In 9 stappen naar een financieel plan voor je BV (gratis template)

Waarom verplicht de wet een financieel plan voor een BV? Wat hoort er allemaal in te staan? Hoe stel je zelf zo’n plan op?, Hoe gebruik je het document in je bedrijfsvoering? Je komt het hier te weten.

Een financieel plan geeft een overzicht van de geschatte inkomsten en uitgaven voor minstens de eerste twee jaar na de oprichting van de vennootschap. Je toont ermee aan dat je startup genoeg financiële slagkracht heeft om levensvatbaar en rendabel te zijn, en je de financiële risico’s realistisch inschat. Bovendien is je financieel plan ook op juridisch vlak belangrijk. Dit omwille van 3 redenen.

Het “Wetboek van vennootschappen en verenigingen” maakt een financieel plan sinds 2019 verplicht voor elke nieuwe BV. In juridische taal klinkt dat zo:

Door die bepaling wil de overheid de lichtzinnige oprichting van vennootschappen vermijden en zorgen dat ondernemers op voorhand goed nadenken over hun activiteiten en de middelen die daarvoor nodig zijn. Zo’n voorbereiding verhoogt ook de slaagkansen van de vennootschap en schept vertrouwen bij mogelijke investeerders of kredietverleners.

Als je – al dan niet vergezeld van medeoprichters – naar een notaris trekt om een vennootschap op te richten, zal die naar je financieel plan vragen. Zonder financieel plan begint de notaris niet aan de akte. Hij zal je financieel plan ook bewaren. 

De reden waarom je notaris het financieel plan in bewaring houdt, heeft ook een andere juridische grondslag. Als je vennootschap in slechte papieren komt en binnen de drie jaar na oprichting het faillissement aanvraagt, contacteert de rechtbank je notaris voor het financieel plan. Oordeelt de rechter dat je niet genoeg kapitaal hebt voorzien voor de eerste twee jaren, kan hij je als oprichter hoofdelijk aansprakelijk stellen voor de schulden van de onderneming. Anders gezegd: je privévermogen wordt aangesproken om openstaande bedragen te vereffenen.

Ook de inhoud van het financieel plan van een BV is wettelijk bepaald. De wet zegt daarover het volgende: 

Een financieel plan is een document in 7 hoofdstukken waarin je cijfers, analyses en forecast uiteenzet. 

• Hoofdstuk 1 beschrijft gedetailleerd de activiteiten die je BV zal ondernemen. Zo volstaat het niet om je activiteit te omschrijven als “handel in elektronica” als je naast aan- en verkoop ook reparaties uitvoert. Een ander voorbeeld is “meubelmaker”. Vermeld altijd welke meubels je maakt en of je ook de installatie bij klanten thuis of op kantoor voorziet. 
• Hoofdstuk 2 benoemt welke financiering je al bij de start hebt verzameld. Denk hierbij aan de eigen inbreng van de oprichters, investeringskredieten, leningen, crowdfunding enz. Vermeld ook welke waarborgen de aandeelhouders hebben verleend. 
• Hoofdstuk 3 bevat minstens een openingsbalans, een balans na 12 maanden en een na 24 maanden. Hierin geef je weer welke activa en middelen bij welke activiteiten horen.
• Hoofdstuk 4 toont de resultatenrekening. Die schat de winst in op basis van de geraamde omzet en kosten, opnieuw na 12 en 24 maanden.
• Hoofdstuk 5 zet de begroting uiteen: je verwachte inkomsten en uitgaven. Hierdoor krijg je zicht op de evolutie van de cashflow van je startup. Je leidt er onder andere ook uit af of je gemaakte schulden zal kunnen terugbetalen en voldoende liquiditeit kan opbouwen voor toekomstige investeringen.
• Hoofdstuk 6 vermeldt de gebruikte hypotheses om de omzet en rentabiliteit in te schatten. Hierdoor kan een rechter inschatten of je financieel plan op realistische informatie is gestoeld. 
• Hoofdstuk 7 deelt de naam van de externe deskundige mee die je hebt ingeschakeld om het financieel plan op te stellen. 

Hoewel advies van een expert inwinnen geen overbodige luxe is bij het oprichten van een BV, kan je ook zelf een financieel plan opstellen. Onze template komt daarbij goed van pas. De onderstaande vragen helpen je om alle informatie te verzamelen die je nodig hebt om je financieel plan te vervolledigen.

Begin je een kapperszaak, heb je bijvoorbeeld kappersstoelen, scharen en krulspelden nodig, maar ook een kassa- of reservatiesysteem. Een freelance IT-consultant heeft dan weer een auto nodig om naar klanten te rijden en een computer om IT-systemen te testen. Dat kost allemaal geld.

• Vaste activa zoals notariskosten, de aankoop of huur van een pand, een bedrijfswagen enz. Kortom: middelen die je nodig hebt op de lange termijn.
• Realiseerbare activa zoals je voorraad van producten of grondstoffen. Ofwel: investeringen om op korte termijn om te zetten in opbrengst.
• Beschikbare activa: wat er op je zakelijke bankrekening staat. 

De kostprijs van alles wat je nodig hebt om te starten, geeft je een beeld van hoeveel kapitaal je nodig hebt. Waar haal je het geld vandaan? Breng je zelf kapitaal in? Ga je een lening aan? Start je een crowdfunding? Of krijg je financiering van de overheid? Als je geld leent, vermeld je de aflossingen ook in het plan.

Een kost betaal je in een keer en zet je maximaal een jaar in de boeken. Elk bedrijf maakt kosten. Denk aan huur voor een pand, nutsvoorzieningen, kosten voor een boekhouder en verzekeringen, marketingkosten enz.

En als dat het geval is: hoeveel kosten zijn eraan verbonden? Misschien zal je niet meteen personeel nodig hebben, maar wat als je versterking nodig hebt over jaar 2 of 3? 

• Om hoeveel medewerkers gaat het? 
• Stel je ze fulltime of parttime aan?
• Welke elementen maken deel uit van het loonpakket?
• Wat is de verhouding tussen het brutoloon en het nettoloon?

Online vind je enkele handige calculators om van bruto naar netto te rekenen en om de loonkost te berekenen op basis van het brutoloon.

Wat is voor jou een realistisch en haalbaar loon om comfortabel van te leven? Wees je er ook van bewust dat er een groot verschil is tussen je brutoloon en je nettoloon. Wat je zelf wil overhouden vul je aan met sociale lasten, belastingen, voordelen van alle aard en de opbouw van een vrij aanvullend pensioen (VAPZ).

Al die bedragen samen geven je een zicht op de totale jaarkosten voor je eigen loon. Dat vermeld je in het financieel plan.

Als je producten zal verkopen, moet je ook de kosten voor aankopen in je plan meenemen. Belangrijk als je bijvoorbeeld een horecazaak, retailzaak of aannemersbedrijf opricht. Bij de aankoopprijs tel je een (commerciële) marge op om tot een verkoopprijs te komen. Die marge vermeld je in het financieel plan.

Je voorraden kosten ook geld. Geld dat niet meteen terug op je bankrekening zal komen, maar wel een plaats verdient in je financieel plan. Bovendien kan je je voorraad pas in de kosten van je vennootschap stoppen zodra je het verkoopt. Vraag jezelf dus af hoe je je voorraad zal financieren.

Als je alle data, informatie en analyses hebt verzameld, ben je klaar voor het rekenwerk. Om het jezelf gemakkelijk te maken, download je onze template. In de spreadsheet vul je enkel de grijze vakjes in. De achterliggende formules doen de rest.

Ondernemen en belastingen zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden. Als je belastingen betaalt, wil het zeggen dat je vennootschap winst maakt. Bereken de belastingdruk van je zaak samen met je boekhouder en evalueer dat ook regelmatig. Je boekhouder weet perfect welke fiscale optimalisaties er wettelijk mogelijk zijn om je belastingen binnen de perken te houden. 

Een van de belangrijkste factoren van het succes van je vennootschap, is de cashflow. Denk daarom ook na welke interne en externe factoren een impact kunnen hebben. Zelfs al is je financieel plan realistisch, kunnen cashflowproblemen om de hoek loeren.

Een financieel plan is veel meer dan een zoveelste document in de papiermolen die de oprichting van een BV met zich meebrengt. In de eerste plaats toont het dat je ondernemersplannen haalbaar zijn. Overloop het met je boekhouder om je analyses en conclusies te bevestigen. Die zal het plan ook regelmatig aftoetsen aan de realiteit zodat je weet wanneer je moet bijsturen. 

Ook de notaris zal je financieel plan nodig hebben om de oprichtingsakte op te maken. Het notariaat zal het bovendien in bewaring houden. Mocht je binnen de 3 jaar na oprichting failliet gaan, is het financieel plan een van de documenten die de rechtbank zal bekijken om te oordelen over de aansprakelijkheid van de vennoten. Voldoet je financieel plan niet, kan de rechter je hoofdelijk aansprakelijk stellen voor de schulden van de onderneming.

Wil je een BV oprichten, kan je niet om een financieel plan heen. Het is wettelijk verplicht, je notaris heeft het nodig om een oprichtingsakte op te maken en een ondernemingsrechtbank bepaalt er je aansprakelijkheid mee bij faillissement. 

Nauwkeurigheid en realiteitszin vormen – naast correcte data en analyses – de basis van een financieel plan. In 7 hoofdstukken geef je gedetailleerde informatie mee over de activiteiten, financieringsbronnen, balansen, inkomsten en uitgaven, en de gebruikte hypotheses. Onze template begeleid je stap voor stap doorheen de berekeningen. Vraag ook advies aan je boekhouder of een financieel expert.

Neem je tijd om investeringen, financieringen, jaarlijkse kosten, en mogelijke risico’s grondig in kaart te brengen. Een tijdsintensief werk, maar een dat je een solide basis geeft voor het toekomstig succes van je onderneming.