Lean projectmanagement in 5 stappen

Projectmanagementsoftware waarmee je Lean projecten kan uitvoeren? Met Teamleader Focus beheer je je projecten zoals jij dat wilt (en niet andersom …). Dankzij het praktische kanban-overzicht optimaliseer je eenvoudig je workflow. En met de koppeling tussen je projectmanagement en de financiële flow heb je altijd zicht op je budget en geschatte winstmarge. Ontdek nu wat onze projectmanagementsoftware voor je kan betekenen.

Lean projectmanagement is projectmanagement gebaseerd op, jawel, de Lean methode. De Lean methode zet je in om efficiënter en effectiever te werken. 

De Lean methode: 

• Stelt de klant centraal. Je stemt alle processen af op de verwachtingen van de klant.
  
• Draait ook om de achterliggende vraag en onuitgesproken behoefte van de klant. Dus: waarom wilt een klant dit? Zijn er misschien andere behoeften die een klant niet benoemt, maar die je wel kan vervullen?
  
• Neemt alle processen onder de loep om verspilling te elimineren en efficiënter te werken. Zo creëer je kortere doorlooptijden, een betere workflow en hogere productiviteit en kwaliteit.
  
• Stimuleert de betrokkenheid van medewerkers. Je vraagt je medewerkers om mee te denken in de verbetering van de verschillende processen. Dit zorgt voor een hogere mate van betrokkenheid en verantwoordelijkheid. 

Als je je klant beter begrijpt, ben je beter in staat om je processen te optimaliseren en de verwachtingen te managen. Het resultaat: geen verspilling van tijd, middelen of materialen en een laserfocus op dat wat écht belangrijk is. 

Klinkt vaag? Als je de vijf stappen van Lean projectmanagement hebt doorgenomen niet meer! 

De Lean methode bestaat uit vijf stappen die je doorloopt om je werkprocessen te optimaliseren. 

Bij de Lean methode ga je ervan uit dat een werkproces voortdurend geoptimaliseerd kan (en moet!) worden. Door de stappen van de methode steeds opnieuw te herhalen, en de verwachtingen van de klant hierbij centraal te houden, blijf je onnodig werk reduceren. Het is dus geen rechte lijn met een begin- en eindpunt, maar eerder een cirkel.

In deze stap definieer je de klantwaarde. Ofwel: wie is je klant en waar ligt de behoefte van je klant? Dit kan een vraag zijn die je klanten concreet uitspreken, maar het kan ook een achterliggende behoefte zijn.

→ Wat is de gewenste uitkomst? Welke verwachtingen zijn er? Met een heldere definitie hiervan, kan je je project richten op wat écht belangrijk is.

Nu je weet wat de klant belangrijk vindt, ga je het huidige proces onder de loep nemen. Welke stappen zijn onmisbaar om de verwachte resultaten (stap 1) te leveren? Je kijkt hierbij naar alle bestaande processen van je project, denk aan: productieprocessen, communicatieprocessen of logistieke handelingen.

→ Waar zitten inefficiënties? Welke stappen voegen geen waarde toe? Definieer je knelpunten en verspilling.

Na het in kaart brengen van de knelpunten, ga je een flow creëren. Je werkt aan de beste oplossing voor een soepele doorstroming van het werk. Dat betekent: obstakels verminderen en taken naadloos op elkaar laten aansluiten. 

→ Welke stappen zorgen voor vertraging? Hoe zorg je ervoor dat processen elkaar vloeiend opvolgen? Richt je op waarde-toevoegende activiteiten en elimineer blokkades.

Deze stap is gericht op het verbeteren van je processen door het pull-principe te implementeren. Vaak wordt er gewerkt vanuit een push-principe. Dit betekent dat je vooraf een inschatting maakt van de behoefte van de klant en daarop de productie of werkzaamheden baseert. Lean draait dit om. In plaats van werk te ‘pushen’, start je processen pas als er een concrete klantvraag is (pull-principe).

→ Hoe zorg je ervoor dat werk pas start wanneer het écht nodig is? Door alleen te produceren of leveren op basis van klantvraag, voorkom je verspilling van tijd, materialen en middelen en vermijd je overproductie.

Lean is geen eenmalige optimalisatie. Je blijft continu verbeteren. Steeds opnieuw blijf je analyseren, verbeteren en verfijnen: zowel voor de klant als voor je eigen interne processen. Werk aan een cultuur van continue verbetering, waarin ook je teams op zoek gaan steeds slimmere en efficiëntere werkwijzen.

→ Welke kleine aanpassingen kunnen een groot verschil maken? Hoe stimuleer je je team om continu mee te denken in verbeteringen? Door steeds een stapje beter te worden, blijf je flexibel en klantgericht.

De Lean Six Sigma methode is een combinatie van Lean en Six Sigma. Lean richt zich op het elimineren van verspilling en het stroomlijnen van processen, terwijl Six Sigma draait om het verminderen van variatie en fouten.

Net zoals de Lean methode, werkt Lean Six Sigma in vijf fasen:

1. Define fase
2. Measure fase
3. Analyse fase
4. Improve fase
5. Control fase  

Leg de benaming van deze fasen maar eens naast de vijf stappen van de Lean-methode. Zie je de overeenkomsten?

Lean projectmanagement zorgt voor:

• Lagere kosten
  Doordat je onnodige en inefficiënte processen wijzigt of zelfs volledig schrapt, dalen je kosten.
  
• Hogere klanttevredenheid
  De Lean methode stelt de klant centraal. Doordat je werkwijze meer klantgericht wordt, is de kans groot dat je klanttevredenheid stijgt.
  
• Verbeterde efficiëntie
  Ieder proces wordt onder de loep gelegd en verbeterd. Je wijzigt of schrapt onnodige en inefficiënte zaken, waardoor je workflow blijft verbeteren en je efficiënter werkt. 
  
• Meer betrokken teamleden
  Lean moedigt je medewerkers aan mee te denken over mogelijke problemen en oplossingen. Dit vergroot de betrokkenheid en het verantwoordelijkheidsgevoel van je team. 

Lean projectmanagement vindt zijn oorsprong in de Japanse auto-industrie, bij Toyota. In de jaren ’50 ontwikkelde Toyota het Toyota Production System (TPS), een methode om verspilling te minimaliseren en efficiëntie te maximaliseren. Toyota ontwikkelde dit als een productieproces, maar het groeide al snel uit tot een bredere strategie voor verschillende sectoren. Inmiddels is de Lean methode een wereldwijd erkende methode voor projectmanagement.

💡 Six Sigma ontstond pas later. In 1986 ontwikkelde Motorola deze methode in de Verenigde Staten, met als doel processen te standaardiseren en fouten te minimaliseren.

Als projectmanager in Lean projectmanagement:

• Blijf je jezelf voortdurend evalueren. Met een kritische én flexibele werkhouding kan je snel projecten bijsturen om er zo veel mogelijk waarde uit te halen. Zo blijf je nieuwe manieren vinden om jezelf te verbeteren en verlies te beperken.
  
• Bespreek je altijd de verwachtingen van alle betrokken partijen. Waarde creëren is met stip het eerste punt dat je gaat aanpakken om een succesvol Lean project op te starten.
  
• Begrijp je dat de waarde van een project meer om het lijf heeft dan een gedetailleerde projectplanning of snelle uitvoering. Door de vijf stappen van de Lean methode te blijven volgen, zorg je voor: minder verspilling, minder kosten, hogere kwaliteit, meer flexibiliteit, betere inschattingen, meer engagement van medewerkers én een hogere klanttevredenheid.
  

Blijf je alle teamleden betrekken bij het verbeteren van het werkproces. Niet iedereen zal uit zichzelf ideeën aandragen. Vraag dus ook de timide teamleden actief naar hun inzichten en ervaringen. Zij kunnen waardevolle perspectieven bieden die anders misschien onopgemerkt blijven.