Resource planning: wat is het en waarom heb je het nodig?
Wil je snel en makkelijk zicht hebben op de ongebruikte uren van je team? Of ben je op zoek naar een tool om je projecten tot in detail te plannen? Met Teamleader Focus krijg je grip op je resources, planning én op je projecten. Je checkt gemakkelijk de beschikbaarheid van je team, kiest voor elke taak de geschikte medewerker en je ziet bij onverwachte veranderingen direct waar nog ruimte is. Probeer het nu 14 dagen gratis uit.
Geen creditcard nodig.
Wat is resource planning?
De naam zegt het eigenlijk al. Resource planning is het optimaal inplannen van de beschikbare middelen (mensen, tijd, budget) om een project of activiteit goed uit te kunnen voeren. Als de nadruk van resource planning ligt op de inzet van personeel, wordt het ook wel ‘capaciteitsplanning’ genoemd.
Je kan het zien als een puzzel: de mensen en middelen zijn de puzzelstukken die je nodig hebt om je project succesvol te maken. Je begint vaak bij je team: wie is er beschikbaar, wie heeft welke vaardigheden en hoe zet je deze in? Daarbij moet je natuurlijk rekening houden met geplande vakanties, verlofregelingen en de verschillende werkroosters van je personeel. Bij korte projecten of een klein team is dit allemaal nog prima te regelen. Maar zodra je team groter wordt, of als je uitgebreidere projecten gaat uitvoeren, wordt het noodzakelijk dat je een goede resource planning maakt.
Ontdek dan Teamleader Orbit, onze krachtige agency software. Teamleader Orbit helpt je agency met resource- en capaciteitsplanning, inkomstenbeheer én klantengroei.
Misschien heb je het tot nu toe wel gered met ad-hoc werken en het ter plekke verzinnen van de dagplanning. Maar als je wilt groeien met je bedrijf, kan je dat niet blijven doen. Resource planning is de sleutel tot succes voor zowel agency’s als voor het mkb.
Waarom? Als je niet de volledige capaciteit van je personeel inzet, laat je geld liggen. Tenslotte kan er op dat moment meer geld omgezet worden met dezelfde personeelskosten. Tegelijkertijd wil je je personeel ook niet te vol plannen. Je raakt dan mensen kwijt doordat zij uitgebrand zijn of het bedrijf verlaten door de hoge werkdruk. Het vinden van een balans is cruciaal voor de gezondheid en de groei van je bedrijf. Goede resource planning kan hiervoor de sleutel zijn.
“Vroeger aanvaardden we een project en gingen we er vol gas tegenaan. Vaak moesten we op de voorlaatste dag met hangende pootjes aan de klant vragen ‘of de deadline alstublieft een klein beetje kon opschuiven?’. Vandaag zitten we met grotere klanten, grotere budgetten en langere trajecten. Dankzij Teamleader zie ik nu in één oogopslag waar iedereen mee bezig is, wie nog tijd over heeft en wie helemaal volgeboekt is.”
Dat resource planning helpt met het vinden van een werkbalans voor je team is wel duidelijk. Maar er zijn nog meer voordelen. Resource planning zorgt voor:
- Meer efficiëntie
Je start resource planning met het definiëren van de taken en het toewijzen van de medewerkers daarvoor. Tijdens je resource planning zie je direct of dat ene teamlid met de benodigde specifieke vaardigheden beschikbaar is. Staat er een vakantie gepland voor dit teamlid? Dan kan je de start van het project plannen na deze vakantie. Zo deel je verschillende projecten efficiënt in en verspil je geen tijd.
- Meer productiviteit
Resource planning helpt je om teamleden in hun kracht te zetten en de taakverdeling op zo’n manier in te delen dat het project op de meest efficiënte wijze wordt uitgevoerd. Deadlines en taken zijn helder uiteengezet, waardoor alle teamleden weten wat er wanneer van ze verwacht wordt. Gebruik je een planning tool? Dan zie je in één oogopslag welke mensen nog beschikbaar zijn zodat je ze kan inzetten. Door eventuele ongebruikte uren in te vullen, benut je de tijd beter.
- Betere voorbereiding op nieuwe projecten
Resource planning stelt je in staat om projecten ver van tevoren te plannen. Doordat je zicht hebt op de huidige projecten en de bijbehorende capaciteitsplanning, kan je nauwkeurig inschatten wanneer je een volgend project kan starten. Zo hoef je je nooit meer af te vragen wat je na dit project gaat doen… De volgende staat al klaar. Ook zie je al voor de start van het nieuwe project of je voldoende mensen met de juiste vaardigheden in huis hebt. Als dat niet zo is, ben je ruim op tijd om extra personeel aan te nemen. Zo heb je altijd voldoende mankracht om je projecten soepel te laten verlopen.
We zeggen het hierboven al: de basis van je resourceplanning is je personeelsinzet. Je moet inzicht hebben in de beschikbaarheid van je team en weten wie de juiste vaardigheden heeft voor deze taak om een goede planning te kunnen maken. Daarbij zijn ook andere factoren van belang, denk bijvoorbeeld aan:
- Individuele werkroosters
- Gepland en onverwacht verlof
- Andere projecten waar je team aan werkt
Heb je al deze zaken goed in beeld? Dan kan je beginnen met je resource planning. Je bepaalt eerst de deadlines, deliverables en taken. Vervolgens ga je deze taken toewijzen en inplannen op basis van beschikbaarheid en vaardigheden van je teamleden. Zie je door de bomen het bos niet meer? Geen paniek, wij hebben een stappenplan voor je opgesteld waarmee je een superstrakke resource planning maakt!
Ben je op zoek naar een tool waarmee je eenvoudig grip krijgt op de beschikbaarheid van je teamleden? Met Teamleader Focus zie je in een oogopslag welke mensen en middelen beschikbaar zijn. Zo vul je makkelijk gaten in je planning en benut je de tijd optimaal. Bij onverwachte omstandigheden pas je je planning moeiteloos aan. En je ziet direct wanneer het tijd is om nieuwe mensen aan te nemen, zodat je op tijd in kan grijpen en overbelasting van je team voorkomt. Zelf proberen? Dat kan nu 14 dagen gratis.
Geen kredietkaart nodig.
Oké, je wilt een resource plan maken. Maar hoe stel je een resource plan op, zonder iets te vergeten? Net zoals een projectplan, heeft het maken van een resource plan meerdere fasen.
Wij geven je 7 stappen waarmee je een strakke resource planning opstelt:
1.Definieer duidelijk alle taken, activiteiten, deliverables en deadlines voor het project. Zorg in ieder geval dat je antwoord hebt op de volgende vragen:
- Wanneer moet het project af zijn?
- Wat moet er tussentijds opgeleverd worden?
- Welke taken en deeltaken zijn er?
2. Schets een beeld van alle benodigde middelen. Denk aan medewerkers, benodigde apparatuur, financiële middelen en eventueel externe dienstverleners of partijen waarmee je moet samenwerken.
3. Maak een tijdschema. Maak een realistisch schema voor het project waarbij je de taken en deeltaken indeelt op basis van hun belang voor het afronden van het project. Houd rekening met afhankelijkheden tussen taken en identificeer mogelijke risico’s die je project kunnen beïnvloeden.
4. Wijs mensen en middelen toe. Zet je teamleden zo optimaal mogelijk in op basis van beschikbaarheid, vaardigheden en expertise. Zorg dat er wat ademruimte blijft, anders loop je kans dat je je teamleden overbelast of dat je onvoldoende flexibiliteit hebt in het geval van onverwachte veranderingen.
5. Communiceer met je team. Bespreek je planning duidelijk met het team. Zorg ervoor dat alle teamleden op de hoogte zijn van de toegewezen taken en verantwoordelijkheden. Bespreek ook je verwachtingen. Hoe wil je bijvoorbeeld dat er omgegaan wordt met wijzigingen in de planning?
6. Volg de voortgang en wees flexibel. Houdt het verloop van het project goed in de gaten. Check regelmatig of je planning nog klopt of dat er aanpassingen nodig zijn. Bij onverwachte vertragingen of wijzigingen in de projectvereisten kan het zijn dat je de resource planning moet aanpassen
7. Leer voor de volgende keer. Evalueer na afloop van het project de resourceplanning. Identificeer wat goed ging en wat verbeterd kan worden en gebruik deze inzichten voor toekomstige projecten.
Je kan je resource planning natuurlijk maken in Excel. Maar wist je dat er ook gespecialiseerde software is? Met de resource planning software van Teamleader Focus heb je direct zicht op de beschikbaarheid van je personeel en maak je moeiteloos een goede resource planning. Alle puzzelstukjes vallen met gemak op hun plaats! Met de resource planning tool kan je:
- Je capaciteit bekijken en inplannen. Met een intuïtieve drag & drop-functionaliteit plan je teamleden moeiteloos in en volg je je team in real-time. Krijg direct inzicht in de werkbelasting van elk teamlid en ontdek wie flexibiliteit heeft in de planning. Zo voorkom je problemen met je bezetting en haal je iedere deadline met gemak.
- Taken en prioriteiten bepalen. Definieer deliverables, deeltaken en mijlpalen voor elk project, en bepaal welke taken voorrang moeten krijgen om naadloos over te gaan naar de volgende fase. Stel duidelijke deadlines vast voor elke taak en wijs deze toe aan specifieke teams en teamleden.
- De voortgang van je project opvolgen. Houd zicht op de voortgang van je project en zet tijdsregistraties, ook als je onderweg of op locatie bent, direct om in een factuur. Vergeet zo je gepresteerde uren niet langer en zet ze altijd op je factuur.
- Je resources voorspellen. In het planning overzicht zie je direct de huidige én toekomstige bezetting van je teamleden. Zo kan je eenvoudig beslissingen nemen over het aannemen en inplannen van toekomstige projecten.
Run je zaak op één plek
Teamleader Focus is méér dan een planningstool. Met onze makkelijke bedrijfssoftware beheer je facturen, offertes en klantrelaties en volg je projecten op de voet. Zo run je je hele zaak op één plek. Het allermooiste? Je facturen, offertes, crm en projecten communiceren met elkaar, waardoor ze elkaar aanvullen en versterken. Dankzij de verkooppijplijn(en) volg je moeiteloos je klanten op. En verandert er iets in de klantgegevens? Dan wordt direct alles gewijzigd in je facturen, offertes en projecten. Dat bespaart je een heleboel administratieve rompslomp. Oftewel: meer gedaan met minder werk. Ontdek het nu zelf.
Geen kredietkaart nodig.
Ben je een agency van 20+ medewerkers?
Ontdek dan Teamleader Orbit, onze krachtige agency software. Teamleader Orbit helpt je agency met resource- en capaciteitsplanning, inkomstenbeheer én klantengroei.
