Een omzetprognose of sales forecast maken

Hoe accurater je omzetprognose, hoe helderder je doelstellingen, strakker je planning en beter je risicomanagement. Een sterke sales forecast helpt je ook betere beslissingen nemen voor je bedrijf. Zo’n omzetprognose opstellen doe je niet in één-twee-drie. Maar er zijn wel manieren om dat een stuk makkelijker te maken.

Voor bedrijven is een omzetprognose opstellen nuttig om hun strategie op korte en lange termijn te bepalen. Een sales forecast gebruik je immers om...

• Je cashflow te voorspellen en te beheren.
• Te anticiperen op problemen en aan risicomanagement te doen.
• Je budgetten te bepalen en te beheren.
• Je kosten in te schatten en slimme investeringen te doen.
• Je marktpositie te bepalen en te kijken hoe die zal evolueren.
• Je salesproces te verbeteren.
• Je doelstellingen op (middel)lange termijn helder te krijgen.
• Na te gaan of je bedrijf een duurzame toekomst tegemoet gaat.

Om een realistische omzetprognose te maken, kun je gebruikmaken van verschillende strategieën. Je kunt je bijvoorbeeld baseren op de verkoopcijfers van vorige jaren. Die kan je eventueel gaan aanvullen met andere info, zoals campagnes die je wil voeren, algemene trends op de markt, acties van je concurrenten, nieuwe producten of diensten die je gaat lanceren, … Verder kan je ook de kans op conversie gaan bepalen naargelang de plaats van je lead in de sales funnel, of afgaand op de intuïtie van je verkopers.

Schat voor elke lead in je salesfunnel in hoe groot de kans is dat hij een klant wordt. De meest gangbare logica is: hoe verder een lead in de funnel zit, hoe groter de kans op conversie. Dat percentage vermenigvuldig je met de waarde van de deal.

Het nadeel van deze strategie is dat je geen rekening houdt met de gemiddelde duur van een verkoopcyclus. Misschien is er een lead die een half jaar twijfelt na een productdemo. Die zou je waarschijnlijk niet meer op 50% inschatten. Daarom is deze strategie wel accuraat voor totale bedragen, maar kan je moeilijker inschatten wanneer die inkomsten komen.

Om preciezer in te schatten wanneer je een verkoop verwacht, kan je je baseren op de verkoopcyclus. Dat is de gemiddelde periode tussen het eerste contact en het ondertekenen van de offerte. Stel dat je cyclus 4 maanden bedraagt, dan heeft een lead 1 maand na het eerste contact 25% kans om een order te worden.

Om deze methode goed toe te kunnen passen, moet je alle data goed bijhouden vanaf het eerste contactmoment dat je verkopers met een lead hebben. Met een tool als Teamleader Focus gebeurt dat automatisch. Zo kan je met het pipeline-overzicht steeds een analyse opvragen van hoeveel leads zich momenteel in je pipeline bevinden, en welke contactmomenten hebben plaatsgevonden.

Het grootste nadeel van de eerste twee strategieën, is dat ze een gemiddelde gebruiken van slaagkansen. Maar wie weinig data heeft, zoals een startup die nog niet veel heeft verkocht, kan dat moeilijk inschatten. Dan kan je ook de verkopers zélf bevragen.

Na een contact met een lead maken zij een inschatting van hoeveel potentieel een lead heeft, bijvoorbeeld op basis van de ernst van het probleem dat opgelost moet worden met jouw product of dienst, het verloop van het gesprek, een eventuele volgende afspraak die ingepland is…

Deze methode heeft als nadeel dat ze niet heel specifiek is, en moeilijk te kwantificeren valt. Zeker wanneer je over meer data beschikt, zijn andere strategieën efficiënter. Behoefte aan preciezere opvolging van je salesproces? Met de CRM software van Teamleader beheer je klantencontacten eenvoudiger dan ooit.

Een bedrijf dat al iets langer meedraait, doet er goed aan om te kijken naar de verkoopcijfers van vorige jaren. Kies een periode voor je forecast, een maand of een kwartaal, en kijk naar dezelfde periode vorig jaar. Als je grote seizoensverschillen hebt in je verkoop, houd daar dan rekening mee als je de periode bepaalt. Een zwembadverkoper zal zijn orderboekje in juli niet vergelijken met dat van november vorig jaar.

Wie meerdere jaren terug kan gaan in de tijd, kan zelfs de gemiddelde groeicijfers erbij nemen. Die benchmark gebruik je om je gemiddelde verkoopcijfers te bepalen, en realistische doelstellingen voor de komende periode te bepalen.

De meest accurate methode om een omzetprognose te maken is een combinatie van al deze strategieën. Over hoe meer data je beschikt, hoe preciezer je de toekomst kan voorspellen. Zo kan je de verkoopcijfers van de voorbije jaren gebruiken als benchmark. Daar voeg je het aantal leads in de pipeline toe, die je vermenigvuldigt met een waarschijnlijkheidspercentage. Dat percentage kan je bijvoorbeeld berekenen op een gemiddelde van drie factoren: de intuïtie van je salesmensen, de fase in het verkoopproces én de gemiddelde tijd om een lead te converteren.

De combinatie van deze strategieën leidt tot een realistische omzetprognose. Uiteraard is dat een complex proces. Als je op dit moment nog geen enkele strategie gebruikt, doe je er goed aan om met één strategie te beginnen. Heb je al genoeg data om één of twee strategieën toe te passen, combineer ze dan om te zien hoe accuraat je sales forecast is.

Zo kan je stapsgewijs bouwen aan een goede forecast strategie, waarmee je betere beslissingen neemt en je verkoop beter in beeld brengt.