Nieuwe wetgeving voor herinneringskosten: wat moet je weten als kmo?

De eerste herinneringsbrief is gratis: als leverancier mag je dus geen kosten meer in rekening brengen voor de eerste herinneringsbrief aan particuliere klanten die te laat betalen. Deze nieuwe regeling is bedoeld om consumenten te beschermen tegen niet of te laat betaalde facturen en de onredelijke kosten die dat met zich meebrengt.

Na een eerste herinneringsbrief hebben klanten 14 dagen de tijd om te betalen. Bij een tweede herinnering mogen leveranciers wel kosten aanrekenen, maar op dat bedrag zit een plafond.

Is het verschuldigde saldo lager dan of gelijk aan 150 euro? Dan mag je maximaal 20 euro aanmaningskosten aanrekenen.

Voor een bedrag tussen 150 en 500 euro is dat maximaal 30 euro, met daarbovenop 10 procent van het verschuldigde bedrag. Heeft je klant bijvoorbeeld een achterstallige factuur van € 500, dan mag je daar € 80 aanmaningskosten voor rekenen: € 30 + (10% van € 500).

Ligt het bedrag hoger dan 500 euro, dan wordt dat 65 euro en 5 procent, met een maximum van 2.000 euro. Voor een achterstallige factuur van € 1000 betekent dat een aanmaningskost van € 110: € 65 + (5% van €1000).

Voor nieuwe contracten gelden deze nieuwe regels vanaf 1 september 2023. Voor contracten die al voor 1 september zijn overeengekomen, heb je nog tot 1 december om ze aan te passen.

Neem de tijd om je algemene verkoopvoorwaarden grondig te bekijken en waar nodig aan te passen vóór 1 september. Vermeld duidelijk dat de eerste herinneringsbrief kosteloos is. Doe je dat niet, dan kan je niets van de extra kosten recupereren die je maakt om wanbetalers aan te sporen.

Pas ook de punten aan in je contracten die verwijzen naar vergoedingen, verwijlinteresten en andere invorderingszaken om overeen te stemmen met de nieuwe wetgeving.

Breng je klanten tijdig op de hoogte van de veranderingen in de betalingsvoorwaarden en wat er gebeurt als ze niet betalen. Transparante communicatie voorkomt misverstanden.

Bovendien ontbreekt een juridische basis voor incassokosten als de voorwaarden niet zijn aangepast.

Laat ze daarom ook weten dat ze na ontvangst van een eerste aanmaning 14 dagen de tijd hebben om te betalen. Moet je na die periode een tweede herinnering sturen? Dan mag je wel een (beperkte) kost aanrekenen.

Wanneer je je voorwaarden niet aanpast aan de nieuwe regelgeving, kan je geen intrest eisen of invorderingsstappen ondernemen. Oftewel: je hebt geen poot om op te staan. Je riskeert bovendien controles en sancties van de economische inspectie.

Pas dus op tijd je algemene voorwaarden aan, breng je klanten op de hoogte en bescherm je onderneming tegen onnodige kosten en juridische problemen. Je bent niet alleen wettelijk verplicht om deze nieuwe regels te volgen, het is ook essentieel voor het behoud van een gezonde cashflow en bedrijfsvoering.