De vijf projectfasen van elk project

De meeste projecten kennen vijf fases: introductie, planning, uitvoering, monitoring en afsluiting. Iedere fase bestaat uit specifieke taken welke je helpen om jouw projectdoelen te behalen.

Altijd en overal vat op je project? Met Teamleader Focus behoud je het overzicht over je planning, budget en de geschatte winstmarge. Dankzij de koppeling tussen planning en budget zie je direct welke financiële gevolgen een subtiele wijziging in de planning met zich meebrengt (en vice versa!). Essentieel voor iedere projectmanager. Probeer het nu 14 dagen gratis uit, zonder te betalen.

In deze fase evalueert jouw team het projectidee: Past het bij de core business van jullie bedrijf? Zijn jullie in staat dit te doen? Zal het de organisatie vooruit helpen? Als het antwoord drie keer ‘ja’ is, kun je starten met het definiëren van de scope van het project of de gewenste uitkomsten van het project en de potentiële partners identificeren. Als het project een haalbaarheidsonderzoek vereist, is dit hét moment om dat uit te voeren.

Het eindresultaat van deze fase is een projectplan, welke goedgekeurd moet worden door alle betrokken partijen.

In deze cruciale fase wordt de roadmap van de rest van het project in kaart gebracht. Deze bestaat in elk geval uit het vaststellen van concrete doelen, een kostenbegroting en het definiëren van de scope en eindproducten.

In deze fase wordt ook het projectplan geschreven. Hierin staat onder andere:

• de benodigdheden voor het project (middelen, budget, tijd en personeel);
• hoe de output geproduceerd wordt;
• wat er opgeleverd moet worden en wanneer;
• hoe er met risico’s en onvoorziene omstandigheden wordt omgegaan;
• hoe er gecommuniceerd wordt binnen het team en met externe stakeholders. 
  

Door het werken met mijlpalen (doelen met heldere deadlines) creëer je een heldere planning met een duidelijke tijdlijn. Hier zal je in fase 3 veel aan hebben!

Til trouwens niet te zwaar aan je planning. Dingen zullen nooit exact volgens verwachting gaan: iemand in je team kan ziek worden of bepaalde taken blijken veel uitdagender dan verwacht. Als projectmanager is het jouw taak om de timing, scope en het budget in de gaten te houden en in te grijpen wanneer dat nodig is om ervoor te zorgen dat doelen behaald worden.

In de meeste gevallen is dit het moment waarop het project zichtbaar wordt voor de rest van de wereld. Het start meestal met een team kick-off meeting waar iedereen op de hoogte wordt gebracht van zijn taken en andere relevante projectdetails. Deze fase gaat over het creëren van kwalitatieve output. Aan jou - de projectmanager - de taak om de juiste middelen toe te wijzen en de teamleden gefocust te houden op hun taken. Dit betekent ook dat het succes van de uitvoering op jouw schouders rust, dus wees zo precies mogelijk in de projectplanning fase.

Deze fase overlapt vaak met de uitvoering. Tijdens het project houd je een scherpe blik op de status van de eindproducten en plan je regelmatig meetings met het team om er zeker van te zijn dat het project op de rails blijft. Dit is ook de fase waarin je waakzaam moet zijn om binnen de scope van het project te blijven.

Loopt het iets anders dan gepland? Dan kan dit invloed hebben op de deadlines of het budget. En als projectmanager ben jij verantwoordelijk voor beiden. Geen stress! Overzicht houden is de sleutel tot succes. En daar kan een tool zoals Teamleader Focus jou bij helpen.

Met een goede projectmanagementtool krijg je vat op je project. Vooral als je werkt met een tool waarbij je planning en financiën gekoppeld zijn, zoals met Teamleader Focus. Dankzij de link tussen planning en budget kan je met Teamleader Focus tijdens iedere projectfase zien welke invloed een kleine verandering op je planning heeft, zowel op het budget als  de geschatte winstmarge. Zo beschik je als projectmanager over alle tools die je nodig hebt om je project op tijd en binnen budget af te ronden. 

Natuurlijk wil je ook je teamleden op de hoogte brengen van de voortgang van het project of wijzigingen in de planning. Wil je het aantal status-meetings tot een absoluut minimum beperken? Cloud-based projectmanagementsoftware stelt jou en je teamleden in staat om de status van taken in real-time te updaten.

Een project wordt beëindigd wanneer de doelstellingen zijn afgewerkt, formeel zijn afgeleverd (aan de klant) en alle stakeholders zijn geïnformeerd. Maar voor dat gebeurt is het een goed idee om samen met je team het project te evalueren: wat ging goed, wat had beter gekund? Dit zal je helpen om gelijkaardige problemen in de toekomst op te lossen, aan sterkere processen te bouwen en meer efficiënte teams op te stellen.

Meer weten over projectmanagement? Bekijk onze pagina: Alles wat je moet weten over projectmanagement en leer hoe je resources plant, je deadlines haalt en de workload van je team in balans houdt.