Hoe stel je een projectplan op? (Met voorbeelden!)

Gelukkig is projectplanning een kunst die je jezelf meester kan maken. Gebruik deze blog als je startpunt. Ontdek welke elementen in je projectplan zeker niet mogen ontbreken en hoe je alles in een krap tijdschema inplant. Op die manier lever je voortaan élk project binnen je budget en deadline op.

Om je op weg te helpen, geven we onderaan deze blogpost een voorbeeld van een projectplan.Helemaal een vliegende start maken? Met een projectmanagementtool als Teamleader Focus krijg je vat op de uitvoering van je projectplan. Ontvang notificaties bij naderende deadlines, informeer met gemak je team, registreer de tijd en blijf binnen budget. Allemaal met één tool. Zelf ervaren? Test het nu 14 dagen gratis.

Een projectplan deel je op in kleinere stukken. Deze elementen definieer je vóór je met het project van start gaat:

• Milestones:
  dit zijn de belangrijke stappen binnen een project. Denk aan stappen als het uittekenen van het ontwerp met de architect, het plaatsen van de funderingen, het zetten van de ruwbouw, het plaatsen van de ramen, ... Kortom: elke stap die je doorloopt als je een huis bouwt. Aan elk van deze stappen kunnen taken, afspraken of telefoontjes verbonden zijn.
• Lijst van activiteiten:
  lijst alle to-do’s op die moeten worden afgewerkt om een project af te ronden. Een plan opstellen, aannemers contacteren, een elektricien zoeken, grondstoffen aankopen, ... Elk project bestaat uit een aantal kernactiviteiten die nodig zijn om het project tot een goed eind te brengen.

• Taken:
  alle kleine stappen binnen een project. Taken zijn vaak afhankelijk van andere taken (of personen). Daarom is het belangrijk om ze aan andere, afhankelijke taken of milestones te koppelen - zo blijft iedereen steeds op de hoogte.

• Duur en timing:
  hoeveel tijd neemt elke taak of fase van het project in? Om dit te bepalen, hou je best rekening met de finale deadline van een project. Is die deadline realistisch, of is uitstel nodig? Hoeveel tijd zal iedere fase in beslag nemen? Een tijdslijn helpt je ook de workload beter in te schatten. Gebruik vorige werkervaringen als basis voor een correctere inschatting.

• Budget:
  hoeveel budget heb je in totaal nodig om alle middelen te bekostigen? Wees realistisch: dit is altijd een raming. Naarmate je meer projecten afrondt, zal je ervaring automatisch je schattingen nauwkeuriger maken.

• Projectteam:
  welke mensen (op basis van ervaring en vaardigheden) heb je nodig om je project af te werken? Denk bij de bouw van een huis aan architecten, loodgieters, schilders, elektriciens, enzovoort.

• Progressie:
  zorg voor een systeem om de vooruitgang bij elk project te bepalen. Zit je nog op schema of moet je projectteam een tandje bijsteken? Hoe meet je de efficiëntie van een project?

Je kan een basic projectplan bouwen in een spreadsheet of een tekstdocument (zie hieronder!).

Nu je de basis onder de knie hebt, is het tijd om zélf de handen vuil te maken. Wat doe je eerst? Een projectplan geeft een duidelijk beeld van alle taken en milestones, en geeft je meer focus. Zo wordt prioriteiten stellen al snel wat makkelijker.

Daarnaast krijg je met een projectplan een beter algemeen overzicht, en kan je ook in detail je project bekijken. Zorg dat je projectplan niet zomaar stof ligt te vergaren; herevalueer het regelmatig, en pas aan indien nodig. Zo bewaar je ook doorheen het project een realistisch overzicht.

Leg eerst alle essentiële details vast, en bepaal specifieke doelen, deadlines, taken en de kost van je project.

Als tweede stap bepaal je de tijdlijn van je project. Wat zijn de cruciale taken die je eerst moet afwerken, en wat is je allerlaatste taak? Bundel meerdere kleine taken in grotere milestones. Door je project op te splitsen in kleinere, uitvoerbare taken, voelt je team zich niet overweldigd en werk je een project vlotter af.

Hoeveel mensen en welke specifieke middelen heb je nodig? Wees zo realistisch mogelijk: je wil dit niet over- of onderschatten. Beide hebben een negatieve impact op de timing en het budget van je project.

Nu je weet wat je nodig hebt, is het tijd om de juiste mensen en tools in te schakelen. Hier begint het bundelen (en het verdelen) van de verschillende onderdelen van het project.

Groepeer alle details die je zonet bepaalde, en plaats ze op een overzichtelijke tijdlijn. Gebruik alle taken, milestones en projectfases en voeg ze toe aan je planning.

Zoals je eerder al las, is het erg belangrijk om te bepalen welke taken van elkaar afhankelijk zijn. Je medewerkers rekenen op de correcte uitwerking van die samenhang om hun taken efficiënt af te werken. Werk indien mogelijk met een systeem met automatische notificaties. Op die manier hoeft je team niet manueel in te grijpen, en verklein je het risico op fouten.

Het venijn zit ‘m soms in de details: hou daarom steevast alle informatie tijdens je project bij. Elk teamlid moet de status van een taak, milestone of doel kunnen opvolgen. Vergeet ook je uren niet te registreren. Op die manier kan je in de toekomst bij soortgelijke projecten betere inschattingen maken van deadlines en budgetten.

Is projectmanagement en -planning volledig nieuw voor jou? Begin klein: download hieronder onze gratis template voor een projectplan. Zo verdeel je jouw project in kleine, behapbare stukken en stel je de juiste vragen vooraleer je van start gaat.

Onderschat het belang van een goede projectplanning of project planning software niet, maar wees er ook niet bang van. Uiteindelijk gaat het om de juiste stappen identificeren, en die op een realistische tijdlijn plaatsen. Of je nu een verwoed projectmanager bent of iemand die bij toeval in deze rol is gesukkeld: de structuur die we in deze blog voorstellen, werkt voor élk type projectmanager of sector. Je kan je projectplan uitwerken op papier, in een Excel-sheet, of met gespecialiseerde projectmanagement-software - afhankelijk van hoe jij werkt. Eén ding is zeker: doe het juist, en je plukt er gegarandeerd de vruchten van.