Een stapsgewijze gids voor het kiezen van de juiste projectleiding software voor jouw bedrijf
Projectlmanagement kan je helpen bij het plannen en opvolgen van projecten. Een projectleiding software kan je daar bij helpen. Daarmee kan je projecten plannen, toewijzen, opvolgen en organiseren. Hoe kies je de juiste projectleiding software voor jouw bedrijf? Welke tools zijn er te verkrijgen op de markt? En waar moet je op letten bij het kiezen van een projectleiding software?
het plannen en beheren van je projecten.
Wat is Projectleiding software?
Projectleiding software wordt gebruikt om de voortgang en planning van projecten op te volgen en te beheren. Je kan er verschillende aspecten van een project in bijhouden zoals: taakvoortgang, tijdregistratie en budgetten. Je kan ook mijlpalen en deadlines aan je projecten koppelen. Op die manier heeft iedereen een duidelijk overzicht.
Omdat je alles over je projecten bijhoudt in de software kan je er ook analyses terugvinden, waardoor je betere beslissingen kan maken voor volgende projecten.
- Overzicht over je projecten:
Met Projectleiding software heb je een overzicht van de taken, mijlpalen en deadlines. Daardoor kunnen de projectmanagers vertragingen of knelpunten beter identificeren en de juiste acties ondernemen om het project terug op koers te krijgen.
- Betere communicatie
Projectleiding software bevat vaak communicatietools waardoor samenwerken makkelijker kan verlopen. Je kan er makkelijk problemen die gerelateerd zijn aan een bepaald project bespreken en updates met elkaar delen.
- Resource en budget beheer
Je hebt een duidelijk overzicht van resources door tijdtracking en budget tracking. Daardoor kan je resourcegebruik optimaliseren en blijf je steeds binnen je budget
- Inzichten in je workflow
Door alles bij te houden in een centrale tool kan je er ook analyses uit halen. Op die manier kan je zien wat goed is en waar nog ruimte is voor verbetering. Dit zorgt ervoor dat je in de toekomst efficienter projecten kan plannen
“Teamleader Focus heeft vooral rust gebracht. Ik ben een perfectionist, ik volg graag alles van dichtbij op. Vroeger moest ik daarvoor op kantoor zijn. Nu kan dat evengoed aan de keukentafel thuis of in een koffiebar.”
Bij het kiezen van een projectleiding software moet je met een aantal factoren rekening houden. Wij hebben ze hier voor jou opgelijst zodat jij de juiste match vindt voor jouw bedrijf.
Ga na of de software de functies biedt die jij nodig hebt. Denk hierbij aan taakbeheer, communicatietools, budget- en resourcemanagement en rapportage- en analysemogelijkheden.
Je kiest best een projectleidingsoftware die je kan integreren met de tools die je al gebruikt zoals crm, e-mailplatform en boekhoudprogramma’s.
Kies voor een tool die kan meegroeien met je bedrijf. Denk aan het toevoegen van gebruikers en tools. Het is best dat je dit kan doen zonder van tool te moeten veranderen
Bekijk het de beveiligingsmaatregelen en privacybeleid van de software voor je er een aanschaft. Software moet voldoen aan de GDPR regels van de EU, maar het is beter om na te kijken wat een bepaalde software nog meer doet om je gegevens te beveiligen, zeker als je met gevoelige informatie werkt.
Een goede klantenservice is belangrijk bij het overstappen naar een nieuwe tool. Onderzoek de beschikbaarheid en kwaliteit van de klantenservice en bekijk of ze tools hebben waar je makkelijk zelf op zoek kan gaan naar de oplossingen van je problemen.
Bekijk of de prijs van de tool past binnen je budget. Misschien ben je wel bereid om een beetje meer uit te geven als dat betekent dat je er veel tijd mee bespaart. Bekijk eventueel de extra kosten voor extra’s, uitbreidingen en support.
Een proefperiode geeft je de kans om een tool uit te proberen voor je de beslissing neemt om de tool te implementeren.
De projectleidingsoftware van Teamleader Focus kan je twee weken lang vrijblijvend uitproberen.
Geen kredietkaart nodig.
“Met een klik kan je een project aanmaken. Zeker met templates is dat erg gemakkelijk. Van daaruit voegen ze stapsgewijs, per projectfase, medewerkers toe. Wanneer een medewerker aan de slag gaat, start de time tracking en wordt nauwgezet het verloop van een project opgevolgd.”
De implementatie van nieuwe software in je bedrijf brengt een aantal uitdagingen met zich mee. Daarom geven we je de beste praktijken mee zodat de implementatie van jouw nieuwe project leiding software zo vlot mogelijk verloopt.
- Een goede voorbereiding
Bereid de implementatie van de nieuwe software goed voor. Plan in wanneer en hoe dit zal verlopen. Bekijk welke processen door de software ondersteund zullen worden en stel mijlpalen in zodat je zicht hebt op de vorderingen.
- Communicatie
Betrek je medewerkers in het proces. Vraag naar hun meningen, vereisten en verwachtingen. Communiceer ook over de voordelen die projectleiding software kan bieden binnen je bedrijf. Wees ook eerlijk over de impact en werking van de software om tegenstand te verminderen.
- Training en ondersteuning
Ontwikkel een trainingsprogramma of gebruik het trainingsprogramma van de software zelf. Zo leren je werknemers met de tool te werken en zien ze welke voordelen eraan gekoppeld zijn. Maak ook duidelijk waar ze terechtkunnen met vragen en blijf ondersteuning bieden.
- Geleidelijke implementatie
Soms is het beter om software geleidelijk uit te rollen. Dat kan per afdeling of team. Zo kan je zien waar er zich eventuele problemen voordoen voor je het implementeert in het hele bedrijf.Dit geeft ook de mogelijkheid om feedback te verzamelen en eventuele veranderingen door te voeren.
- Voortdurende evaluatie en aanpassing
Na de uitrol van de software is het belangrijk om regelmatig te evalueren. Het is belangrijk om te weten of er daadwerkelijk aan de doelstellingen wordt voldaan. Op die manier kan je bekijken of er aanpassingen moeten worden gemaakt.
Bewaar het overzicht over al je projecten!
Met Teamleader Focus
- plan en beheer je projecten moeiteloos
- hou je alle gegevens bij op één plek
- maak je moeiteloos offertes en facturen op voor je projecten
Probeer het zelf 14 gratis. Niets voor jou? Geen probleem, je zit nergens aan vast.
Geen kredietkaart nodig.
