Alles over feedback geven en krijgen: de bouwstenen voor een positieve werkcultuur

Concreet betekent feedback geven dat je constructieve en gerichte informatie overbrengt over gedrag of prestaties van een ander, met als doel verbetering en ontwikkeling stimuleren op individueel of teamniveau. Feedback hoeft zeker niet altijd een lofzang of goednieuwsshow te zijn. Het kan en mag kritisch zijn of zelfs eerder negatief, zolang je het doel niet uit het oog verliest en de boodschap opbouwend is. Vraag jezelf steeds af: ‘Wat wil ik dat de ontvanger anders doet na mijn feedback?’ Het gaat dus verder dan alleen maar zeggen wat goed of slecht is: het is een proces van continue verbetering. “Feedback zou een leerervaring moeten zijn. Je helpt de ander om te groeien en zich te ontwikkelen. Verval dus zeker niet in kritiek geven, maar geef constructieve feedback met oog op verbetering,” verklaart Linda Emmery, Director People & Culture bij Visma. 

Een van de belangrijkste redenen waarom feedback cruciaal is binnen bedrijven, is omdat het de prestaties van medewerkers kan verbeteren. Logisch, want wanneer medewerkers weten wat er van hen verwacht wordt en hoe ze beter kunnen doen, zullen ze ook sneller hun doelen bereiken. Tegelijkertijd zorgt feedback voor een gevoel van betrokkenheid en motivatie. 

Een onderzoek van Gallup, een wereldwijd advies- en onderzoeksbureau, heeft zelfs aangetoond dat medewerkers die regelmatig feedback krijgen tot drie keer meer betrokken zijn bij hun werk, dan hun collega’s die het zelden of nooit krijgen. Die betrokkenheid leidt op haar beurt tot meer productiviteit en een verhoogde klanttevredenheid. 

Een open feedbackcultuur geeft bovendien het vertrouwen en samenwerking binnen een team een boost. Wanneer teamleden beseffen dat je hun input waardeert en serieus neemt, zullen ze sneller open en eerlijk communiceren. Met een betere samenwerking en uiteindelijk betere resultaten voor de organisatie als gevolg. 

“Feedback gaat vooral over een constructieve dialoog waarbinnen je de vrijheid hebt om te zeggen wat er speelt, zonder dat je bang moet zijn voor bepaalde consequenties. Met natuurlijk het nodige respect voor elkaar. Het is niet de bedoeling dat je elkaar gaat kwetsen,” kadert Sana Sellami, diversiteit- en inclusieexpert.

Constructieve feedback stimuleert groei en verbetering. Het biedt je concrete suggesties om het anders aan te pakken, helpt je om te begrijpen wat er mis is gegaan en hoe je het in de toekomst beter kan doen. Peggy De Prins, professor in duurzaam HR management en auteur van The dark side, benadrukt het belang van een constructieve benadering: "Feedback moet altijd gericht zijn op verbetering. Het is niet de bedoeling om iemand neer te halen, maar om hen te helpen groeien. Een evenwichtige benadering, waarbij zowel positieve als negatieve punten worden besproken, is essentieel."

Een effectieve manier om constructieve feedback te geven is door het te koppelen aan specifieke acties en gedragingen in plaats van aan de persoon zelf. Maak feedback dus concreet met voorbeelden. Dit helpt om defensieve reacties te voorkomen. Het geeft de ontvanger wat tijd om het te accepteren en mee aan de slag te gaan.

Een studie in de Harvard Business Review toont het belang van constructieve feedback aan. Medewerkers die regelmatig specifieke, op verbetering gerichte feedback krijgen, presteren beter. Het is dus belangrijk om de feedback op een opbouwende manier te formuleren. Leg de nadruk op wat goed ging en beter kan, in plaats van te blijven hameren op de negatieve aspecten. Sana Sellami raadt de K(i)SS-methode aan: begin met iets positiefs (keep), gevolgd door datgene dat je wil verbeteren en graag anders ziet (improve/stop), en eindig met een suggestie (start).

Geef tijdens je feedbackgesprek ook aanbevelingen mee. Met concrete adviezen kan iemand aan de slag om zichzelf te verbeteren. Zo kan je specifieke training of cursussen aanbevelen, of tools of boeken aanreiken die kunnen helpen om  bepaalde vaardigheden te ontwikkelen. 

Ga in dialoog met je collega die je feedback wil geven, en vermijd dat je feedbackgesprek uitdraait op een monoloog, een aanval. Want feedback is en blijft een kans om te leren en groeien. 

Stel je eens voor dat een medewerker, Jan, vaak te laat komt voor meetings. In plaats van hem en plein public met zijn neus op de feiten te drukken, kiest zijn manager ervoor om een privégesprek met hem aan te gaan. Tijdens dat gesprek bespreekt de manager de impact van Jans laatkomen op het team en biedt suggesties voor verbetering. Jan voelt zich niet aangevallen, maar gesteund en gemotiveerd om zijn gedrag te veranderen.

Aan de andere kant kan positieve feedback net zo krachtig zijn. Stel je voor dat een andere medewerker, Maria, een uitstekende presentatie heeft gegeven. Haar manager neemt de tijd om haar specifiek te vertellen wat er goed was aan de presentatie. En hoe haar grondige voorbereiding en duidelijke communicatie een succes hebben gemaakt van haar presentatie . Maria voelt zich gewaardeerd en zal in de toekomst haar best doen om presentaties te maken die minstens even goed, zo niet nog beter zijn. 

Wil je feedback geven, dan weet je maar best je moment goed te kiezen. Timing bepaalt de impact van je boodschap. Ga voor een moment waarop zowel jij als je collega rustig zijn en openstaan voor een gesprek. Dat kan het verschil maken tussen een constructief en productief gesprek en een gespannen situatie. Je wil er vooral voor zorgen dat de ontvanger zich niet onder druk gezet voelt. Peggy De Prins benadrukt het belang van timing: "Feedback zou je altijd moeten geven in een omgeving waar beide partijen zich veilig en ontspannen voelen. Dat vergroot de kans op een open en constructief gesprek, waarbij de ontvanger echt kan luisteren en de feedback ter harte nemen."

Wanneer je  even snel tussendoor in een toch al drukke of stressvolle periode feedback in iemands emmer gooit, kan dat averechts werken. De ontvanger reageert misschien defensief of overweldigd, en dan vermindert de kans op een constructieve uitkomst. Kies daarom een moment waarop je allebei de tijd en ruimte hebt om het gesprek volledig te voeren. Ja, dan moet je misschien wachten tot een rustiger moment, zoals na die  deadline. 

Timing is alles, máár: wacht ook niet te lang. Probeer je feedback relatief snel te geven na de prestatie of situatie die volgens jou aandacht verdient. Daardoor ligt alles nog vers in het geheugen, en is je feedback relevanter en effectiever. Tegelijkertijd moet je niet te snel reageren en je emoties niet de overhand laten nemen in een geladen situatie. Neem de tijd om jezelf te kalmeren en zoek naar een geschikt moment om het gesprek aan te knopen. 

Daarnaast is het waardevol om terugkerende feedbackmomenten in te plannen, zoals wekelijkse of maandelijkse check-ins. Dat stimuleert een cultuur van continue verbetering en open communicatie. Door een gewoonte te maken van feedback in de werkroutine, verminderen de druk en spanning die vaak hand in hand gaan met feedbacksessies. Medewerkers zijn zich dan bewust dat ze regelmatig de kans krijgen om te horen hoe ze het doen en wat ze kunnen verbeteren. En dat draagt dan weer bij aan een stabiele en voorspelbare werkomgeving.

Door goed na te denken over het juiste moment om feedback te geven, kun je de impact en effectiviteit van je boodschap vergroten. 

Plan vooruit: kies een geschikt moment en locatie voor het gesprek. Vermijd ad hoc feedback tijdens drukke periodes of wanneer de ontvanger zichtbaar gestrest is. 

Wees op tijd: geef feedback zo snel mogelijk na de betreffende gebeurtenis, maar zorg ervoor dat je zelf ook rustig en voorbereid bent.

Maak van feedback een routine: door regelmatige feedbacksessies te plannen, wordt het een normaal en verwacht onderdeel van de werkcultuur. 

Check de stemming: voordat je het gesprek begint, probeer in te schatten hoe de ontvanger zich voelt. Als ze zich gestrest of emotioneel voelen, stel het gesprek dan uit tot een beter moment.

Creëer een veilige omgeving: zorg ervoor dat de plek waar je de feedback geeft privé en zonder afleidingen is, zodat de ontvanger zich comfortabel voelt om open en eerlijk te reageren.

Allereerst moet iedereen op de werkvloer zich de skill van feedback geven en krijgen eigen maken, zodat 360 graden feedback en open communicatie de norm is. Iedereen binnen het team of de organisatie spreekt vrijuit over wat goed gaat en wat beter kan. Als dat het geval is, spreken we van een gezonde feedbackcultuur. 

"Feedback vraagt dat leidinggevenden zich kwetsbaar opstellen, zodat teamleden zich veilig voelen om hetzelfde te doen. Dan ontstaat er een omgeving waarin iedereen durft te leren en groeien,” verduidelijkt Linda Emmery. “Helaas zijn we daar vandaag de dag nog niet, want onderzoek heeft aangetoond dat slechts 15% zich durft uit te spreken als er wat misloopt op het werk. Dus is het hoog tijd om meer te oefenen op feedback geven (en krijgen).”

Hoewel het begint met feedback geven en krijgen, gaat het om zoveel meer. Je moet een omgeving creëren waarbinnen iedereen zich veilig en gewaardeerd voelt om zich uit te spreken: zowel leidinggevenden als teamleden moeten actief deelnemen aan het feedbackproces.

Het staat of valt bij leidinggevenden en het voorbeeldgedrag dat zij stellen. Als zij laten zien dat ze openstaan voor feedback en daar wat mee doen, zullen teamleden sneller geneigd zijn om hetzelfde te doen. Dat creëert een domino-effect dat van open communicatie de norm maakt.

Sana Sellami wil ons wel waarschuwen: “Het draait trouwens niet alleen om spreken. Feedback geven impliceert ook dat je goed kan luisteren. Helaas zijn mensen te vaak actief bezig met het volgende antwoord dat ze moeten geven in plaats van echt te luisteren naar elkaar.”

Ben je als organisatie zover? Heb je het gevoel dat binnen je bedrijf een feedbackcultuur heerst? Proficiat. Want een feedbackcultuur stimuleert niet alleen persoonlijke en professionele groei, maar ook innovatie. Wanneer medewerkers zich vrij voelen om hun ideeën te delen, ontstaan er nieuwe en creatieve oplossingen voor bestaande problemen. En dat is waar de magie gebeurt, waar echte vooruitgang plaatsvindt. 

Een andere studie van de Society for Human Resource Management (SHRM) wees uit dat organisaties met een sterke feedbackcultuur zelfs een 14,9% lagere verloopratio hebben, omdat medewerkers zich meer betrokken en gewaardeerd voelen. En dat verhoogt natuurlijk hun loyaliteit en toewijding aan de organisatie. 

Kortom, feedback geven is een essentiële skill die helpt bij het verbeteren van prestaties, het verhogen van de betrokkenheid en het bevorderen van een positieve werkcultuur. Door specifieke, constructieve feedback te geven in een veilige omgeving, kunnen organisaties een feedbackcultuur ontwikkelen die bijdraagt aan hun succes. Maak feedback een integraal onderdeel van je organisatie en ontdek zelf het effect op de betrokkenheid, prestaties en innovatie binnen je team.