Nieuwe planning: "We willen eigenlijk dat onze klanten er zo min mogelijk tijd aan besteden.”

Toen vertelde je ons uitgebreid over de nieuwe projecten in Teamleader Focus. Je hintte al naar wat er na het hele projectgebeuren op de roadmap stond. En daar ga je me vandaag meer over vertellen?

Servaas: Dat klopt. De laatste maanden hebben wij met het team hard gewerkt aan een compleet nieuwe planningsmodule.

Rosalie: Hallo! Ik ben Customer Success Manager bij Teamleader Focus. Dit houdt in dat ik onze klanten ondersteun zodat zij alles uit Teamleader Focus kunnen halen. Ik ben er vandaag bij om uit te leggen hoe wij als team onze klanten zullen helpen met het goed implementeren van de nieuwe planningsmodule.

Servaas: We hadden er altijd al een, maar merkten dat die nog heel veel gebreken had. Uiteindelijk hebben we, net als bij de Projectenmodule, besloten om van nul te starten en de module volledig opnieuw te bouwen. Vanaf een bepaalde grootte zagen we dat veel van onze klanten vaker werk inplannen. Dan hebben ze een goed overzicht nodig over de beschikbare capaciteit en wat er al is ingepland. En dat overzicht was er niet in de oude planningsmodule.

Als je team groeit en de workload ook, is het niet meer optimaal om mondeling af te spreken wie wat doet en wanneer. Dan is er nood aan een planningssysteem. En dat is de belangrijkste reden dat we deze module hebben ontworpen.

Servaas: Onze klanten willen vooral het overzicht bewaren, eenvoudig taken inplannen en werk herplannen.

In de eerste plaats willen ze overzicht houden over de beschikbaarheid van hun team. Stel er komt een grote lead binnen, dan moet je kunnen zien wanneer je dat project kan opleveren. Met dat overzicht kan je meteen zien wat de werklast van het team is, en weet je of bepaalde collega’s of teams nog ruimte hebben voor extra werk.

De tweede uitdaging is het inplannen van werk. We willen het makkelijk maken voor onze klanten om werk te vinden door te filteren op verschillende eigenschappen en dat werk vervolgens te koppelen aan de juiste collega. Op die manier kan je eenvoudig en snel het juiste werk bij de juiste persoon inplannen.

Ten slotte is het heel belangrijk dat je dingen kan herplannen. Shit happens. Er kan iemand ziek uitvallen of een deadline loopt uit. Dan moet je kunnen schuiven met je werk, zonder dat andere projecten in de problemen komen. Makkelijk projecten kunnen herplannen is dus een must.

Servaas: Met de nieuwe planning kan je ook de totale capaciteit zien. Je kan een capaciteitsoverzicht per gebruiker zien, maar je hebt ook zicht op de capaciteit van je volledige bedrijf, en je kan zelfs inzoomen op een of meerdere teams. Net daar wordt het interessant: je kan voor een bepaalde afdeling zien hoeveel beschikbaarheid daar nog is of dat je taken moet verschuiven.

Rosalie: In tegenstelling tot andere tools, zit je volledige flow bij Teamleader Focus in één systeem. Je maakt en verstuurt je offerte in Teamleader, zet die vervolgens om naar een project en vertaalt dat naar de operationele taken die moeten gebeuren. En vanaf nu kan je dat werk dus ook gemakkelijk inplannen binnen Teamleader. Na afloop van je project (of tijdens!) factureer je je werk natuurlijk ook vanuit Teamleader.

Doordat alles in één platform zit, heb je een beter overzicht. Als je in verschillende tools werkt, moet je informatie dubbel ingeven en dat zorgt niet alleen voor extra werk, maar vergroot ook de kans op foutjes. Door alle informatie binnen Teamleader Focus te houden werk je efficiënter, heb je meer overzicht en verklein je de foutmarge.

Servaas: Het kan vast geen kwaad om nog een keer het gebruiksgemak te benadrukken van het plannen en vooral het hérplannen van taken. Wanneer er iets onverwachts gebeurt – je collega is ziek, een ander project loopt uit… – moet er geschoven worden met werk. Dat moet snel en simpel kunnen.

Wij zijn heel trots op onze planningsmodule, maar we willen eigenlijk dat onze klanten er zo min mogelijk tijd aan besteden.

Servaas: Met simpele drag & drop functionaliteiten kunnen gebruikers gemakkelijk taken plaatsen in de planning van hun collega’s. Een ander belangrijk aspect is dat de lay-out altijd aanpasbaar is. Je kan je overzicht eenvoudig filteren op de mensen of teams die voor jou belangrijk zijn. Daarnaast kan je de schaal van tijd aanpassen om zo meer of minder dagen te zien. Je kan ook dagen en personen uitklappen om meer details te zien.

Het belangrijkste hierbij is dat we rekening houden met verschillend gebruik. Wil je veel informatie zien, dan kan dat. Wil je een high-level overzicht zien zonder overweldigd te worden door alle details, kan dat ook. Dat is de balans die we proberen te maken: de tool bepaalt niet hoe jíj moet werken. Jij werkt op je eigen manier en de tool past zich aan.

Servaas: Veel van onze klanten vertrouwden voor hun planning nog op complexe Excel of Google Sheets. Ze werkten dus met verschillende, losstaande spreadsheets die niet met elkaar praten en ook niet gelinkt zijn aan Teamleader Focus. Lees: onnoemelijk veel manueel werk en er sluipen gegarandeerd fouten in.

Dus wat levert onze planning op voor organisaties? Tijd! En vrije handen! Want al het werk dat je handmatig moest doen in spreadsheets wordt overgenomen (en gestroomlijnd) door onze planningsmodule. En dan kan jij je bezighouden met meer waarde creëren voor je klanten.

Rosalie: Onze planningsmodule draait om het inplannen van mensen. Dus in de eerste plaats is dit handig voor organisaties die hun tijd verkopen, factureren op uurbasis, die een dienst verlenen.

De grootte van de organisatie is ook een factor. Hoe meer mensen er werken, hoe meer er gepland moet worden natuurlijk. Vanaf 5 á 6 gebruikers merken wij dat projecten nog maar moeilijk te bolwerken zijn zonder planningsmodule. Maar ook kleinere teams met veel projecten geven aan dat zij merkbaar voordeel halen uit de Planning.

In principe kan elke industrie gebruikmaken van Planning, zolang je op regelmatige wijze werk op mensen moet inplannen.

Rosalie: Dat begint allereerst bij ons intern. Al onze Support teams worden getraind door het Product team, zodat we de Planning binnenstebuiten kennen.

Vervolgens moeten onze klanten ons altijd kunnen vinden. Ik moet makkelijk bereikbaar zijn als contactpersoon, of ze kunnen hun vragen via de chat stellen.

Maar vaak willen mensen het ook op eigen houtje ontdekken. Dan willen ze niet per se een meeting plannen met mij of wachten* op ondersteuning. Dus we hebben een uitgebreid aanbod aan nuttige supportartikelen en korte how-to-video’s waar we je door de module loodsen. En we organiseren ook webinars om op grote schaal een demo te geven en vragen te beantwoorden.

Je kan dus op elk moment zelf op zoek naar informatie, maar we zijn er natuurlijk altijd voor 1 op 1 ondersteuning.

*Wachten is relatief: gemiddeld krijg je bij Teamleader binnen de 3 uur antwoord op je vragen.

Rosalie: Ik zou aanraden om op vaste momenten je planning te bekijken met het hele team. Een moment waar je kort stilstaat bij de vraag: “Wat staat er gepland?" "Is dit nog haalbaar?” Zo zorg je dat het hele team op de hoogte is van wat er gaat gebeuren.

Zo kan je problemen vroeg spotten en er iets aan doen. Dat is echt belangrijk, want onverwachte dingen gebeuren altijd. Maar “bad news early, is good news”. Het gaat erom dat je makkelijk kan omspringen met onverwachte gebeurtenissen.