Projectmanagement: rollen en verantwoordelijkheden toewijzen in Teamleader

Het is niet altijd eenvoudig om theoretische projecten in de praktijk te vertalen. In dit artikel tonen we hoe je een breed overzicht kan krijgen, rollen en verantwoordelijkheden toewijst, beter samenwerkt en uiteindelijk sterke, kwalitatieve projecten neerzet. Elk bedrijf heeft nood aan planning. Een duidelijk schema zorgt voor structuur en heeft een positieve invloed op de communicatie met je klanten. Of je nu een ondernemer, CEO, projectmanager of teamverantwoordelijke bent: projectmanagement verdient een hoge plaats op je prioriteitenlijstje. Het is niet altijd eenvoudig om theoretische projecten in de praktijk te vertalen. Dat probleem verdwijnt als je software gebruikt die jouw manier van werken ondersteunt. Teamleader kan jouw projectmanagement naar een hoger niveau tillen. Ontdek de verschillende onderdelen van de projectmanagement-module en de voordelen die ze jouw bedrijf bieden.

Hoe begin je met een project?

Veel projecten gaan van start met een algemene planning. Je eerste stap bestaat uit het controleren van de beschikbare middelen en medewerkers. De details komen daarna pas.

Nu kan je gaan plannen. Nadat je een startdatum hebt gekozen, kan je fases en milestones bepalen. Door die te definiëren, zal je jouw vooruitgang nauwkeurig kunnen opvallen.

Een helikopterview dankzij de projectplanning-feature

Iemand moet het overzicht bewaren, of dat nu de projectmanager of team lead is. Gebruik de projectplanning-feature voor een overkoepelend inzicht in alle lopende projecten. Dit kan je helpen om te evalueren of alles volgens plan verloopt en of je alle deadlines haalt. Door het gebruik van verschillende kleuren, zie je meteen ook of een project al dan niet in problemen verkeert - hoe meer groen je ziet, hoe beter.

Teamleaders projectplanning houdt rekening met nieuwe werkmethodes. In plaats van taken op vaste tijdstippen in te plannen voor medewerkers, geef je gewoon aan hoeveel tijd ze zouden moeten spenderen aan die taak. Als teamleden beslissen om eens een langere lunchpauze te nemen of vroeger te starten, vormt dat geen enkel probleem.

De helikopterview is onmisbaar voor een projectmanager. Voor andere medewerkers kan vooral de detailpagina interessant zijn.

Blog4 Assign Roles And Responsibilities Inline 1

Hou elk detail van je project bij

Bij het openen van de projectmodule krijg je een overzicht van alle projecten in de pipeline. Selecteer specifieke projecten om je teamleden en de gedefinieerde milestones per project te bekijken.

Cruciale milestones worden meestal door de projectmanager bepaald. Vervolgens kunnen medewerkers die opsplitsen in kleinere taken. Dankzij hun ervaring met het onderwerp en de werkmethodes kunnen zij beter inschatten hoe lang het zal duren om elke taak af te werken.

Een overzicht van alle opeenvolgende taken en hoe ze gelinkt zijn aan grotere milestones, zijn waardevolle inzichten voor alle stakeholders. Het helpt je om proactief te reageren op productiviteitspieken en -dalen. Prestaties van jezelf en je medewerkers opvolgen zorgt dan weer voor betere inschattingen.

Blog4 Assign Roles And Responsibilities Inline 2

Gebruik je agenda om op de hoogte te blijven van al je taken

Hoe kan je jouw streng schema opvolgen zonder een agenda? Door gebruik te maken van de kalenderfunctie kunnen teamleden hun taken inplannen. Je kan ook taken inplannen voor je collega’s - zo kan niemand iets vergeten.

Je kan de Teamleader-kalender integreren met je persoonlijke agenda, zonder iets uit je privé-leven te moeten prijsgeven. Je collega’s zullen grijze zones te zien krijgen op momenten dat je persoonlijke afspraken en taken hebt ingepland.

Controleer je middelen snel en eenvoudig

Welke medewerkers hebben het druk? Houden ze hen aan het budget? Moet je vergaderzalen boeken? Dat allemaal manueel opvolgen vraagt veel tijd. Met Teamleader kan je dat makkelijk automatiseren, waarbij je de kans op fouten drastisch verkleint.

Gebruik de resource-tab om een nieuw project te plannen. Zo zie je welke collega’s zich kunnen vrijmaken voor het project.

Samenwerken met klanten en je team

De project planning software helpt je om beter samen te werken. Zo zijn jij en de projectmanager niet de enige die taken kunnen inplannen; iedereen kan taken aan elkaar toewijzen, wat de opvolging eenvoudiger maakt - vooral als je goed communiceert en elkaar op de hoogte houdt.

Ook samenwerken met klanten wordt eenvoudiger. Door de integratie op maat met Projectcloud kunnen klanten de status van elk project checken, ingeplande meetings zien en je medewerkers contacteren.

Rollen en verantwoordelijkheden toewijzen wordt makkelijk met Teamleader. Verbeter je communicatie met klanten en medewerkers en ervaar hoe een duidelijke structuur je kan helpen bij het verbeteren van je projectmanagement.