinds de wetswijziging van 2019 is er geen minimumkapitaalvereiste meer zolang er voldoende aanvangsvermogen is en een financieel plan. Net zoals alle vennootschapsvormen worden de persoonlijke inkomsten uit de BV belast via de personenbelasting. De winst van de BV valt onder de vennootschapsbelasting. 

• Naamloze Vennootschap (NV)

In een NV zijn de aandelen vrij overdraagbaar. Dat maakt het gemakkelijk om nieuwe investeerders aan te trekken. Een NV is dan ook de meest complexe vennootschapsvorm en geschikt voor grote bedrijven. De oprichting van een NV vereist bijvoorbeeld een minimumkapitaal van 61.500 euro en een dubbele boekhouding.  

• Coöperatieve Vennootschap (CV)

De CV wordt opgericht door minstens drie personen die samen een gemeenschappelijk (maatschappelijk) doel nastreven. Deze vennootschapsvorm is gebaseerd op het coöperatief principe, waarbij leden samenwerken en gezamenlijk profiteren van de opbrengsten van de onderneming. De aansprakelijkheid van de leden is meestal beperkt tot hun inbreng in de vennootschap. 

In principe kan iedereen zelfstandig worden in België. De voorwaarden zijn: 

• Je bent 18 jaar of ouder. Je kan pas een ondernemingsnummer aanvragen vanaf de volwassen leeftijd. 
• Je bent bekwaam en niet wettelijk of gerechtelijk onbekwaam verklaard. Je staat ook niet onder voorlopig bewind. 
• Je bent nooit uit je burgerrechten ontzet. 

Je hoeft dus geen opleiding te volgen om je zelfstandige activiteit uit te voeren. Vroeger moest je je kennis van bedrijfsbeheer te bewijzen wanneer je een zaak wilde opstarten in het Vlaamse Gewest. In Wallonië en het Brussels Gewest gelden andere regels. Zo heeft ook Brussel de basiskennis bedrijfsbeheer afgeschaft maar zijn er nog steeds verplichtingen rond beroepsbekwaamheid in bepaalde sectoren. In Wallonië is die basiskennis bedrijfsbeheer wel nog vereist.

Voor sommige activiteiten heb je in Vlaanderen een vergunning of machtiging nodig. Het gaat onder andere om deze: 

• Verkopen op markten, festivals en andere openbare plaatsen: Machtiging Ambulante Handel of ‘leurkaart’
• Kermisattracties uitbaten: Machtiging Kermisactiviteiten
• Slagerij uitbaten: Vergunning Beenhouwer-Spekslager
• Werken met voeding voor mensen en/of dieren: Eetwarenvergunning
• Alcoholische dranken verkopen: Handelaarsvergunning Alcohol
• Tabakswaren verkopen: Tabaksvergunning en Tabaksregistratie
• Deelnemen aan openbare aanbestedingen als bouwbedrijf: Erkenning als Aannemer

Sommige beroepen mag je niet combineren met een andere commerciële zelfstandige activiteit. Die regel geldt bijvoorbeeld voor gerechtsdeurwaarders, advocaten en notarissen. Ben je onzeker of dat verbod ook voor jou geldt, neem dan contact op met je beroepsfederatie.

De complexiteit van je opstartadministratie is grotendeels afhankelijk van de rechtsvorm die je hebt gekozen. Een eenmanszaak oprichten is simpel. Een nieuwe BV starten is al een stuk moeilijker. Dit zijn de vijf acties die je sowieso onderneemt, ongeacht de ondernemingsvorm van je bedrijf.

Door je in te schrijven in de Kruispuntbank van Ondernemingen krijg je je unieke ondernemingsnummer. Aan de hand van dit nummer herkennen overheidsinstanties je zaak. Je hebt het bijvoorbeeld nodig voor allerhande registraties, het openen van een zakelijke bankrekening en het indienen van je belastingaangiftes.

De meeste zelfstandigen hebben een btw-nummer. Daarom rekenen ze op hun facturen btw aan aan hun klanten. Elke kwartaal dienen ze een kwartaalaangifte in en storten ze het btw-bedrag van het afgelopen kwartaal naar de staatskas. 

Niet alle zelfstandig ondernemers zijn belastingplichtig. Kleine ondernemingen – die maximaal € 25.000 omzet draaien – komen in aanmerking voor een vrijstelling van btw. Je btw-nummer activeren is anderzijds wel nog steeds verplicht.

In België is elke zelfstandige daartoe verplicht. Het fonds regelt je sociale zekerheid in ruil voor een kwartaalbijdrage. Denk aan een wettelijk pensioen, kinderbijslag of uitkeringen bij ziekte of invaliditeit.

Hoewel dit niet verplicht is voor een eenmanszaak, is het beter om altijd je privékapitaal en je zakelijke centen van elkaar te scheiden. Het maakt je boekhouding makkelijker en voorkomt verwarring bij belastingaangiften.

De enkelvoudige boekhouding van een eenmanszaak, VOF of CommV is vaak eenvoudig genoeg om zelf te beheren. De dubbele boekhouding van een BV en NV is dat niet. Daarom is het verplicht om voor die vennootschapsvormen een gespecialiseerde boekhouder aan te stellen. 

Ook om klanten te werven, maak je je innerlijke strateeg wakker. In je ondernemingsplan beantwoord je verschillende vragen rond de promotie van je dienst. Hoe gaan potentiële klanten je vinden? Het is een vraag met verschillende dimensies. 

• Product: waaruit bestaat je aanbod? 
• Plaats: in een fysieke winkel of online?
• Prijs: hoeveel betaalt de klant voor je product of dienst? 
• Promotie: gebruik je digitale marketing, zet je in op offline kanalen of allebei?

Zodra potentiële klanten je vinden, wil je hen overtuigen om klant te worden. Daarvoor doorlopen ze een bepaald proces. Er bestaan verschillende modellen om de customer journey in kaart te brengen. Twee bekende zijn het AIDA-model en het See-Think-Do-Care-model.

AIDA staat voor Attention, Interest, Desire en Action. Een potentiële klant doorloopt daarin verschillende fases:

1. Jouw aanbod grijpt de aandacht van een klant doordat het een specifieke vraag beantwoordt, een probleem oplost of een behoefte vervult (Attention).
2. Wat je doet blijft hun interesse opwekken: je wordt top of mind bij die potentiële klant (Interest)
3. Op termijn beginnen ze zelfs naar je aanbod te verlangen… (Desire)
4. Waardoor ze actie ondernemen en een kopende klant worden. (Action)

Het See-Think-Do-Care-model vertrekt vanuit hetzelfde principe maar voegt een extra fase toe: de Care-fase. Dit omdat herhaalaankopen veel goedkoper zijn voor ondernemers dan voortdurend nieuwe doelgroepen aanboren. Door de focus op nazorg (Care) te leggen worden je klanten fan of ambassadeur van je aanbod.

Software zoals Teamleader helpt je om de customer journey van je leads en klanten in kaart te brengen. De overzichtelijke interface maakt klantenbeheer een pak eenvoudiger. Een solide basis voor langdurige samenwerkingen en herhaalaankopen.

Waarom sommige ondernemers succesvol zijn en anderen niet, ligt aan verschillende dingen. Eerst en vooral het aanbod. Producten waar geen vraag naar is, verkopen moeilijker dan gegeerde artikelen. Ook een slimme marketingstrategie doet wonderen. Een doelgroep die zich aangesproken en begrepen voelt, zal meer aangetrokken worden door een aanbod dat op hun – rationele of irrationele – behoeftes inspeelt. 

Maar ook de persoonlijkheid van de ondernemer zelf doet ertoe. Door de eigenschappen van topondernemers te bestuderen, zien we dat de volgende eigenschappen een grote rol spelen:

• Zelfdiscipline

Zelfdiscipline heeft positieve gevolgen op je focus en productiviteit, maar ook op de balans tussen je werk en privéleven. 

• Timemanagement

Topondernemers respecteren de waarde van hun tijd. Ze kijken naar hun doelstellingen om prioriteiten te identificeren en besteden enkel daar tijd aan.

• Innovatief

Nieuwe ideeën, nieuwe mogelijkheden, technologische vernieuwingen… Topondernemers grijpen ze vast en durven ermee aan de slag te gaan. 

• Leiderschap

Een visie hebben is een ding. Die overtuiging overbrengen op partners, medewerkers en de markt is nog iets anders. Leiderschap is belangrijk voor de promotie van je aanbod maar ook om talent aan te trekken. 

• Flexibiliteit

Verandert de markt? Zijn er tegenslagen? Of hebben externe factoren impact op je bedrijf? Als ondernemer schakel je snel en pas je je strategie aan als omstandigheden veranderen. 

Het startschot is gegeven. Je zaak bestaat officieel en de promotie van je aanbod slaat aan. Ook al ben je misschien alleen of met een beperkte groep ondernemers gestart, je onderneming zal in de toekomst groeien. Of dat nu in aantal medewerkers is, in omzetcijfer of in aantal filialen. Ondernemen staat gelijk aan willen groeien. 

Er bestaan verschillende mogelijkheden om je daarin te begeleiden en om als startup door te stoten naar scale up. Er bestaan verschillende organisaties in Vlaanderen die ondernemers begeleiden en adviseren. Denk aan business mentors, netwerkgroepen, workshops en cursussen. 

Daarnaast zijn er ook verschillende mogelijkheden om je groei financieel te ondersteunen. De overheid en andere instanties hebben heel wat subsidieprogramma’s en steunmaatregelen ontwikkeld om het bedrijfsleven en innovatieve ideeën te ondersteunen. Zeker de moeite om die piste te onderzoeken als je om te groeien een kapitaalinjectie nodig hebt.

Dat geldt ook voor ondernemen. Zelfstandigen die goed voorbereid beginnen, banen de weg voor een succesvolle carrière als ondernemer. Zelfstandige worden brengt heel wat uitdagingen mee en vereist ook doorzettingsvermogen. In deze gids vind je daarom de informatie die je nodig hebt om de eerste stappen als zelfstandige te zetten. 

Een goed netwerk is goud waard. Een nauwkeurige accountant met grondige kennis van fiscaliteit eveneens. Voeg daar handige software zoals Teamleader ONE aan toe en je maakt je eerste jaren als ondernemer een stuk eenvoudiger. Via je netwerk leer je partners of potentiële klanten kennen, je accountant zorgt ervoor dat je boekhouding correct en fiscaal geoptimaliseerd is, en Teamleader geeft je grip op je zaken.