Projectteam samenstellen? Zo kies je de juiste medewerkers

De leider van het team stuurt de medewerkers aan, sprokkelt alle nodige middelen bij elkaar en reageert proactief op uitdagingen en problemen. In grotere bedrijven is die rol meestal weggelegd de projectmanager, terwijl het in kleinere teams goed mogelijk is dat andere medewerkers die rol opnemen. In dat geval wordt er vaak met ownership gewerkt, waarbij verschillende personen verantwoordelijk zijn over specifieke projecten.

De teamleider stuurt verwachtingen aan van klanten, teamleden en andere stakeholders. Hij of zij houdt ook het budget nauwlettend in de gaten en bepaalt realistische deadlines en doelstellingen.

Medewerkers met specifieke kennis zijn uiteindelijk verantwoordelijk voor het invullen en opleveren van het project. Ze zijn experten in bepaalde onderdelen van het project en vervullen de taken die aan hun kennis gekoppeld zijn. Dat kunnen bijvoorbeeld ontwikkelaars, designers of aannemers zijn, afhankelijk van je industrie.

Of het nu gaat om projectvereisten documenteren, gebruikerservaringen verzamelen of informatie rapporteren, iemand moet de overkoepelende doelstellingen en resultaten van je werk opvolgen. Deze persoon houdt sterk rekening met de klant en je omzet.

Bij kleinere teams en projecten wordt deze rol vaak ingevuld door de teamleider. Toch kan het bijzonder nuttig zijn om iemand met een overkoepelend zicht te betrekken bij het project, zeker als je voldoende middelen hebt.

Andere mensen bij je project betrekken is dus geen slecht idee: expertise heeft namelijk ook zijn grenzen. Bovendien kan je door je betrokkenheid bij een project aan tunnelvisie gaan lijden. Door mensen te betrekken met verschillende profielen en een open geest, zoals gebruikers, portfoliomanagers en investeerders, zou je wel eens heel nieuwe inzichten en benaderingen kunnen ontdekken.

De rol van de projectsponsor is vaak niet helemaal duidelijk: deze functie wordt regelmatig verward met de klant of zelfs met de teamleider. Het verschil met klanten is echter dat de projectsponsor meestal deel uitmaakt van de organisatie die het project uitvoert.

De sponsor vervult ook een mentorfunctie: hij of zij wijst de projectmanager aan en biedt ondersteuning. Daarnaast worden er belangrijke beslissingen gemaakt binnen deze rol: de sponsor heeft het laatste woord over voorstellen van de teamleider, is verantwoordelijk voor het controleren van de middelen en het beheren van de budgetten.

De klant betaalt doorgaans voor het product dat uit het project voortkomt en vormt daarbij geen deel van de organisatie. De klant bepaalt de waarde van het project. De doelen van het project afstemmen op de vereisten van de klant is daarom ook het beginpunt voor elk project. Elke klant moet gelijk behandeld worden, of dit nu om een individu, team of derde partij gaat.

Om een klantgerichte aanpak te behouden is het belangrijk om te beseffen dat je met mensen werkt. Projecten worden opgeleverd door mensen, voor mensen - hou dat in je achterhoofd.

Door de verschillende rollen binnen een project duidelijk te maken, creëer je structuur, zowel op individueel niveau als dat van het hele team. Je teamleden zullen beter op de hoogte zijn van elkaars taken en kunnen zo ook sneller feedback vragen of geven. Ondertussen helpt die structuur je ook om een haalbare tijdslijn op te stellen.

Idealiter corresponderen de talenten van je teamleden met de rol die je hen toewijst. Ze begrijpen ook wat die rol inhoudt en welke taken ze zullen moeten uitvoeren. Toch betekent het niet dat omdat je iets graag doet, je er ook goed in bent. Dat stelt een projectmanager dan ook wel eens voor moeilijke keuzes…. Maar door rekening te houden met al deze factoren, ben je hoe dan ook op weg om een goed projectteam samen te stellen.