Onbetaalde facturen: in 3 stappen naar een oplossing voor openstaande facturen

Wees proactief. De beste manier om geen openstaande facturen te hebben, is natuurlijk je klanten vooraf te laten betalen. Bij dienstenleveranciers ligt dit echter moeilijker dan bij verkopers van goederen, omdat het totale factuurbedrag vaak pas na het leveren van de dienst bekend is. Ook hier kan je werken met tussentijdse facturen, of voorschotten vragen. Of pak het wat creatiever aan en geef je klanten een kleine korting wanneer ze vooraf betalen. Vergeet in dat geval niet om de juiste kortingsvoorwaarden in je algemene voorwaarden op te nemen.

In de algemene voorwaarden kan je trouwens nog heel wat meer maatregelen tegen wanbetalers opnemen. Vooreerst kan je de vervaldatum aankondigen en ook welke nalatigheidsinteresten en aanmaningskosten de klant mag verwachten als hij of zij niet tijdig betaalt. Al gehoord van een eigendomsvoorbehoud? Dankzij deze clausule blijf je eigenaar van de geleverde goederen totdat je de volledige prijs ontvangen hebt.

Bij een levering van diensten zonder bijbehorende goederen biedt een eigendomsvoorbehoud dan weer geen redding. En een klant met betalingsmoeilijkheden betaalt eerst de meest dringende schulden (vb. energieleveranciers). Je vormt je dus best een beeld van de financiële situatie van een mogelijke klant. De jaarlijkse balansen, gratis raadpleegbaar via www.nbb.be, geven je al een eerste idee. En verder kan je ook via een gespecialiseerd handelsinformatiekantoor zicht krijgen op de financiële toestand van ondernemingen.

Wacht tot slot niet te lang om een overzicht van je gewerkte uren door te sturen, en doe dit op regelmatige basis. Als de klant te lang wacht om overzichten of facturen te betwisten, dan mag je er van uitgaan dat hij of zij er mee instemde. Om elke discussie te voorkomen, kan je zelfs per gewerkte dag de gepresteerde uren laten ondertekenen.

Wat als de vervaldatum op één van je facturen verstreken is? Elke ondernemer heeft hier wat zijn eigen aanpak. Sarah, een logopediste, moet bijvoorbeeld bij elke sessie sommige klanten eraan herinneren dat de vorige factuur nog niet is betaald. Als zij haar cliënten uitlegt dat zij ook haar maandelijkse factuur moet kunnen betalen, tonen de meeste cliënten meteen begrip en gaan ze snel over tot betaling.

Een vriendelijke herinnering is de beste eerste stap. Je vraagt beleefd per brief, email, Whatsapp … om het openstaande bedrag te vereffenen. Bij deze eerste invorderingspoging hoeft je de commerciële relatie dus nog niet meteen te verzuren met dreigementen en juridisch jargon. De factuur kan immers ergens verkeerd beland zijn, per ongeluk uit het oog verloren zijn, of er kan iets misgelopen zijn bij de betaling. In sommige gevallen is de klant niet akkoord met de aangerekende uren of prijzen. In dat geval neem je best snel contact op met je klant om een schikking te treffen, met een schriftelijke bevestiging achteraf. Nog een essentiële tip: verstuur je betalingsherinneringen consequent en tijdig, bijvoorbeeld enkele dagen na de vervaldatum.

Als de vorige betalingsherinnering, extra telefoontjes of zelfs een bezoek ter plaatse niets oplevert, is het tijd voor een echte aanmaning oftewel een juridische “ingebrekestelling”. Je verstuurt deze best aangetekend met ontvangstmelding (om bewijsredenen) en met een kopie van de bewijsstukken in bijlage.

In de aanmaning kondig je aan dat je het volledige bedrag binnen bijvoorbeeld 5 werkdagen op jouw rekening verwacht. Vermeld ook dat het dossier anders aan een incassobureau, deurwaarder of advocaat wordt overgemaakt en dat de klant zal instaan voor deze kosten. Je kan bovendien nu al de aanmaningskosten doorrekenen volgens je algemene voorwaarden. Moet je nog bijkomende goederen of diensten leveren aan de klant? In dat geval kan je je verplichtingen uitdrukkelijk “on hold” zetten in afwachting tot aflossing van de bestaande schuld.

Veel ingebrekestellingen bevatten ook de vraag of de klant een afbetalingsplan overeen wil komen, in welk geval hij deze wens binnen X aantal dagen moet meedelen. Als je zo’n afbetalingsregeling treft, voorzie dan dat je het totaalbedrag terug opeist als het plan niet wordt nageleefd. Laat de klant tot slot het afbetalingsplan schriftelijk ondertekenen.

Bereiken al deze mogelijkheden uiteindelijk niet hun doel? Dan kan je de externe hulp inschakelen van een incassobureau, een gerechtsdeurwaarder of een advocaat. Het voordeel van incassobureaus is dat velen werken met een “no cure no pay”-systeem. Anderzijds maakt een aanmaningsbrief via een gerechtsdeurwaarder of advocaat vaak nog wat meer indruk, en hebben ze ook de mogelijkheid om de klant te dagvaarden. Een advocaat kan bovendien bemiddelen en je belangen verdedigen tot in de rechtbank.

Helaas, het ultimatum in je aanmaningsbrief heeft geen indruk gemaakt. Mogelijk heb je zelfs – tevergeefs – aanmaningen laten sturen en proberen bemiddelen via een advocaat en/of incassobureau. Bij belangrijke klanten zou je nog een tweede ingebrekestelling kunnen sturen, maar dit is juridisch niet vereist en wellicht gewoon tijdverlies. Bovendien geef je hiermee een zwak signaal: je voegt de daad niet bij het woord.

Er rest je dan nog één reddingsboei: een procedure voor de rechtbank van koophandel van het rechtsgebied dat in je algemene voorwaarden staat. Geeft de rechter en advocaat je gelijk, dan kan een gerechtsdeurwaarder met dit vonnis de klant dwingen tot betaling, desnoods met beslaglegging op zijn goederen. Schrik echter niet als het geld pas ruim een jaar later op je rekening staat en besef dat het kostenplaatje niet min is (dagvaarding, rolrecht, advocaat, …).