Is een factuur aanpassen strafbaar? Voorkom een dure boete

Als ondernemer waak je met evenveel toewijding over je facturen als Trump over zijn haardos. Want niet alleen staan facturen synoniem voor paytime – ze vormen het bewijs van je geleverde producten of diensten – ze geven ook inzicht in de financiële gezondheid van je onderneming.

En last but not least: met juiste facturen spaar je geld uit. Want foute rekeningen halen je boekhouding onderuit, wat de fiscus kan bestraffen met boetes die oplopen tot 5000 euro per foute factuur.

Met het facturatieprogramma van Teamleader Focus stel je niet alleen makkelijk digitale facturen op, met de juiste integraties laat je ze ook in ’n wip digitaal betalen. Snel, veilig en minder administratieve rompslomp.

Op een factuur staan een aantal verplichte vermeldingen. In ons artikel “Facturatie: alles wat je erover moet weten” leggen we je stap voor stap uit welke onderdelen op de factuur moeten staan. Ontbreken die of staan die foutief op je facturen, dan riskeer je bij controle door de fiscus een boete van € 50 per foutieve factuur. Dit kan oplopen tot een maximum van € 5.000 per overtreding. 

Voor een eerste fout krijg je doorgaans geen boete opgelegd, maar ontvang je een waarschuwing.

Een factuur maken, hoe doe je dat? Onze blog biedt antwoord op al je vragen.

Bij een volgende controle is de speeltijd voorbij. Merkt een belastingcontroleur opnieuw een overtreding op, lopen de bedragen fors op:

• bij een tweede inbreuk: 125 euro per factuur, met een maximum van 5000 euro
• vanaf de derde schending: 250 euro per factuur, met een maximum van 5000 euro

Voor bepaalde gegevens gelden andere spelregels:

• het btw-nummer, adres en de naam van jou en je klant
• de aard, hoeveelheid of de prijs van de geleverde goederen/diensten

Bevatten die data een fout, dan kan de overheid een proportionele boete opleggen. De hoogte van deze boete wordt bepaald aan de hand van de ernst en de aard van de overtreding en kan oplopen tot wel 200% van de verschuldigde btw.

Deze bedragen zijn enkel van toepassing als je uit verstrooidheid een fout maakt. Stel je doelbewust incorrecte facturen op om bijvoorbeeld belastingen te ontduiken, is er sprake van fraude. Die boetes liggen meteen een pak hoger.

Betaalt een klant zijn factuur niet? Dan brengt dit eenvoudig 3-stappenplan efficiënt schot in de zaak.

Bespeur je een fout in een verstuurde factuur? De factuur achteraf aanpassen mag helaas niet. Je moet daarom een nieuwe factuur aanmaken in de vorm van een creditfactuur of debetfactuur. Deze factuur heeft een eigen factuurnummer en verwijst altijd naar de oorspronkelijke factuur.

Dat betekent echter niet dat je nonchalant mag omspringen met reeds verzonden facturen: je klant mag in bepaalde gevallen een schadevergoeding eisen. En belandt de verkeerde factuur in de handen van de overheid, is een rechtzetting vijgen na Pasen.

In theorie in het poepsimpel: wees aandachtig als je facturen opstelt en dubbelcheck altijd voor je ‘m verstuurt. No shit, Sherlock, denk je nu waarschijnlijk. En terecht.

Daarom delen we ook een gouden tip: ga voor digitaal factureren met een tool zoals Teamleader Focus. Je spaart er niet flink wat papier en enveloppen mee uit, het bespaart je ook flink wat administratie, vooral als je meerdere facturen in één keer uitstuurt. Bovendien bundelt Teamleader Focus offertes, crm en projectmanagement in dezelfde tool.

Daarbij voldoet onze online facturatiesoftware aan alle nieuwe wet- en regelgeving van e-invoicing. Een elektronische factuur opstellen was nog nooit zo makkelijk:

1. Je stelt eenvoudig een professionele factuur op met je eigen logo, kleuren en lettertype.
2. De software vult dit aan met de juiste (klant)gegevens en zet de factuur om naar een e-factuur.

Verzenden maar!