Nóg strakker projectmanagement met het RACI model (VERI-matrix) 

Je projectmanagement nog verder professionaliseren? Met een goede projectmanagement tool weten je teamleden altijd wat er van hen verwacht wordt. En omdat niets in het leven zeker is, kan je de planning op ieder moment eenvoudig aanpassen. Zo weet je zeker dat je het maximale uit je project haalt. Ontdek wat onze projectmanagementsoftware voor jou kan betekenen. 

Het RACI model geeft duidelijkheid over de rollen en verantwoordelijkheden tijdens de projectuitvoering. Voor elke taak en elk teamlid wordt aangegeven wie verantwoordelijk is, wie de eindverantwoordelijkheid draagt en wie geraadpleegd of geïnformeerd moet worden. Dit wordt overzichtelijk weergegeven in een matrix.

Met het RACI model weet iedereen binnen het projectteam precies wat er van wie wordt verwacht. Dit zorgt voor betere communicatie, efficiëntere besluitvorming en een grotere kans op een succesvolle afronding van het project.

Dat klinkt mooi, maar hoe werkt het in de praktijk? Hieronder zie je een voorbeeld van een RACI model voor een IT-project, zoals de implementatie van een nieuwe softwaretool:

Toelichting:
In de praktijk ziet de taak ‘inrichten van de software’ er dan zo uit:

Inrichten van de software: De IT-specialist (R) voert het werk uit en draagt zorg voor de technische implementatie. De projectmanager houdt toezicht en is eindverantwoordelijk (A). De HR-manager geeft input over hoe de software het beste op de organisatie afgestemd kan worden (C), terwijl de CEO op de hoogte wordt gehouden van de voortgang (I).

Om het makkelijk te maken bestaat er ook nog zoiets als het RASCI-model. Het verschil? Een extra rol: supporting. Dit zijn de teamleden die de verantwoordelijke (responsible) actief ondersteunen bij het uitvoeren van de taak. Die toevoeging maakt het RASCI-model ideaal voor projecten waarin samenwerking en ondersteuning essentieel zijn. 

Zowel de RACI als de RASCI methode is een efficiënte tool om je projectmanagement soepeler te laten verlopen.

Goed, het is duidelijk dat RACI kan bijdragen aan beter projectmanagement. Maar laten we eerlijk zijn: er zijn talloze methodes. Waarom en wanneer zet je de RACI-matrix dan in?

Bij elk project bepaal je natuurlijk wie welke taken uitvoert. Dat is de basis. Maar zodra het aankomt op complexe beslissingen of specifieke expertise, ontstaat vaak onduidelijkheid. Wie hakt de knoop door? Wie moet geraadpleegd worden? Dat is precies waar RACI het verschil maakt.

Het RACI model zorgt ervoor dat het niet alleen voor iedereen duidelijk is wat er van wie verwacht wordt, het kadert ook exact af wie waarvoor verantwoordelijk is. Deze strakke kadering is waardevol, omdat je project zo een stuk efficiënter gedraaid kan worden. 

Het RACI model is een slimme tool die je helpt om je project strakker en overzichtelijker te managen. Wat levert het je op?

• Heldere rolverdeling.
  Geen gedoe meer over wie wat doet. Voor elke taak is precies duidelijk wie verantwoordelijk is, wie de knoop doorhakt, wie advies geeft en wie op de hoogte wordt gehouden. Dat voorkomt misverstanden en dubbel werk.
  
• Efficiëntere samenwerking. 
  Het RACI model fungeert als een duidelijk referentiepunt voor informatie. Iedereen weet waar ze moeten zijn voor vragen of updates, zodat de samenwerking verbetert.
  
• Meer verantwoordelijkheid.
  Door bij elke taak één eindverantwoordelijke aan te wijzen, wordt het veel duidelijker wie de leiding heeft. Geen vage grenzen meer, maar een duidelijke structuur.
  
• Slimmere projectplanning.
  Dankzij het overzicht van wie waar verantwoordelijk voor is, maak je realistische tijdlijnen en verdeel je je resources beter. Problemen en vertragingen? Die spot je voortaan ruim op tijd.

Het implementeren van het RACI model hoeft niet moeilijk te zijn. Met deze vier stappen ben je al op weg:

1. Breng alle taken in kaart.
   Schrijf alle taken op die uitgevoerd moeten worden om je project te voltooien. Welke specifieke taken (en subtaken!) zijn er nodig om tot het gewenste resultaat te komen? Noteer ze allemaal.
   
   Deze taken plaats je op de verticale as van de matrix.
   
2. Breng je projectteam in kaart.
   Welke teamleden worden er betrokken bij dit project? Bedenk wie welke expertise, kennis of vaardigheden heeft die essentieel zijn voor dit project. Noteer alle namen (en het liefst ook functies) van deze teamleden.
   
   Deze namen plaats je op de horizontale as van de matrix.
   
3. Wijs de rollen toe.
   Nu bepaal je wie bij welke taak betrokken wordt. Voor iedere taak wordt een teamlid aangewezen voor de rollen R,A,C en I.
   
   Responsible
   Accountable
   Consulted
   Informed
   
   Noteer de rollen in de vakjes per taak en teamlid.
   
   → De rollen R en A zijn er altijd.
   
   → De rollen C en I kunnen gecombineerd worden in bijvoorbeeld: C/I, A/C of A/I. Overlappende verantwoordelijkheden (A/R) zijn niet wenselijk.
   
   → Bij een groter team kan het voorkomen dat er vakjes leeg blijven. Dit teamlid heeft dan geen rol in de uitvoering van die bepaalde taak.
   
4. Controleer je RACI-matrix.
   Neem je ingevulde RACI model door met je team en controleer op hiaten of overlappingen. Stel jezelf vragen als:
   
   

• Zijn de taken duidelijk omschreven?
• Zijn er taken zonder verantwoordelijke?
• Zijn er te veel mensen betrokken bij één taak?
• Is er iemand die te weinig informatie krijgt?
  
  Een goed RACI model heeft altijd één verantwoordelijke per taak. Deze gestructureerde aanpak zorgt ervoor dat er geen verwarring ontstaat over wie actie moet ondernemen.

Deze tips verzekeren je ervan dat je het RACI model effectief inzet:

• Houd het overzichtelijk. Te veel verantwoordelijken of geraadpleegde personen zorgen voor chaos en vertraging.
• Zorg voor balans. Te weinig geïnformeerde personen kan leiden tot gebrekkige communicatie en frustratie.
• Maak het praktisch. Met duidelijke richtlijnen en heldere afspraken.
• Geef iedereen toegang tot het RACI model. Het is pas effectief als iedereen de RACI-matrix gemakkelijk kan raadplegen. Plaats het document met de matrix bijvoorbeeld in een online projectmanagement tool, zodat je teamleden altijd en overal de matrix kunnen inzien.