Alles wat je moet weten over Peppol facturen

Maar wat is het Peppol-netwerk precies en hoe maak je daarvan gebruik? Wij leggen het je allemaal uit. 

Steek je je tijd liever in het echte werk, in plaats van het uitpluizen van alle wet- en regelgeving rondom facturen? Dat begrijpen we! Met Teamleader Focus ben je zeker dat je altijd voldoet aan de nieuwste wetgeving voor e-invoicing. Met onze integraties verstuur je snel en makkelijk je facturen via het Peppol-netwerk. In totaal zijn er 230+ integraties, waarmee je al je favoriete tools koppelt. Zo werk je helemaal vanaf één plek. Wordt e-facturatie verplicht voor alle b2b-transacties? Teamleader Focus is eind 2024 rechtstreeks aangesloten op het Peppol-netwerk. Zo ben je daar ruim van tevoren helemaal klaar voor en krijg je meer gedaan met minder stress.

Het Peppol-netwerk kan je vergelijken met een (goed beveiligd) telefoonnetwerk: 

• Je hebt een eigen uniek Peppol-ID (een “telefoonnummer”) 
• Bedrijven kunnen elkaar veilig e-facturen sturen via dit unieke Peppol-ID
• Je krijgt toegang tot het Peppol-netwerk via een Access Point (AP). Zo’n Access Point kan je vergelijken met een telecomprovider die je verbindt met het telefoonnetwerk. 
• Facturen kunnen alleen uitgewisseld worden met andere bedrijven die aangesloten zijn op het Peppol-netwerk. 

Je verstuurt je facturen met een facturatieprogramma dat verbinding maakt met het Peppol-netwerk. Verander je van facturatietool of Acces Point? Dan hou je hetzelfde Peppol-ID. Zo kunnen je leveranciers en klanten je altijd via hetzelfde Peppol-ID bereiken. 

Belgische overheden gebruiken het softwareplatform Mercurius voor het verzenden en ontvangen van alle facturen. Mercurius is gekoppeld aan gecertificeerde Access Points van het Peppol-netwerk.

Via het Peppol-netwerk kunnen alleen e-facturen verstuurd worden. Een digitale factuur, zoals een pdf-bestand, voldoet niet. 

Een e-factuur is een gestandaardiseerde factuur in UBL-formaat. Simpel gezegd: de standaard onderdelen van een factuur (afzender, btw-tarief, bedrag, datum) worden op een vaste wijze ingevuld in informatievelden. Als zowel de ontvanger als de verzender aangesloten zijn op het Peppol-netwerk, worden deze informatievelden automatisch uitgelezen en ingeboekt in het systeem van de ontvanger. Je hoeft dus nooit meer informatie van een factuur over te typen in je boekhoudsysteem!

Op dit moment is het alleen verplicht om e-facturen te versturen als je diensten of producten levert aan overheidsinstanties. Maar, vanaf 1 januari 2026 wordt het in België voor alle b2b-transacties verplicht om te factureren via Peppol. 

De verplichting van e-facturatie kan extra kosten met zich meebrengen. Misschien moet je voor e-facturatie overstappen naar andere software, of je huidige software uitbreiden. Gelukkig komt de Belgische overheid de ondernemingen daarin wel tegemoet. Extra kosten gemaakt om te voldoen aan de verplichting voor e-facturatie, zijn 120% aftrekbaar. Dit geldt zowel voor eenmanszaken als voor kmo’s.

Klinkt de verplichting van e-facturatie en Peppol je vooral als veel werk? Dat is begrijpelijk! Toch heeft de overstap naar facturatie via het Peppol-netwerk veel voordelen (en kan het je zelfs geld besparen!):

• Je bespaart veel tijd
  Een verzonden factuur wordt binnen 10 minuten verwerkt in het systeem van de ontvanger. De factuur wordt automatisch ingelezen en ingeboekt en na goedkeuring wordt de factuur ook automatisch uitbetaald. Dit betekent dus dat je de facturen van je leveranciers niet meer handmatig hoeft in te voeren. Dat scheelt bakken met tijd.
  
• Je wordt sneller betaald
  Niet alleen jij bespaart veel tijd met e-facturen, ook je klant kan je facturen veel sneller verwerken en betalen. Een win voor beide partijen dus!
  
• Je boekhouding is altijd actueel
  Omdat alle binnenkomende en uitgaande facturen direct verwerkt worden, is je boekhouding altijd up-to-date. Zo heb je een veel concreter beeld van je cashflow en zijn je financiële besluiten beter onderbouwd. 
  
• De kans op fouten is minimaal
  De automatische verwerking van de facturen bespaart je niet alleen veel tijd. Het minimaliseert het aantal fouten dat gemaakt kan worden. Er is namelijk geen handmatig typewerk of invoerwerk meer nodig waarbij fouten kunnen worden gemaakt. De factuur wordt verzonden, verwerkt en ingeboekt zonder enige menselijke tussenkomst.
  
• Het is veel veiliger dan een digitale (of papieren) factuur
  Alle gebruikers van het Peppol-netwerk zijn geïdentificeerd. Dat betekent dat er geen spookfacturen meer voorkomen. Daarbij kan een factuur in Peppol niet meer gewijzigd worden en kunnen de documenten niet onderschept worden door een andere partij. Veilig, snel en betrouwbaar dus. 

Maak je nu nog digitale of zelfs papieren facturen? En wil je je alvast voorbereiden op e-facturatie? Slim! Want in 2026 moeten alle b2b transacties verlopen via e-facturatie en in 2028 moet e-facturatie de standaard zijn in de EU. Maar hoe bereid je je hier dan op voor?

Eigenlijk is het heel simpel: 

1. gebruik een facturatieprogramma dat geschikt is voor e-factureren; 
2. koppel deze aan je boekhoudpakket;
3. voer je facturen in. 

Voilà: je kan e-factureren. Het best vraag je al je leveranciers en klanten ook over te stappen op e-facturatie. Tenslotte kan je de e-facturen alleen via het Peppol-netwerk verzenden en ontvangen als je leveranciers en klanten ook daarop aangesloten zijn. Zijn zij dat niet? Geen punt. Door de aankomende wetgeving zullen ook zij de komende jaren overstappen. En tegen die tijd ben jij al goed voorbereid en helemaal bekend met het systeem. 

En de extra kosten die je hebt gemaakt? Die kan je in de tussentijd voor 120% aftrekken van de belasting. Ideaal. 

Wil je weten waar je op moet letten bij het kiezen van een facturatieprogramma? Of vraag je je af hoe je een nieuw facturatieprogramma implementeert bij je bedrijf? Je leest er alles over in ‘Facturatieprogramma: factureren zonder gedoe’.