Projectmanagement voor creatieve bureaus: de essentials
De creatieve industrie draait rond pitchwerk. Het is een harde, competitieve markt, waar je steeds tot het uiterste gaat om je idee voor te stellen én te verkopen. Je moet continu je concurrenten overtreffen om te zorgen dat je voldoende projecten binnenhaalt. In tegenstelling tot andere sectoren start de planning al vóór je pitch. Omdat je op dat moment nog geen inkomsten hebt, wil je voorzichtig omgaan met je tijd - die kan je bijvoorbeeld goed in de gaten houden met behulp van tijdsregistratie.
Vanuit een commercieel oogpunt is het noodzakelijk om een duidelijk overzicht van al je projecten te hebben. Welke smeken om je aandacht? Welk project kan je bijna binnenhalen? Voor potentiële klanten is het budget een grote dealbreaker: een correcte offerte is dan ook belangrijk om in te schatten welke middelen in een project kruipen, en aan welke kostprijs. Zodra een klant besluit om met je samen te werken kan je jouw beloftes waarmaken door je offerte meteen in een project om te zetten.
Leer hoe je jouw projecten van A tot Z inplant met het e-book: de complete gids voor goed projectmanagement.
Heb je je klant overtuigd? Dan begint nu het echte planwerk. Het kan soms ingewikkeld zijn om alle beschikbare middelen na te gaan. Maar het kan ook makkelijk: verzamel alle agenda’s van je collega’s en delegeer taken op basis van hun vaardigheden, workload en beschikbaarheid.
Haal zoveel mogelijk uit je middelen en voorzie voldoende tijd om taken te plannen. Zorg ervoor dat je eenvoudig taken van je collega’s kan opvolgen en maak een schatting van de tijd die erin kruipt. Creatieve bureaus werken regelmatig op verplaatsing of met freelancers, dus je zorgt er beter voor dat de planning van je collega’s altijd en overal voor iedereen beschikbaar is.
Een strak schema is belangrijk, maar je mag het menselijke aspect van projectmanagement uiteraard niet vergeten. Bert Pieters, oprichter van Dift, een creative agency gespecialiseerd in branding en experience, organiseert dagelijks standup meetings. Zo wil hij zijn medewerkers stimuleren tussen het werken door ook écht met elkaar te praten.
“Elke morgen starten we om tien uur met een standup meeting waarin we 10 minuten lang onze agenda van die dag bespreken. We hebben onze werkprocessen uitvoerig geoptimaliseerd en sindsdien zijn onze meetings korter en hebben we meer ruimte voor het leuke, creatieve gedeelte. Met dit dagelijkse contactmoment proberen we de ‘human touch’ in onze processen te betrekken.”
Een creatieve campagne bestaat uit verschillende onderdelen: grafisch ontwerp, web development, fotografie, copywriting, en ga zo maar door. Soms kan je daar een vaste prijs voor rekenen, bijvoorbeeld als je weet hoeveel tijd het kost om het framework van een website te ontwikkelen. Niet evident om een prijs op deze creatieve taken te plakken. Hoe kan je exact inschatten hoeveel tijd er kruipt in het ontwerpen van een nieuw logo of het ontwikkelen van een corporate identity? Moeilijk te voorspellen hoeveel uur een creatief idee kost.
Om de controle over een project te behouden is het belangrijk om te weten hoeveel tijd je eraan spendeert. Zelfs als je met een vaste prijs werkt, weet je niet of je teveel in rekening brengt of net verlies lijdt. Aan het einde van de rit gaat het er uiteindelijk om een correcte factuur op te stellen die een realistisch overzicht van middelen en kosten weergeeft.
Ben je opzoek naar een factuur voorbeeld? Laat Teamleader je helpen en inspireren met factuur voorbeelden die je gratis kan downloaden.
De perfecte projectmanager is niet makkelijk te vinden. Binnen een creatieve setting hebben ze vaak verschillende rollen en verantwoordelijkheden, wat niet altijd voor evenveel evenwicht zorgt. Om de balans te behouden, zou een projectmanager binnen een creatief bureau de volgende vaardigheden zeker moeten beheersen.
Je hebt goed inzicht nodig in wat er precies moet gebeuren, waar mensen momenteel aan werken en wat mogelijke problemen kan opleveren. Het klinkt logisch, maar het is een onderschatte en ondergewaardeerde factor: hoe beter je kan plannen, hoe meer kans op succes. Een degelijke planning draait er niet om al je to-do’s in een schema te proppen, maar net ruimte te laten voor vertragingen, fouten en (onvermijdelijke) minder creatieve dagen.
Frederik Martens, mede-eigenaar van cross-media communicatiebureau Maquina, gelooft dat je altijd tijd moet blokkeren voor onverwachte omstandigheden.
“Ik laat altijd wat extra ruimte over. Met mijn ervaring kan ik meestal wel inschatten hoeveel tijd er kruipt in bepaalde taken, maar ik voorzie altijd wat gaten in de planning. Een beetje ademruimte heeft altijd z’n voordelen. Wanneer een klant bijvoorbeeld last minute met iets dringend komt, kunnen we snel anticiperen.”
Leer je team vanbinnen en vanbuiten kennen. Iedere medewerker heeft unieke talenten - het is aan jou om die op de juiste momenten in te zetten.
Het is ook bijzonder belangrijk om op de juiste manier met klanten om te gaan. Je moet hen de juiste vragen kunnen stellen om de juiste informatie te vergaren en met hen communiceren op de manier die ze verkiezen. Met andere woorden: je moet steeds met verschillende personen kunnen omgaan, binnen verschillende settings.
Soms moet je de volledige koers van een project veranderen. Zaken die fout lopen, deadlines die opschuiven, slechte resultaten, … er zijn genoeg redenen om opnieuw te beginnen. Een klant kan bijvoorbeeld vragen om bepaalde onderdelen vroeger dan verwacht te leveren, maar heb je daar wel tijd voor? Tip: werk met een weekschema, waarbij je taken met elkaar kan inwisselen en herverdelen onder verschillende collega’s.
Hoe krijg je een goed idee nu klaar voor uitvoering? Download ons gratis ebook: een complete gids voor goed projectmanagement.
