Foute factuur? Voorkom een dure boete (tot wel €5.000+)

Als ondernemer waak je met evenveel toewijding over je facturen als Trump over zijn haardos. Want niet alleen staan facturen synoniem voor paytime – ze vormen het bewijs van je geleverde producten of diensten – ze geven ook inzicht in de financiële gezondheid van je onderneming.

En last but not least: met juiste facturen spaar je geld uit. Want foute rekeningen halen je boekhouding onderuit, wat de fiscus kan bestraffen met boetes die oplopen tot 5000 euro.

Op een factuur staan een aantal verplichte vermeldingen. In ons artikel “Facturatie: alles wat je erover moet weten” leggen we je stap voor stap uit welke onderdelen op de factuur moeten staan.

Ontbreken die of staan die foutief op je facturen, riskeer je bij controle door de fiscus een boete.

Een belangrijk onderscheid: loopt de Schatkist iets mis door je fout, dan tel je 50 euro per foute factuur neer, met een maximum van 250 euro. Dat is bijvoorbeeld het geval als je een te laag bedrag factureert, waardoor je minder btw en belastingen betaalt.

Heeft je vergissing geen impact op de belastingen? Dan bedraagt de boete 25 euro per verkeerde factuur, met een minimum van 50 euro en een maximum van 500 euro. Lees: voor de eerste foute factuur krijg je geen financiële sanctie. Voorbeelden van zo’n ‘onschadelijke fouten’ zijn een typfout in de naam van de geleverde producten of een verkeerd bankrekeningnummer.

Een factuur maken, hoe doe je dat? Onze blog biedt het antwoord op al je vragen.

Bij een volgende controle is de speeltijd voorbij. Merkt een belastingcontroleur opnieuw een overtreding op, lopen de bedragen fors op:

• bij een tweede inbreuk: 125 euro per factuur, met een maximum van 1250 euro
• vanaf de derde schending: 250 euro per factuur, met een maximum van 5000 euro

Voor bepaalde gegevens gelden andere spelregels:

• het btw-nummer, adres en de naam van jou en je klant
• de aard, hoeveelheid of de prijs van de geleverde goederen/diensten

Bevatten die data een fout, dan kan de overheid een boete opleggen van 60% tot 100% van de verschuldigde btw.

Deze bedragen zijn enkel van toepassing als je uit verstrooidheid een fout maakt. Stel je doelbewust incorrecte facturen op om bijvoorbeeld belastingen te ontduiken, is er sprake van fraude. Die boetes liggen meteen een pak hoger.

Bespeur je een fout in een verstuurde factuur? Stuur dan zo snel mogelijk een correct exemplaar naar je klant. Als het betaalde bedrag door je vergissing niet klopt, dan mag je een creditnota versturen. Dat betekent echter niet dat je nonchalant mag omspringen met facturen: je klant mag in bepaalde gevallen een schadevergoeding eisen. En beland je verkeerde factuur in de handen van de overheid, is een rechtzetting vijgen na Pasen.

In theorie in het poepsimpel: wees aandachtig als je facturen opstelt en dubbelcheck altijd voor je ‘m verstuurt. No shit, Sherlock, denk je nu waarschijnlijk. En terecht.

Daarom delen we ook een gouden tip: ga voor digitaal factureren met een tool zoals Teamleader Focus. Je spaart er niet flink wat papier en enveloppen mee uit, het bespaart je ook flink wat administratie, vooral als je meerdere facturen in een keer uitstuurt. Bovendien bundelt Teamleader Focus crm en projectmanagement in dezelfde tool.

Bovendien stel je met onze online facturatiesoftware in een-twee-drie een factuur op in jouw huisstijl volgens een vaste template. Je hoeft slechts 1 keer jouw gegevens en die van je klant in te vullen, en onze tool doet de rest voor jou. Zo vermijd je kopzorgen rond de wettelijke vereisten.