Offertes maken als een pro: tips en voorbeelden.

Met de offertesoftware van Teamleader Focus maak je snel offertes aan met je eigen logo, kleuren en lettertype. Dankzij de overzichtelijke verkooppijplijn(en) volg je offertes makkelijk op, zodat je nooit meer een verkoopkans laat liggen. Probeer het nu 14 dagen gratis, zonder kredietkaart. 

Verwar een offerte niet met een proforma factuur. Hoewel beide documenten worden gebruikt om een klant vooraf te informeren over prijzen en mogelijke voorwaarden, zijn zij niet hetzelfde: 

• Een offerte heeft als doel de klant te overtuigen om tot aankoop over te gaan. De opmaak van een offerte kan je meer vergelijken met een brief dan met een factuur. Soms zit er zelfs een begeleidende brief bij. 
• Een proforma factuur wordt ingezet als de deal al gesloten is. Je kan daarmee een verkoopvoorstel specificeren zodat de klant eventuele wijzigingen kan aanvragen. Het lijkt qua opmaak en inhoud meer op een normale factuur en bovenaan het document staat duidelijk ‘proforma factuur’ aangegeven. 

Het is duidelijk: een goede offerte is onmisbaar. Maar waar moet je beginnen? Wij leggen je uit welke belangrijke elementen een offerte moet bevatten en hoe je in vijf stappen een goede offerte maakt. Ook bespreken we een paar tools voor het opstellen van je offerte. Ga jij voor een offerte in Excel of kies je voor het gemak van offertesoftware? 

Voor het opstellen van een offerte zijn een aantal onderdelen essentieel:

• Je bedrijfsgegevens (naam, adres, btw-nummer en bankrekening);
• de gegevens van je klant;
• een offertenummer, zodat je de offerte makkelijk verder kan opvolgen;
• de datum en geldigheidsduur van de offerte;
• je prijzen (vast of variabel) en je btw-tarieven;
• een omschrijving van wat je precies levert tegen de genoemde prijs;
• algemene voorwaarden van de offerte – ook wel ‘de kleine lettertjes’ genoemd;
• hoe de klant akkoord kan gaan.

1. Zorg voor een complete offerte. Controleer of je offerte alle benodigde informatie bevat. Als je kiest voor een offertetool zoals Teamleader Focus kan je dit vlot afvinken. De software vult namelijk jouw bedrijfsgegevens en die van je klant automatisch in en zorgt ervoor dat je geen belangrijke onderdelen overslaat. En als je wat verandert in het crm, worden de klantgegevens automatisch geüpdatet.
2. Geef je offerte een mooi ontwerp. Een mooie offerte met je eigen logo, kleuren en lettertype trekt de aandacht en komt professioneel over. Dit kan je natuurlijk zelf opmaken in Word of Excel of je laat offertesoftware het werk uit handen nemen. 
3. Zorg ervoor dat je offerte niet alleen mooi, maar ook overzichtelijk is. Dit geeft de klant meteen een goede indruk van jouw werkwijze. Heb je veel te vertellen? Verwerk dan niet alles in één document, maar voeg een begeleidende brief toe aan je offerte.
4. Controleer je tekst niet alleen op spel- of grammaticale fouten, maar ook op leesbaarheid. Zorg voor een heldere tekst, zonder ellenlange zinnen of onnodig ingewikkeld vakjargon. Een warme toon is prettig, maar vermijd een amicale toon: dit kan klanten tegen de borst stoten. 
5. Geef voldoende details. Hoe meer details je geeft, hoe beter de klant jouw voorstel begrijpt. Leg uit wat de klant exact kan verwachten, wanneer je iets verwacht op te leveren, welke producten of goederen nodig zijn … Zo help je de klant een duidelijk beeld te vormen en voorkom je verwarring, misverstanden of teleurstelling. 

Zorg dat je op de hoogte bent van alle wetgeving over offertes. Tenslotte is het wel zo prettig om te weten of je wettelijk gebonden bent aan de offerte die je uitgeeft. Of wat je moet doen als een klant na ondertekening de offerte annuleert…  

Werk je graag met Word of Excel? Dan is het begrijpelijk dat je overweegt om je offertes daarmee te maken. Met Word of Excel kan je makkelijk een standaardsjabloon aanmaken om deze vervolgens steeds opnieuw in te zetten. Daarbij heb je het programma waarschijnlijk al tot je beschikking. 

Met alle bovenstaande tips kan je zeker in Word of in Excel een goede offerte maken. Toch kleven hier wel enkele nadelen aan:

• Het is tijdrovend. Iedere offerte moet je handmatig aanmaken. Zodra je veel offertes per maand moet versturen, kost dit klusje wel erg veel tijd. 
• Een handgemaakte offerte is foutgevoeliger. Waar mensen werken, worden fouten gemaakt. Maar als dit in een offerte voorkomt, kan dit vervelende gevolgen hebben. Helemaal als de klant de offerte al geaccepteerd heeft. 
• Het verwerken van een groot aanbod van producten of diensten kan complex zijn. Een simpele offerte opstellen is zo gedaan. Maar zodra jouw aanbod van diensten en/of producten verder uitbreidt, kan het ingewikkeld worden om deze handmatig te verwerken. En dat is, wederom, tijdrovend. 

Met gespecialiseerde offertesoftware zoals Teamleader Focus vermijd je alle bovenstaande nadelen. Je maakt makkelijk en snel een professionele offerte. En dankzij de koppeling met facturen, crm en projecten run je je zaak op één plek. Dat is pas efficiënt. 

Niemand houdt van dubbel werk. En al helemaal niet als dat betekent dat je het warme water opnieuw moet uitvinden. Baseer je daarom op bestaande, succesvolle voorbeelden. Pas de nodige gegevens aan en verstuur binnen de kortste tijd het prijsvoorstel. In onze blogpost ‘Zo maak je de ideale offerte: voorbeelden en templates’ vind je een voorbeeld volgens de regels van de kunst mét downloadbare templates. 

Haast en spoed is zelden goed, maar als het om een offerte gaat, kan je maar beter meteen in actie komen. Als jij een offerteaanvraag ontvangt, heb je een grote kans dat je concurrentie dezelfde aanvraag heeft gehad. Reageer dus zo snel mogelijk.

• Laat meteen weten dat je de aanvraag goed hebt ontvangen en je hen zo snel mogelijk een offerte bezorgt.
• Geeft de klant een specifieke deadline mee? Respecteer die dan ook. De eerste afspraak al verbreken nog voor jullie samenwerken, is geen goede start. Staat er geen termijn? Geef dan zelf aan wanneer de contactpersoon jouw offerte mag verwachten.
• Neem de dag na het versturen van de offerte contact op met de klant en check of er nog vragen zijn. 

Snelheid is cruciaal, maar ook niet alles. Het heeft weinig zin om al na 1 minuut een offerte te versturen als die vol fouten staat. Stel dus met zorg je offertes op.

De meeste bedrijven maken hun offertes als de klant al lang en breed naar huis is. Maickel Kinnaer – eigenaar van de Slimme Jongens – en zijn collega’s, pakken dat anders aan. Zij stellen de offerte op tijdens een adviesgesprek met de klant. Dankzij de software van Teamleader Focus kan dit snel én foutloos.

Oké, oldskool heeft z’n charmes. Maar wanneer je een halve dag verliest met het zoeken naar een envelop, inktcartridges en postzegels om een offerte te versturen, is de lol er snel vanaf.

Steeds meer ondernemers maken dan ook gebruik van een tool zoals Teamleader Focus, waarmee je in 4 stappen makkelijk online een offerte opstelt, verstuurt én opvolgt:

1. Je maakt efficiënt offertes aan in je eigen stijl, inclusief logo. Dit kan je ook toepassen op je facturen, bestelbonnen of andere officiële documenten. Je voegt makkelijk verschillende lay-outvarianten en algemene voorwaarden toe. Daarnaast vult Teamleader Focus automatisch jouw gegevens en die van de klant in. Je selecteert met gemak de juiste kostprijs en het btw-tarief voor je dienst of product.
2. Via Teamleader Focus verstuur je de offerte naar de klant. In de begeleidende tekst geef je, indien nodig, nog wat extra uitleg of schrijf je een persoonlijke boodschap.
3. Zodra de klant je offerte opent, ondertekent, of feedback geeft, krijg je een melding. En via een overzicht volg je alle verzonden, geaccepteerde en geweigerde offertes op.
4. Zodra je offerte is aanvaard, zet je die in enkele klikken om in een project en vervolgens een factuur.

Wist je dat offertes met het vernieuwde Cloudsign-platform twee keer zo snel worden ondertekend dan offertes via e-mail? En daar blijft het niet bij. Teamleader Focus voorspelt ook je omzet en automatiseert je verkoopproces: verschuif een verkoopkans naar een volgende fase en krijg een reminder met de volgende stap die je dient te nemen.

Online-offertes hebben het effect van een Instagramfilter: een mooi resultaat zonder al te veel inspanningen. Maar naast de professionele opmaak van een offerte zijn er nog veel meer voordelen:

1. Het proces verloopt sneller. De effectieve ondertekening van een papieren offerte vraagt véél tijd en vertraagt processen. Een snelle offerte verhoogt de kans op een positieve reactie en dus op meer inkomsten.
2. Goedkoper dan papieren offertes. Een papieren offerte is niet alleen wat achterhaald, het kost je onderneming ook geld. Denk aan papier, enveloppen, postzegels, inkt … Om nog maar te zwijgen over concurrenten die sneller schakelen en zo meer opdrachten binnenhalen. Een online-offerteplatform is een stukje goedkoper. En hoeveel offertes je ook verstuurt, de prijs blijft toch gelijk.
3. Efficiënte opvolging. Met een tool als Teamleader Focus weet je precies of iemand je offerte al bekeken of ondertekend heeft, waardoor je leads gericht kan opvolgen.
4. De klant kan snel reageren. Bij online-offertes kunnen klanten rechtstreeks feedback geven; jij krijgt meteen een melding.
5. Altijd en overal toegankelijk. Je klant kan op elke plaats en op elk moment je offerte bekijken op een smartphone, tablet of computer.

Tel die vijf voordelen bij elkaar op en het is duidelijk dat online-offertes je omzet boosten en dus een positieve impact hebben op je cashflow.

Laurent Debaere, oprichter en zaakvoerder Berdea, bespaart veel tijd met Teamleader Focus: