Freelancer worden: jouw plan van aanpak

Een freelancer is een zelfstandig ondernemer zonder personeel die (tijdelijk) eigen diensten levert aan een opdrachtgever zonder daarvoor in loondienst te werken. De voornaamste aspecten van deze definitie zijn de volgende:

Als freelancer ben je zelfstandig ondernemer, in bijberoep of in hoofdberoep. Je spreekt met je opdrachtgever af waar je je opdracht uitvoert: thuis, in je eigen kantoor of bij in de gebouwen van het bedrijf in kwestie. Je bepaalt daarnaast ook je werktijden en tarieven. 

Een freelancer werkt alleen. Wanneer er voor een project ook andere expertise nodig is, zal de opdrachtgever in het personeelsbestand van het bedrijf op zoek gaan of andere freelancers aantrekken om de gaten te vullen. In sommige gevallen zoeken freelancers in hun eigen netwerk naar partners om projecten tot een goed einde te brengen.

Een freelancer verhuurt wat die goed kan aan iemand die dat talent nodig heeft. Je komt ze in heel wat sectoren tegen. Het zijn copywriters, fotografen, grafisch ontwerpers maar ook taartenbakkers of weddingplanners. 

Die opdrachtgever is vaak een bedrijf, maar kan ook een andere freelancer zijn of zelfs een particulier. Heel vaak wordt een freelancer ingeschakeld voor een specifiek project dat tijdelijk van aard is. Soms gaat het om enkele dagen per week maar ook fulltime jaarovereenkomsten zijn mogelijk. De ene keer blijft het bij een project, de andere keer klopt de klant voor meerdere taken bij jou aan.

Meestal hebben freelancers meer dan een opdrachtgever en dus ook meerdere projecten te beheren. Workload management is dan een heel handige skill om te bezitten.

Vrijheid, flexibiliteit, diversiteit… Het zijn de grootste voordelen van freelancer zijn. Je bepaalt zelf je werkritme, waar je de opdracht uitvoert en je tarieven. Je kiest voor een project of meerdere tegelijk en er zit in theorie ook geen plafond op hoeveel je verdient.

Freelancen dwingt je ook om veelzijdig te zijn. Je moet leren om opdrachten binnen te halen, projecten te coördineren, je eigen tijd te beheren en duidelijk te communiceren. Je hebt als freelancer best veel petjes op.

Al die voordelen hebben ook een keerzijde. Je inkomsten zijn nooit zeker. Heb je geen opdrachten binnengerijfd, kan je ook niet factureren. Hoe competitief je prijzen ook zijn, hoe breed je je vaardigheden ook hebt ontwikkeld. 

Daarnaast zit je werk er niet op als je taken voor je opdrachtgever gedaan zijn. Administratie, boekhouding, marketing… Ook dat moet je in orde brengen om succesvol te zijn op de lange termijn. Tenzij je andere ondernemers inzet om je daarbij te helpen, werk je grotendeels alleen. Voor sommige persoonlijkheden kan dat best een eenzaam bestaan zijn.

Hoewel het statuut van de zelfstandige de jongste jaren is opgewaardeerd, blijven er toch grote verschillen. Die vind je vooral in de sociale bescherming, die groot is voor een werknemer. Een freelancer moet daar zelf voor zorgen.

Als het om de terugbetaling van geneeskundige zorg gaat, inclusief chirurgische ingrepen, zijn er weinig verschillen. Het is vooral bij arbeidsongeschiktheid dat loontrekkenden opmerkelijk beter af zijn. Bedienden krijgen de eerste maand nog een volledig loon van hun werkgevers, daarna betaalt hun ziekenfonds een uitkering gebaseerd op het brutoloon. Eventueel nog aangevuld met een bedrag van de groepsverzekering.

Zelfstandigen krijgen pas vanaf de tweede maand van arbeidsongeschiktheid een uitkering. Die is bovendien even hoog voor elke zelfstandige. Wil je je inkomenspeil gelijk houden, moet je zelf een verzekering gewaarborgd inkomen afsluiten. Die betaalt dan een vergoeding bovenop de uitkering van het ziekenfonds. 

Ook daarvoor zijn werknemers beter beschermd. Ze kunnen putten uit de uitkeringen van de verzekering van hun werkgever of van het fonds voor beroepsziekten. Alle medische kosten worden daarnaast terugbetaald. 

Een zelfstandige valt volledig terug op de standaard arbeidsongeschiktheidsverzekering van hun ziekenfonds. Extra verzekeringen afsluiten, betekent ook extra premies. 

Die telt 12 weken voor zelfstandige moeders, 15 weken voor moeders in loondienst. Ondernemers ontvangen net als werknemers een bedrag van het ziekenfonds. Daarbovenop krijgen zelfstandigen gratis dienstencheques via hun sociaal verzekeringsfonds. 

Sinds 2017 moet je als zelfstandige geen kwartaalbijdrage meer betalen voor de periode na de bevalling. De rechten voor het kwartaal blijven wel behouden.

Vaders en meeouders krijgen maximaal 20 dagen geboorteverlof om op te nemen binnen de 4 maanden na de geboorte van hun kind. Zelfstandigen krijgen de optie om daar 40 halve dagen van te maken. Voor werknemers betaalt het ziekenfonds de uitkering uit, voor zelfstandigen gaat het via het sociaal verzekeringsfonds.

Ouderschapsverlof is er enkel voor werknemers, niet voor zelfstandigen. De RVA betaalt de uitkeringen uit en geeft de keuze uit 4 regimes: 

• Volledige onderbreking: ouderschapsverlof gedurende maximaal 4 maanden.
• ½ onderbreking: ouderschapsverlof gedurende maximaal 8 maanden.
• ⅕ onderbreking: ouderschapsverlof gedurende maximum 20 maanden.
• 1/10 onderbreking: ouderschapsverlof gedurende maximum 40 maanden.

Sinds 2014 is er geen verschil meer tussen zelfstandigen en loontrekkenden. Dit geldt voor het startbedrag, het groeipakket en de adoptiepremie.

Als freelancer verdien je niks als je niet werkt. Werknemers hebben minstens 20 vakantiedagen als ze het voorgaande jaar volledig hebben gewerkt. Ze krijgen ook jaarlijks dubbel vakantiegeld.

Als je als loontrekkende je job verliest, krijg je in de meeste gevallen een werkloosheidsuitkering. Hoe hoog dat bedrag is, hangt af van de familiale situatie, de duur van de werkloosheid en het laatste loon.

Een zelfstandige heeft geen werkloosheidsuitkering. In heel uitzonderlijke situaties hebben zelfstandigen die hun zaak stopzetten en voordien lang genoeg werknemer zijn geweest toch recht op een werkloosheidsuitkering.

Dat is een van de grootste verschillen tussen werknemers en zelfstandigen. Het pensioen van een werknemer ligt gemiddeld 40% hoger dan dat van een zelfstandige. Daarom is het aan te raden om extra pensioenkapitaal op te bouwen, bijvoorbeeld via een VAPZ (Vrij Aanvullend Pensioen voor Zelfstandigen), een IPT (Individuele Pensioentoezegging) of POZ (Pensioenovereenkomst voor Zelfstandigen). 

Als zelfstandige betaal je niet enkel de belastingen voor jou als natuurlijk persoon, je onderneming betaalt ook belastingen. Voor eenmanszaken worden inkomsten uit zelfstandige activiteiten bij de personenbelastingen gerekend. Voor vennootschappen worden belastingen geheven op de winst van de onderneming. Ook ben je verplicht om de btw elke kwartaal terug te storten aan de staat, tenzij je vrijgesteld bent van btw.

De onderneming betaalt – afhankelijk van de plek waar de maatschappelijke zetel is gevestigd – provinciebelastingen en gemeentebelastingen. Kortom, heel wat belastingen om rekening mee te houden en in te calculeren.

Werknemers hebben in principe enkel de personenbelastingen om rekening mee te houden. Afhankelijk van waar ze wonen komt er ook een bepaald bedrag bij voor gemeente- en provinciebelastingen. 

Heb je de voor- en nadelen helder op een rijtje gezet? Kies je resoluut voor een statuut als freelancer? Mooi. Dan begin je nu aan het praktische werk. Te beginnen met de afbakening van je activiteiten.

Daarvoor concentreer je je op je sterke punten en je interesses. Waar ben je goed in? Wat doe je graag? Waarin heb je ervaring? 

Minstens even belangrijk is de markt aftoetsen. Is er überhaupt vraag naar je aanbod? Wie heeft behoefte aan wat je doet? Welke concurrenten zijn al actief?

Je kan eerst in bijberoep starten om aan te voelen of ondernemerschap wel iets voor jou is. Je doet het dan naast je vaste job. Daardoor heb je meer zekerheid over je inkomen en geniet je van volledige sociale bescherming. Het geeft je ook de tijd om je netwerk uit te bouwen, een portfolio samen te stellen en de nodige ervaring op te doen.

Kies je ervoor om de sprong naar freelancer in hoofdberoep te wagen, zal je meteen moeten zorgen voor voldoende inkomen om je kosten te dekken en jezelf een loon uit te keren. Daarnaast bouw je tegelijk ook je netwerk op en breid je je portfolio uit. Vergeet ook niet je tarieven op een rationele manier te berekenen, je boekhouding op orde te houden en de nodige verzekeringen af te sluiten.

Eens je weet welke diensten je zal aanbieden, rest je er een prijs op te plakken. Iets om goed over na te denken en te berekenen. Je wil zowel concurrentieel als winstgevend zijn. Eerst en vooral moeten je tarieven je kosten dekken. Door een marge toe te voegen zorg je voor de nodige winst. 

Sommige freelancers kiezen voor een uurtarief, anderen voor een dagtarief. Ook projectprijzen worden populairder. Hoe dan ook: je tarieven optimaliseren is een belangrijke taak. Je wil niet te hoog maar zeker ook niet te laag eindigen. 

Als beginnend freelancer kan het best uitdagend zijn om een budget te onderhandelen met klanten. Probeer daarom niet enkel over je prijzen te praten. Benadruk zeker jouw meerwaarde. Dat zal jou ook helpen om de perceptie over je werk en waarde bij je potentiële klant in de goede richting te sturen. 

Zorg er ook voor dat je duidelijke algemene voorwaarden hebt. Daarin zet je je betalingsvoorwaarden, de levertermijnen, eventueel de rechten op je werk enz. Het maakt duidelijke afspraken maken een stuk eenvoudiger, en voorkomt misverstanden en juridische problemen. 

Niks dat jou nog tegenhoudt om formeel uit de startblokken te schieten. Je kent je aanbod en hebt er een rendabele, realistische prijs op gekleefd. Dan rest nog de vraag welke ondernemingsvorm het beste bij je plannen op de korte en lange termijn past. Start je het liefst als eenmanszaak? Of dringt een vennootschapsvorm zich op? 

Informeer je goed over de verschillen tussen eenmanszaken en vennootschappen. Zowel op belastingtechnisch en juridisch vlak als op vlak van bestuur en boekhouding kan je de beide niet met elkaar vergelijken. Vraag je bijvoorbeeld af of: 

• je hoofdelijk of beperkt aansprakelijk wil zijn.
• er mogelijkheden rond fiscale optimalisatie nodig zijn.
• startkapitaal wil inbrengen of niet.

De antwoorden op zulke vragen leiden je naar de ideale ondernemingsvorm voor jouw freelance plannen. Of je nu een eenmanszaak of een vennootschap opricht, deze stappen zal je sowieso moeten volgen: 

1. Je schrijft je in bij de Kruispuntbank van Ondernemingen.
2. Je sluit je aan bij een sociaal verzekeringsfonds.
3. Je ontvangt je ondernemingsnummer. 
4. Je activeert je btw-nummer.
5. Je opent een zakelijke bankrekening. Dit is niet in alle gevallen verplicht maar wel aan te raden.

Tenzij je ervoor kiest om een vennootschapsvorm zoals een BV op te richten, zijn dat de voornaamste stappen. Complexere ondernemingsvormen (een BV of NV) vragen ook andere stappen zoals een financieel plan opmaken, startkapitaal storten en een notariële akte.

De eenvoudigste ondernemingsvorm is de eenmanszaak. De administratieve formaliteiten om er een op te richten zijn beperkt, je kan het helemaal alleen doen, en ook de boekhouding is eenvoudig. Alles wat je verdient als zaakvoerder van de eenmanszaak wordt door de fiscus bij je andere inkomensbronnen geteld. Op dat totaalbedrag betaal je personenbelastingen. 

Bedraagt de jaaromzet van je onderneming minder dan € 25.000? Dan kom je in aanmerking om een vrijstelling van btw te krijgen. Je hebt dan wel een btw-nummer nodig maar hoeft geen kwartaalaangiftes in te dienen.

Vennootschappen zijn complexer en duurder om op te richten. Sommige vereisen een notariële oprichtingsakte, een onderbouwd financieel plan en een startkapitaal. Een BV en een NV kan je in theorie alleen oprichten maar voor een CommV of VOF heb je medevennoten nodig. 

Voor een VOF en CommV volstaat een enkelvoudige boekhouding maar bij een NV of BV kan je niet om de dubbele boekhouding heen. Je hebt dankzij de vennootschapsbelastingen die geheven worden op de winst van de vennootschap wel mogelijkheden tot fiscale optimalisatie. 

Daarnaast is het gros van de vennootschappen verplicht om elk kwartaal, en in sommige gevallen zelfs maandelijks, een kwartaalaangifte te doen voor de btw. Wil je aandeelhouders dividend uitkeren, passeer je eveneens via de fiscus. 

Belangrijke kostenposten voor freelancers zijn verzekeringen. Omdat je alleen werkt en afhankelijk bent van je prestaties om geld te verdienen, dek je je best in tegen risico’s. Denk bijvoorbeeld aan ziekte of arbeidsongeschiktheid. 

In principe is er maar één iets verplicht en dat is je aansluiting bij een sociaal verzekeringsfonds. Daarvoor betaal je elk kwartaal een sociale bijdrage. Of je nu freelancer bent in bijberoep of hoofdberoep. Die verzekering zorgt ervoor dat je recht hebt op uitkeringen bij ziekte of invaliditeit, kinderbijslag en een wettelijk pensioen. 

Daarnaast bestaan er interessante, aanvullende verzekeringen zoals: 

• Hospitalisatieverzekering: dekt meer kosten dan het ziekenfonds bij een chirurgische ingreep of opname in het ziekenhuis.
• Beroepsaansprakelijkheidsverzekering: beschermt je tegen claims van klanten voor fouten of nalatigheid. 
• Rechtsbijstandverzekering: helpt je bij juridische geschillen. 
• VAPZ: vult je wettelijk pensioen aan. 
• IPT of POZ: is als een groepspensioen voor respectievelijk vennootschappen en eenmanszaken.

Bekijk samen met je verzekeraar wat je kan bereiken door sluitende algemene voorwaarden en welke verzekeringen je daarnaast nog nodig hebt om je in te dekken tegen (courante) risico’s. Je verzekeraar maakt je bovendien ook wegwijs in de mogelijkheden rond bijkomende bescherming in je VAPZ, IPT of POZ, en de premies die daarbij horen.

Nu je onderneming officieel bestaat en je jezelf voldoende hebt beschermd, is het tijd om dat eerste project binnen te halen. Hiervoor komen een netwerk en (online) portfolio goed van pas. Je naam en je werk bekendmaken, is dan ook een belangrijke stap. 

Een portfolio verzamelt je (beste) werk om mee uit te pakken bij potentiële klanten. Je toont er je vaardigheden, ervaring en stijl mee. Voeg er reviews van tevreden klanten aan toe en je maakt gegarandeerd een uitstekende eerste indruk. Een ideale manier om die eerste klanten te werven. 

Daarnaast zijn netwerken en (digitale) marketing van groot belang voor een freelancer. Het is een goede manier om jezelf actief in de markt te zetten. Dat doe je offline op netwerkevenementen, of online via sociale media. LinkedIn is bijvoorbeeld de plek bij uitstek om andere ondernemers, freelancers en concurrenten te leren kennen. 

Daarnaast bestaan er ook specifieke online platformen voor freelancers en opdrachtgevers. Jij maakt er je profiel aan en zet je talenten in de kijker. Opdrachtgevers zetten er op hun beurt projecten op waarvoor bepaalde expertise nodig is. 

Hoewel freelancen veel voordelen heeft, vraag je jezelf eerst af of de nadelen er tegen opwegen. Vergeet ook niet dat werken in loondienst financiële zekerheid en sociale bescherming biedt. Als zelfstandige moet je voor veel zelf instaan. 

Anderzijds is het een fantastische mogelijkheid om te doen waar je goed in bent, je werkritme te bepalen en voldoening te halen uit wat je graag doet. Nu je weet waarvoor je staat, heb je alles in handen om je carrière een nieuwe wending te geven. Heel veel succes!