SAM Online Marketing: “Met een klik heb je het volledige overzicht op één plek.”

Drie jaar geleden dus namen ze bij SAM Teamleader Focus in gebruik, met een duidelijk doel: “Administratief liepen wij achter de feiten aan.” Voor Teamleader Focus werkte het bureau met meerdere CRM-systemen, en een daarvan kon eigenlijk alleen plannen. Daarom probeerden ze een eigen project management systeem te creëren in een intranet-omgeving. “Dat lukte niet helemaal: we konden de planning volmaken, maar we konden de data van de klant niet op één plek kwijt. We hadden meerdere tools of bestanden nodig.” Een ander groot manco voor Sasha in hun vroegere systeem was het gebrek aan time tracking: “We konden niet zien hoeveel tijd we per project spendeerden.”

Het werd duidelijk dat SAM te hard groeide om door te kunnen werken met provisorische oplossingen. Ze moesten wel overschakelen naar een ander systeem, en liefst van al een waar alle klantgegevens, projectinformatie, planning en time tracking in een tool verzameld waren.

En waarom specifiek kiezen voor Teamleader Focus? “Ik werd overtuigd door een goeie sales rep van Teamleader. Maar zonder gekkigheid, het klopte.” In de gratis proefversie merkte hij dat alles erin zat wat hij op dat moment wilde. “Ik heb gekozen voor Teamleader Focus, omdat ik al mijn projecten en data op één plek kwijt kan. Je kan calls verwerken, time tracken, je kan er taken inzetten en je kan direct de agenda van een medewerker bekijken en aanvullen. Voorheen deden we dat op vijf verschillende plekken.”

SAM was andere applicaties duidelijk ontgroeid en ze zochten naar een systeem dat voor langere tijd mee kon gaan en ook de toekomstige groei van het bedrijf zou kunnen bijhouden. “Wij merkten dat Teamleader dezelfde mindset had als SAM. Daar zitten ook jonge mensen achter die willen groeien als bedrijf. We wilden kiezen voor een software die bezig is met haar klanten.”

Waar ze bij SAM vroeger steeds in vijf of zes verschillende tabbladen moesten werken om alle onderdelen van een project in beeld te krijgen, of om de personeelsplanning te zien, kan dat nu in één tool. Zo besparen ze een pak tijd. “Ondernemers snappen dat: als je elke dag vijf of zes keer moet klikken om een actie uit te voeren, reken maar uit hoeveel tijd je daarmee verliest.”

Wat betekent Teamleader Focus voor SAM? “We beginnen ermee en we eindigen ermee. Onze totale workflow ìs Teamleader Focus. Zonder kunnen wij gewoon niet productief werken.”

“Met een klik kan je een project aanmaken. Zeker met templates is dat erg gemakkelijk.” Van daaruit voegen ze stapsgewijs, per projectfase, medewerkers toe. Wanneer een medewerker aan de slag gaat, start de time tracking en wordt nauwgezet het verloop van een project opgevolgd.

Tijd per traject kunnen traceren, vindt Sasha een van de beste features. “Een SEO-project kan wel 12 maanden duren. In Teamleader Focus kunnen wij per kwartaal meten waar we staan, en hoeveel uur we eraan kwijt zijn.” Die data helpt SAM zelf om beter inzicht te krijgen: hoe besteden medewerkers hun tijd, waar kan het efficiënter en welke resultaten behaalt hij of zij?

Maar die data is ook nuttig voor de klant voor een transparante vertaling van de kosten. Dat Teamleader Focus een eigen facturatiesysteem heeft is nog een grote plus voor Sasha. “Dat kan je koppelen met je eigen boekhoudsysteem en van daaruit wordt de klant rechtstreeks gefactureerd.”

De transparantie die Teamleader Focus oplevert gaat SAM ook helpen om groter te worden en harder te groeien, meent Sasha. “We kunnen alles meten: sales, marketing, activiteit van de medewerkers. Door zicht op de gewerkte uren kunnen wij het werk van onze medewerkers kristalliseren en productiever maken.

Alle medewerkers van SAM werken met Teamleader Focus en daar hebben ze alleen maar positieve ervaringen mee. “Het gebruiksgemak is ongezien. Binnen een half uur had iedereen het systeem onder de knie en nieuwe functionaliteiten leren ze binnen no time gebruiken.”

Het is voor Sasha ook belangrijk dat iedereen toegang heeft tot alle informatie. Elke stap in een project wordt bijgehouden, ook alle communicatie met een klant. Iedereen kan zo op elk moment zien hoever een project staat, maar weet ook op welke manier je welke klant het beste benadert.

De toekomstambities van Sasha voor SAM zijn niet de minste. Binnen drie tot vijf jaar wil hij het beste online marketing- en webdesignbureau van Nederland worden. Daarvoor zet hij zelf vooral zijn schouders onder jong talent dat zichzelf wil ontwikkelen. Dankzij Teamleader heeft hij de inzichten om alles door te meten, en zijn handen vrij om die ambitie waar te maken.