Projectmanagement: 5 tips voor een vlot verloop

Het verloop van een project heb je nooit 100% in de hand. De wirwar aan processen kan je wel stroomlijnen, maar de onvoorspelbaarheid van de mensen die eraan meewerken, maken elk project uniek. Met onze vijf tips ben je als projectmanager op alles voorbereid en zet je ondanks de onvermijdelijke verrassingen toch een uitstekend resultaat neer.

Alles staat of valt met een realistische planning. Je werk mag nog zo creatief en inhoudelijk on point zijn: als je te laat oplevert, is dat wat je klant bijblijft. Daarom is het essentieel om haalbare deadlines te stellen, zowel voor de eindoplevering als voor de tussentijdse mijlpalen van het project.

Goed timemanagement is ook essentieel voor de budgettering van je project. De prijszetting gebeurt immers vaak op basis van hoelang je aan een aan opdracht denkt te werken. Als de timing niet realistisch is en het project langer aansleept, zorgt dat voor problemen: de werkuren lopen op en het project verliest aan rendabiliteit.

• … deel je elk project op in kleinere taken en milestones.
• … voeg je aan elke taak en milestone een deadline en budget toe.
• … volg je het hele plaatje in een oogopslag.

Aan een project werk je zelden alleen. Daarom is het belangrijk dat iedereen weet wat zijn of haar rol en verantwoordelijkheid is. Interne communicatie is onontbeerlijk om in een rechte lijn richting naar finish toe te werken. Plan op vaste tijdstippen een overlegmoment in, zodat iedereen weet in welke fase het project zit en wat er nog in het verschiet ligt. Door kort op de bal te spelen, kan je bovendien tijdig ingrijpen wanneer er zich een probleem stelt.

Extra tip: stel een eindverantwoordelijke aan

Een eindverantwoordelijke overziet het proces van a tot z en merkt meteen wanneer er bijsturing nodig is. Het is zijn taak om het project tot een goed einde te brengen.

• … wijs je elke taak toe aan een medewerker of team en stel je een eindverantwoordelijke aan.
• … communiceer je via een centraal platform met elke medewerker en deel je snel de nodige informatie.
• … volg je de bezettingsgraad op zodat je team nooit te veel of te weinig werk heeft.

Niets is zo frustrerend als dubbel werk moeten leveren omdat de klant niet tevreden is met het resultaat. Om die situatie te vermijden, steek je voor de start van het project de koppen bij elkaar en maak je duidelijke afspraken op over de opzet en het verloop. Ook tijdens het project communiceer je regelmatig met de opdrachtgever. Heldere communicatie is dus de boodschap!

• … zet je de afspraken die je samen met de klant maakte op een centrale plek en koppel je ze aan je CRM.
• … volgt de klant de projectstatus online op.
• … heeft de klant toegang tot de planning en de contactgegevens van de projectmedewerkers.

Wist je dat…

je zelf bepaalt hoeveel en volgens welk ritme je klant projectinformatie te zien krijgt? Je kiest zelf welke gegevens je deelt – en welke niet.

Zodra het project uit de startblokken schiet, wordt je taak als projectmanager pas echt spannend. Belangrijk is om op ieder moment een overzicht te hebben van hoe het project loopt en wat elke stap oplevert. Door vooropgestelde deadlines en budgetten nauwgezet in het oog te houden en de prestaties van de medewerkers op te volgen, kan je snel schakelen als er iets fout loopt. Natuurlijk wil je je collega’s niet op de huid zitten. Maak daarom goede afspraken en las regelmatig feedbackmomenten in.

• … stel je aparte uurtarieven in per medewerker.
• … registeren alle deelnemers hun werkuren per project of taak.
• … weet je wat elke fase, taak of medewerker je kost en oplevert, en dat per project, milestone of periode.

Geen twee projecten zijn hetzelfde. Toch overlappen de onderliggende processen soms meer dan je denkt. Door nauwkeurig bij te houden welke procedures er tijdens eerdere projecten goed werkten, kan je deze als template gebruiken voor een nieuw project. Zo moet je niet telkens van nul beginnen en bespaar je heel wat planwerk. Bovendien kan je je project sneller en goedkoper afleveren aan je klant: een win-winsituatie dus.

• … sla je succesvolle projecten automatisch op als template.
• … ga je snel van start bij het volgende project.
• … kort je de leercurve in voor nieuwe projectmedewerkers.

Kortom, de juiste tool helpt je project op de rails te houden en van iedere opdracht een succes te maken. Bij Teamleader ondersteunen we deze ambitie door CRM te combineren met projectmanagement. Met de bijhorende projectplanningfunctie zet je je medewerkers bovendien optimaal in.

Teamleader is een alles-in-één-oplossing voor projectmanagement en CRM. Benieuwd naar de voordelen voor jouw organisatie? Ontdek dan alles over onze projectmanagementtool.