Scrum in projectmanagement: zo ga je te werk

Scrum is een agile projectmanagement methode die helpt om projecten flexibeler en efficiënter te managen. Er bestaan meerdere agile projectmanagement methodes, zoals Kanban en XP, maar Scrum is veruit de meest gebruikte. Dat komt door het eenvoudige framework, dat veel ruimte laat voor aanpassingen.

Bij Scrum in projectmanagement (ook wel scrummen genoemd) verdeel je een project in kleine, behapbare delen. In plaats van één lange route naar het eindproduct, werk je in stappen aan deelproducten die samen het eindresultaat vormen.

Scrum werkt met iteraties (herhalende cycli) van 1 tot 4 weken, ook wel sprints genoemd. In elke sprint levert het team een (deel)product op of verbetert het een bestaand product. Na elke sprint kan de klant feedback geven op het (deel)product en bepaalt het team de vervolgstappen. Zo kan je altijd snel inspelen op veranderingen en houd je nauw contact met de klant. Dit is wat de methode agile maakt. 

Scrum bestaat uit verschillende onderdelen:

• Product backlog:
  De product owner verzamelt alle wensen van interne en externe stakeholders en zet deze op de product backlog. Deze wensen, ook wel backlog items genoemd, worden uitgeschreven in user stories. De belangrijkste user stories komen bovenaan de backlog te staan.
  
  De product backlog blijft in ontwikkeling tijdens het gehele project. Je start dus nooit met een volledig ingevulde en definitieve backlog.
  
• User story:
  Een user story is een korte beschrijving van een functie van het eindproduct, gezien vanuit de gebruiker. Vaak wordt hiervoor het volgende format gebruikt: "Als [eindgebruiker] wil ik [beschrijving product] zodat ik [wens]".
  
  Bijvoorbeeld voor IT in het onderwijs:
  "Als ouder wil ik inzicht in de cijfers van mijn kind, zodat ik de schoolvoortgang kan bijhouden."
  
• Sprint:
  Een sprint is een periode van 1 tot 4 weken waarin het ontwikkelteam werkt aan een (deel)product of een verbetering van een product.
  
• Sprint backlog:
  Bij de start van elke sprint selecteert het team de user stories uit de product backlog waaraan gewerkt wordt. Deze komen op de sprint backlog, een visueel overzicht van de taken voor de sprint.
  
  Elke user story wordt opgesplitst in kleinere taken, die maximaal één werkdag mogen duren. Zo blijft het overzicht bewaard. De taken worden verdeeld over drie fasen:
  • To do (nog te doen)
  • Doing (in ontwikkeling)
  • Done (afgerond)

Zo is er altijd een helder overzicht van de voortgang van het project.

• Sprint planning:
  De sprint planning kan je zien als een klein stukje projectplanning. Tijdens de sprint planning bepaalt het team welke backlog items in de volgende sprint worden opgepakt.
  
• Daily standup:
  Ook wel daily scrum genoemd: een dagelijkse bijeenkomst van maximaal 15 minuten aan de start van de werkdag. Hierin bespreken de teamleden:
  • Wat ze gisteren hebben gedaan.
  • Waar ze vandaag aan werken.
  • Of er obstakels zijn.

Dankzij deze stand-ups vermindert het aantal vergaderingen en verbetert de communicatie binnen het team.

• Sprint review:
  Aan het einde van elke sprint presenteert het team het opgeleverde werk. Stakeholders geven feedback en de vervolgstappen worden bepaald. Op basis hiervan kan de product backlog worden aangepast.
  
• Sprint retrospective
  De sprint retrospective vindt direct na de sprint review plaats. Hierin reflecteert het team op de afgelopen sprint. Er wordt gekeken naar samenwerking, processen en tools:
  
  • Wat ging goed?
  • Wat kon beter?
  • Welke verbeteringen voeren we door?

Alle of een deel van deze verbeterpunten worden meegenomen in de volgende sprint planning. 

Voor een soepele workflow binnen Scrum, heeft iedereen een duidelijke rol. Zo weet elk teamlid precies wat er van hen verwacht wordt. De volgende rollen worden verdeeld:

• Het ontwikkelteam is verantwoordelijk voor het ontwikkelen van de (deel)producten tijdens de sprint. Dit team bestaat uit 3 tot 9 personen met verschillende vaardigheden. Het team is zo ingesteld dat minimaal 80% van de werkzaamheden intern kan worden uitgevoerd.
  
• De scrum master faciliteert het scrum proces en coacht het team. De scrum master is onderdeel van het ontwikkelteam maar bemoeit zich niet met de inhoud van het werk.
  
  De scrum master zorgt voor:
  • Het faciliteren van de meetings voor de sprint planning, daily stand-up, sprint review en sprint retrospective.
  • De begeleiding van het team in het scrum proces.
  • Een optimaal verloop van de meetings door het belang en doel ervan te benadrukken.
     
• De product owner vertegenwoordigt de interne en externe stakeholders en is de brug tussen het team en de stakeholders. In tegenstelling tot de scrum master, maakt de product owner geen deel uit van het ontwikkelteam.
  
  Belangrijke taken van de product owner zijn:
  • De wensen en eisen van de stakeholders verzamelen.
  • Het vertalen van deze wensen naar backlog items en user stories op de product backlog. 
  • Prioriteren van de product backlog.  
  • Op de hoogte blijven dan de marktontwikkelingen.
  • Een heldere visie op het eindproduct ontwikkelen. 

Werken zoals jij dat wilt

Makkelijker en efficiënter projectmanagement dankzij goede software? Ontdek wat de projectmanagementsoftware van Teamleader Focus voor jouw bedrijf kan betekenen. 

Scrum is niet voor niets zo populair in projectmanagement. Het heeft behoorlijk wat voordelen:

1. Flexibiliteit dankzij agile werken. Scrum houdt je projectuitvoering flexibel en maakt tussentijds bijsturen eenvoudig. Veranderingen in je project kunnen daardoor snel doorgevoerd worden, zonder je volledige planning in de war te schoppen.
   
2. Je kan snel van start. Nooit meer eindeloos schrijven aan een projectplan voordat je überhaupt begint. In plaats daarvan splits je het project op in kleinere delen en voer je deze uit in sprints van 1 - 4 weken. Zo kan je vrijwel direct aan de slag.
   
3. Goed voor je cashflow. Doordat je sneller aan de slag gaat, kan je sneller (deel)resultaten opleveren. Dit betekent dat je sneller waarde creëert – en in sommige gevallen sneller gefactureerd kan worden.
   
4. Geen ingewikkeld gedoe. Scrum is eenvoudig te begrijpen en uit te voeren. Geen tientallen rollen of ingewikkelde processtappen. Het is een toegankelijke projectmanagementmethode die je team snel oppakt.
   
   
5. Een groter teamgevoel en meer eigen inbreng. Het ontwikkelteam heeft binnen Scrum veel autonomie. Dit zorgt voor een hogere mate van betrokkenheid en een sterk teamgevoel. Gevolg: meer werkplezier én betere resultaten.
   
6. Meer contact tussen de klant en team. De sprint review geeft de klant kans om tijdig feedback te geven zodat het team tussendoor kan bijsturen. Dit zorgt voor een beter verwachtingsmanagement en vergroot de klanttevredenheid. 

Maar, zoals alles, heeft scrum ook nadelen:

1. Je kan niet zomaar beginnen met Scrum. Je team moet eerst de Scrum-methode onder de knie krijgen. Vaak is het noodzakelijk om eerst een training te volgen. Daarbij moeten de rollen verdeeld en de meetings ingericht worden. In de opstartfase kan het nuttig zijn om een ervaren Scrum-coach mee te laten draaien om alles in goede banen te leiden.
   
2. Scrummen om het scrummen. Soms raken teams zo gefocust op Scrum dat ze vergeten waarom ze het gebruiken: om een (project)doel te behalen. Scrum moet passen bij je bedrijf en je type projecten. Twijfel je of het de juiste methode is? Win dan eerst advies in.
   
3. Weinig ruimte voor ad-hoc werkzaamheden. Scrum werkt met een strakke sprint planning, waarin taken vooraf worden bepaald en ingepland. Dit betekent dat er weinig ruimte is voor spontane of onverwachte taken. Als je organisatie veel onvoorziene, urgente werkzaamheden heeft, kan dit een uitdaging zijn. In zo’n geval moet je goed nadenken of Scrum de juiste aanpak is – of dat een flexibelere methode zoals Kanban beter past.

De populariteit van Scrum laat wel zien dat de meeste bedrijven de voordelen vinden opwegen tegen de nadelen. Vaak zorgt de implementatie van Scrum voor een sneller en flexibeler verloop van de projectuitvoering. 

Projectmanagement software moet je werk makkelijker maken, niet ingewikkelder. Te vaak worstelen teams met rigide software waardoor je de werkwijze alsnog moet aanpassen. Met Teamleader Focus is dat verleden tijd. Want: 

• Jij bepaalt hoe je wilt werken. Teamleader Focus past zich aan op jouw manier van werken, niet andersom.
  
• Je gaat pijlsnel van offerte naar actie. Zet goedgekeurde offertes direct om in concrete taken. Geen dubbel werk, geen verloren tijd.
  
• De taakverdeling is altijd flexibel. Maak eenvoudig taken aan en herschik taken wanneer dat nodig is. Voorkom zo stress en overbelasting bij je team.
  
• Je plant sneller en slimmer. Hergebruik of kopieer de planning van soortgelijke projecten en bespaar tijd.
  
• Je krijgt meer grip op je facturatie. Koppel je facturatie aan je project en bepaal zelf welk werk je factureert – en wanneer.

Efficiënter werken met meer focus en minder gedoe. Ervaar het zelf, probeer Teamleader Focus nu twee weken gratis.