Lemon Companies: "Teamleader hielp ons financieel groeien"

Wie? Laurent Janssens, Operations Director bij Lemon Companies
Wat? Digital web design & development
Teamleader sinds? September 2013
Modules? CRM, projectmanagement en facturatie
Uitdaging? Een beheersysteem voor het volledige bedrijf, een vereenvoudigde boekhouding en geoptimaliseerde timetracking voor meer factureerbare uren.

Lemon bouwt gebruiksvriendelijke websites en apps die er daarnaast ook nog eens goed uitzien. Als IT-partner lanceren ze graag creatieve en innovatieve ideeën op vlak van software en platformen. Laurent Janssens, operations director bij Lemon Companies, legt uit waarom een gebruiksvriendelijke tool als Teamleader zo belangrijk is in een bedrijf dat meer dan 20 gebruikers en een pak kennis over software heeft.

“Teamleader wordt vaak gebruikt in de IT-sector. Een groot deel van het team kende de tool al uit vorige werkervaringen. Het is ideaal voor groeiende ondernemingen, want Teamleader bevat gebruiksvriendelijke basisfunctionaliteiten die je makkelijk kan aanvullen met plug-ins naar keuze.”

Lemon is flink gegroeid. De zaken gingen goed, maar niet op vlak van sales management en administratie. “Vóór Teamleader verliepen onze werkprocessen behoorlijk ad hoc en ongestructureerd. Er kwamen veel leads binnen, maar toch gingen potentiële klanten verloren omdat we hen niet degelijk opvolgden. Wanneer collega’s op vakantie gingen of met een overvol schema kampten, was het moeilijk om taken of leads aan elkaar door te geven. We hadden geen inzicht in de contactgeschiedenis. De CEO verloor daardoor heel wat tijd met opvolging en eenvoudige administratieve taakjes. Het was dus dringend tijd om een beter systeem te vinden.”

Door het verkoopproces terug te brengen naar vijf fases, kreeg Lemon opnieuw overzicht. Niet vanzelfsprekend in een agency: sales zijn er vaak behoorlijk complex, offertes voer voor discussie en heel wat wijzigingen.

Een kennismakingsgesprek werd een belangrijke stap binnen het verkoopproces. “We willen voldoende informatie hebben om een voorstel op maat te creëren. Natuurlijk zijn we nog steeds bereid om verschillende ideeën voor te stellen of de offerte verder te verfijnen in een latere fase… maar we willen niet urenlang debatteren over één deal. Tijdens een verkennend gesprek kunnen we meteen nagaan of we prospecten daadwerkelijk kunnen helpen én krijgen we een duidelijk beeld van wat ze precies verwachten.”

Een aanvaarde offerte wordt meteen omgezet in een project dat gelinkt is aan het juiste contact. Het volledige team kan daardoor makkelijk tijd registreren die ze aan klanten en taken besteden. “Projecten zijn we intern veel efficiënter gaan inzetten. We hebben nu een beter overzicht van het budget en de tijd die we aan elk project spenderen. Dankzij de timetracking kunnen we ook betere tijdsinschattingen maken. Op extern niveau gebruiken we dan weer de projectmodule om de status van projecten met klanten te delen.”

Laten we eerlijk zijn: niemand is tuk op tijdsregistratie. Toch moet het voor projectgerichte agencies nu eenmaal gebeuren, want met timetracking kunnen ze elke declarabele minuut factureren en daardoor een beter rendement behalen.

Laurent slaagde erin om zijn team daarvan te overtuigen. “De collega’s maken een weekschema van hun taken, die gelinkt zijn aan projecten. Ze weten op voorhand hoeveel tijd ze voor hun verschillende verantwoordelijkheden moeten vrijhouden en zodra ze klaar zijn, markeren ze een taak als voltooid. Ze hoeven daardoor niet elke seconde minutieus bij te houden en hebben tegelijk een gedetailleerd overzicht van elkaars kalender.”

Lemon is een grote fan van Teamleaders Marketplace, waar je een ruim aanbod van integraties vindt om je favoriete tools met elkaar te combineren. Ze gebruiken graag de handige synchronisatie tussen hun agenda in Teamleader en Google Calendar en ook het financiële aspect wordt beter opgevolgd met behulp van integraties.

Iedereen in het bedrijf is een grote fan van de integratie tussen Teamleader en Yuki. Yuki zorgt voor automatische documentherkenning, waardoor de boekhouding in een digitaal archief bewaard kan worden. Daardoor kan je administratieve taken, zoals onkosten invoeren, makkelijk digitaliseren.

“Dankzij de integratie met Yuki wordt ons verkoop- en administratieproces gelinkt aan onze boekhoudtool. Uitgaande facturen worden automatisch gesynchroniseerd en de betaalstatus wordt meteen in Teamleader aangepast wanneer een factuur in Yuki wordt ingeboekt. We maakten ook het onderscheid tussen de verschillende departementen van onze groeiende onderneming duidelijker. We zien nu aan welke afdeling facturen gekoppeld zijn, wat de administratie verminderde en communicatie met de boekhouding aanzienlijk verbeterde.

Naast Yuki gebruikt Lemon ook de integratie met Mollie om online betalingen aan te bieden en het betaalproces zowel voor zichzelf als voor hun klanten te vereenvoudigen. Toch worden ze, net als elk ander bedrijf, wel eens geconfronteerd met klanten die facturen vergeten of negeren. Ze hoeven zich niet langer bezig te houden met talloze e-mails en telefoontjes om die openstaande facturen op te volgen, maar gebruiken de integratie met Unpaid om facturen automatisch te innen.

De positieve impact op hun cashflow is duidelijk - voor Lemon een goede reden om Teamleader te blijven combineren met andere nuttige tools.

De voorspoedige cashflow is niet enkel het resultaat van integraties. “We gebruiken ook maandelijkse abonnementen voor automatische facturen, wat heel handig is als je recurrente facturen verstuurt. In ons geval is dat bijvoorbeeld voor de hosting van platformgebruikers. Met Teamleader leiden we die abonnementen in goede banen en dat maakt een verschil, want in vergelijking met vorige jaren verkopen we nu makkelijk twintig extra abonnementsformules per jaar. Als je weet dat dit vaak onze grootste klanten zijn, kan je je wel voorstellen dat dit een mooi verschil maakt op vlak van opbrengsten.

Dus, heeft een snelgroeiend, technologisch geavanceerd bedrijf baat bij toegankelijke software als Teamleader? Jazeker, en vooral op vlak van verkoopsbeheer, facturatie en boekhouding. Lemon zou de software niet meer kunnen missen.