Alles wat je moet weten over een onderneming oprichten

Nu je de verschillen tussen een eenmanszaak en de 6 types vennootschappen kent, en je zelf een keuze hebt gemaakt, ben je klaar voor de (officiële) oprichting van je onderneming.

Een eenmanszaak is officieel als je de volgende 4 zaken in orde hebt gebracht:

De KBO is de centrale databank die alle basisgegevens van Belgische ondernemingen verzamelt. Overheidsinstanties hebben toegang tot deze databank. Om een onderneming te runnen moet die gekend zijn in die database met het vestigingsadres, de naam, het bankrekeningnummer en de activiteiten die de onderneming zal uitvoeren.

Of je onderneming nu btw-plichtig is of niet, je btw-nummer activeren is verplicht. Hiermee breng je de btw-administratie op de hoogte van je bankrekeningnummer, je verwachte jaarlijkse omzet en welke btw-regeling je verkiest (kwartaalaangiften, vrijstellingsregeling, of een andere regeling).

Je bent als zelfstandige steeds verplicht om je aan te sluiten bij een sociaal verzekeringsfonds. Als ondernemer heb je het sociaal statuut van ‘zelfstandige’ en betaal je elk kwartaal een sociale bijdrage. 

Voor sommige activiteiten heb je een vergunning of machtiging nodig. Voorbeelden zijn de vergunning beenhouwer-spekslager, tabaksvergunning of machtiging kermisactiviteiten. Vraag zeker na bij de gemeente waar je zaak is gevestigd of die extra vergunningen oplegt. 

TIP: Er zijn verschillende ondernemingsloketten in België die deze administratieve stappen voor jou overnemen. 

In principe kost het je nog geen € 170. De kosten splitsen zich uit als volgt: 

• Je ondernemingsnummer aanvragen via de KBO of een ondernemingsloket: € 105,50 (tarieven 2024).
• Je btw-nummer activeren: € 60 (tarieven 2024).
• Kosten voor het openen van een zakelijke bankrekening zijn afhankelijk van de bank die je kiest.
• Aansluiting bij een sociaal verzekeringsfonds hangt af van de tarieven van de partner van jouw keuze.
• Vraag na of je bepaalde verzekeringen nodig hebt om je in te dekken tegen risico’s. Die kosten hangen af van het type verzekeringen en de tarieven van de gekozen maatschappij.
• De nodige vergunningen aanvragen: hangt af van je activiteiten en de gemeente waar je je onderneming vestigt.

Als je carrière als ondernemer is gelanceerd, zal je per kwartaal een sociale bijdrage betalen. Neem je een boekhouder in de arm om je administratie op te volgen, zal je ook die prestaties moeten betalen. 

Ben je btw-plichtig, moet je elk kwartaal de btw terugstorten naar de staat. Om je btw te berekenen, verzamel je de bedragen die je aan klanten hebt aangerekend en die je hebt betaald bij de aankopen. Val je onder de kwartaalaangiften, gaat het om alle inkomende en uitgaande facturen van het afgelopen kwartaal. Geef je de btw maandelijks aan, dan doe je dit voor de afgelopen maand. 

Een keer per jaar dien je ook je belastingen in. Als zaakvoerder van een eenmanszaak gaat het om je personenbelastingen. Er is geen aparte fiscale aangifte en aangifte: je verdiensten uit je zaak worden belast via je personenbelastingen. Denk ook aan gemeentebelastingen die ongeveer 7% van de verschuldigde belastingen bedragen.

Om een vennootschap op te richten volg je deze 7 stappen:

Een NV verplicht een startkapitaal van € 61.500. Om een BV of CV op te richten, stel je een financieel plan op. Daarin vermeld je onder andere waar je de financiering vandaan haalt, je prognoses voor inkomsten en uitgaven, en de geprojecteerde balans voor de komende 2 jaar. 

Voor sommige vennootschapsvormen zoals een BV, CV of NV is een dubbele boekhouding verplicht. Een accountant houdt die nauwkeurig voor je bij. Voor een CommV of VOF kan je ook zelf je (enkelvoudige) boekhouding doen.

Als een notariële akte verplicht is, leg je samen met eventuele vennoten en je financieel plan de statuten vast bij de notaris. Die maken deel uit van de oprichtingsakte die de notaris voor je opmaakt. Voor de oprichting van een CommV of VOF is een onderhandse akte voldoende.

De notaris zal een uittreksel van de akte neerleggen bij de rechtbank en laten publiceren in het Belgisch Staatsblad. 

Daarmee identificeren overheidsdiensten jouw onderneming. In de KBO – de centrale databank die alle basisgegevens van Belgische ondernemingen verzamelt – staan verschillende gegevens zoals het vestigingsadres, de naam, het bankrekeningnummer en de voornaamste activiteiten.

De meeste vennootschappen zijn btw-plichtig en hebben daarom een actief btw-nummer nodig. Zo breng je de Belgische btw-administratie op de hoogte van allerlei informatie zoals je bankrekeningnummer, je verwachte jaarlijkse omzet en welke btw-regeling je verkiest (kwartaalaangiften, vrijstellingsregeling, of een andere regeling).

Ook bij vennootschappen is btw-plichtig zijn niet hetzelfde als btw moeten aanrekenen aan klanten. Voor kleine vennootschappen en eenmanszaken bestaat er een btw-vrijstelling. Je vennootschap blijft in dat geval btw-plichtig, maar rekent klanten geen btw aan. Tegelijk kan je geen btw terugvorderen van aankopen die je dat kwartaal hebt gedaan. 

Vennootschappen met rechtspersoonlijkheid zijn verplicht om zich aan te sluiten bij een sociaal verzekeringsfonds, ten laatste drie maanden na de neerlegging van de oprichtingsakte. Je betaalt daarna jaarlijks een vennootschapsbijdrage. Daarnaast moet je ook jezelf als zaakvoerder, bestuurder of werkende vennoot aansluiten. Hiervoor ontvang je elk kwartaal een afrekening.

In de meeste gevallen kost de oprichting van een vennootschap meer dan een eenmanszaak. Je hebt namelijk 8 kostenposten:

• Het ondernemingsnummer aanvragen kost € 105,50 (tarieven 2024)
• Het btw-nummer activeren kost € 60 (tarieven 2024)

Voor de meeste vennootschapsvormen is een startkapitaal geen verplichting meer. Voor een NV wel. Daarvoor stort je € 61.500 op een geblokkeerde rekening. Voor vennootschappen met beperkte aansprakelijkheid zoals een BV moet je aantonen in je financieel plan dat je minstens 2 jaar kan overbruggen. 

De expertise en de prestaties van je accountant of financieel adviseur kosten geld, maar zijn vaak cruciaal in de eerste fase van je startup. Voor een BV of NV is een boekhouder zelfs verplicht. Naast inboeken van facturen, opvolging van je btw-administratie en fiscale optimalisaties helpt een boekhouder je ook met je financieel plan. Een belangrijk document dat de levensvatbaarheid van je zaak in de eerste twee jaar bewijst.

Om een NV, BV en CV op te richten ga je langs bij de notaris om een officiële akte te laten opmaken. Voor een VOF of CommV is dat niet nodig en volstaat een onderhandse akte. De notaris zorgt ook voor de registratie van de akte bij de bevoegde instanties. De richtprijs hiervoor is € 1.000.

Na de neerlegging van de akte bij de griffie van de ondernemingsrechtbank, wordt een uittreksel in het Belgisch Staatsblad gepubliceerd. Dat kost ongeveer € 430, inclusief de neerlegging bij de griffie (tarieven 2024).

Als je onderneming actief is in de voedingssector, muziekindustrie of de bouw, heb je vaak bepaalde vergunningen of licenties nodig. Die kosten variëren afhankelijk van je activiteiten en de plaats waar je zaak is gevestigd. 

TIP: Begin vroeg genoeg met de aanvragen want de oplevering duurt meestal lang. Eenvoudige vergunning verkrijg je binnen enkele weken. De aanvraag van complexere vergunningen neemt verschillende maanden in beslag.

Extra pensioen opbouwen (via een VAPZ of Vrij Aanvullend Pensioen voor Zelfstandigen) is misschien geen verplichting, maar wel een goed idee. Het is ook een manier om je fiscaliteit te optimaliseren. 

Een Raad van Bestuur is verplicht voor een NV. De kosten daarvan hangen af van de grootte van je bedrijf en het aantal leden van de RvB. Het gaat meestal om vergoedingen voor de leden, vergaderkosten, reiskosten enz. Alles samen varieert dat tussen enkele duizenden tot enkele honderdduizenden euro’s per jaar.

Bij een eenmanszaak is het relatief simpel: alles wat je in je zaak verdient, hoort bij je privévermogen. Dat inkomen geef je jaarlijks aan bij de (personen)belastingen.

Voor een vennootschap ligt het complexer. Maakt je onderneming winst en wil je geld naar je privévermogen brengen, zijn dividenden een fiscaal aantrekkelijke optie. De definitie van een dividend is een belaste winst die een vennootschap uitkeert aan aandeelhouders. Die ontvangen dat dividend als nettobedrag. De vennootschap betaalt hiervoor 30% roerende voorheffing. De aandeelhouders moeten deze inkomsten niet aan te geven in hun personenbelasting.

Nadat je de vennootschapsbelasting hebt betaald, mag de vennootschap de winst als jaarlijks dividend uitkeren. Voor een BV en NV gelden daarvoor wel voorwaarden:

• BV: na een positieve dubbele uitkeringstest die de solvabiliteit en liquiditeit van de vennootschap bewijst.
• NV: wanneer het netto-actief positief is en niet negatief dreigt te worden.

Daarnaast is er ook het VVPR-bis-dividend dat je vennootschap na 4 jaar tegen 15% (i.p.v. 30%) roerende voorheffing mag uitkeren als er voldoende liquidatiereserve is. Een jaar later doe je beroep op de VVPR-ter-dividenden om uit te keren aan 5% roerende voorheffing. De voorwaarde is opnieuw dat er een liquidatiereserve is.

Het is nu nog niet aan de orde, maar je bent als startend ondernemer beter voorbereid. Een zaak stopzetten kan heel eenvoudig zijn (eenmanszaak) of heel wat administratie en kosten met zich meebrengen (vennootschap). 

Dat is heel eenvoudig, het gaat letterlijk in 1, 2, 3.

1. Je schrijft je uit bij de Kruispuntbank van Ondernemingen
2. Je laat je btw-nummer schrappen
3. Je brengt je sociaal verzekeringsfonds en ziekenfonds op de hoogte

Heb je op dat moment nog openstaande schulden of afschrijvingen, klop je best aan bij je boekhouder. Weet ook dat je sociaal verzekeringsfonds in bepaalde gevallen openstaande bedragen kan kwijtschelden.

Het einde van je eenmanszaak betekent niet altijd het einde van je ondernemerscarrière. Integendeel. In België starten heel veel freelancers bijvoorbeeld als zelfstandige in bijberoepen en kiezen daarvoor een eenmanszaak als ondernemingsvorm. Een eenmanszaak opstarten is namelijk goedkoop en administratief eenvoudig. 

Zodra de omzetten groeien, wordt een vennootschap een pak interessanter en stappen ze over. Hiervoor doe je het volgende: 

1. Kies je vennootschapsvorm
2. Richt je vennootschap op
3. Laan je eenmanszaak schrappen
4. Schrijf je vennootschap in
5. Pas je sociale bijdragen aan

Er bestaan 3 soorten ontbinding. Als eerste is er de vrijwillige ontbinding, bijvoorbeeld wanneer de werkende vennoot in de CommV terug in loondienst gaat werken en de zelfstandige activiteit stopzet. 

Ten tweede is er de gerechtelijke ontbinding op vraag van een vennoot of aandeelhouder, het openbaar ministerie, de kamer voor handelsonderzoek of een andere betrokken partij. De rechtbank zal zich hierover uitspreken. 

Een laatste soort is de ontbinding van rechtswege die automatisch gebeurt. Bijvoorbeeld omdat een van de vennoten in een VOF of CommV overlijdt of omdat de vennootschap maar voor een beperkte periode was opgericht.

Na de ontbinding volgt de vereffening, onder leiding van een vereffenaar. Die zal de activa verkopen, eventuele openstaande bedragen betalen of het saldo verdelen onder de aandeelhouders en vennoten. 

Het is voor jou nog toekomstmuziek, maar misschien komt het moment dat je startup uit z’n voegen barst er wel sneller aan dan je denkt. Een andere vennootschapsvorm kan dan ook nodig zijn om je zaak winstgevend en fiscaal interessant te houden. 

Van VOF naar BV? Van BV naar NV? Wat je ook kiest, er komt heel wat administratie bij kijken. Afhankelijk van de situatie zal je dit moeten doen:

• Een recente balans opmaken als basis voor een financiële audit.
• De Algemene Vergadering laten stemmen over de omvorming.
• De statuten aanpassen en indien nodig laten vastleggen in een notariële akte.
• De nieuwe statuten laten publiceren in het Belgisch Staatsblad.
• De btw-administratie, de RSZ, de belastingen en je bank op de hoogte brengen.

Een ondernemingsvorm kies je niet lukraak. Verdiep je in de verschillen en denk goed na over wat het beste bij je situatie en toekomstplannen past. Zo vermijd je heel wat kopzorgen.

• Een eenmanszaak is administratief eenvoudiger en goedkoper om te starten, maar beschermt je privévermogen niet tegen risico’s.
• Een vennootschap heeft rechtspersoonlijkheid, zorgt ervoor dat je niet hoofdelijk aansprakelijk bent, maar vraagt heel wat verplichtingen zoals een startkapitaal, dubbele boekhouding en verschillende belastingaangiftes.
• Alle inkomsten die je uit je eenmanszaak haalt, zijn meteen jouw verdiensten. Bij een vennootschap haal je op verschillende manieren geld uit je zaak zoals via lonen, dividenden, liquidatiereserves enz.

Van bij de start advies inwinnen is altijd een goed idee. Steek daarom je licht op bij fiscaal adviseurs, accountants of notarissen. Zo voorkom je onaangename verrassingen in de toekomst.