Factuurgegevens 101: Wat moet ik vermelden op een factuur?

Na het leveren van een dienst of product wil je natuurlijk zo snel mogelijk de factuur versturen. Een goede factuur is overzichtelijk en omvat alle nodige informatie, zodat de klant snel kan overgaan tot betaling. Daarbij stelt de wet ook een aantal eisen aan de inhoud van je factuur. 

Met deze gegevens voldoet je factuur aan de wettelijke eisen:

1. Jouw naam en de naam van de klant
2. Het adres van je onderneming en dat van de klant
3. Je btw-identificatienummer en dat van de klant
4. De factuurdatum en volgnummer
5. De leveringsdatum
6. Een beschrijving van de geleverde goederen en/of diensten, zodat je klanten exact weten waarvoor ze betalen:
   1. Goederen: welke goederen heb je geleverd en hoeveel?
   2. Diensten: wat is het uurtarief en hoeveel tijd heb je gespendeerd aan de dienst?
7. Het bedrag exclusief btw
8. Het btw-tarief en -bedrag

Is het bedrag op je factuur lager dan € 100 exclusief btw? Dan volstaat een vereenvoudigde factuur. Op deze factuur vermeld je:

1. De factuurdatum
2. Jouw naam als leverancier
3. Je btw-nummer
4. Het btw-nummer (of naam en adres) van de koper
5. De omschrijving van de geleverde goederen of diensten
6. De btw
7. Het totaalbedragJe ziet het al, er moeten behoorlijk wat gegevens op een factuur staan. Facturen maken gaat een stuk sneller met een facturatieprogramma zoals Teamleader Focus. Dankzij de templates staan alle vereiste gegevens op je facturen. Zo ben je altijd verzekerd van een complete factuur!

Een factuur met vrijstelling van btw moet dezelfde gegevens bevatten als een gewone factuur.

Daarbij vermeld je op een factuur voor vrijgestelde goederen of diensten altijd de tekst 'btw vrijgesteld'. Je rekent op deze factuur geen btw en hoeft deze dus ook niet af te dragen.

Als btw-plichtige ondernemer moet je btw rekenen aan je klanten. Dit geef je vervolgens op aan FOD Financiën. Soms moet je deze btw-verplichting doorgeven aan de afnemer. Je brengt dan geen btw in rekening, maar verlegt de btw naar de ondernemer die jouw goederen of diensten afneemt. Dit wordt een verleggingsregeling genoemd.

Er worden extra eisen gesteld aan een factuur voor diensten of goederen waarbij een verleggingsregeling geldt.

Verleg je btw naar een andere ondernemer? Dan breng je geen btw in rekening en vermeld je op je factuur:

• de tekst ‘btw verlegd’;
• het btw-nummer van de afnemer;
• de vergoeding per btw-tarief.

Let op: je verlegt altijd btw over het totale factuurbedrag. Naast goederen en diensten kan dit dus ook andere zaken zoals reiskosten bevatten.

Wanneer je goederen of diensten levert buiten de Europese Unie, ben je vrijgesteld van btw. Voor goederen geldt de voorwaarde dat ze daadwerkelijk de EU verlaten, maar dit kan eenvoudig worden aangetoond via douanecontroles. 

Is je klant verantwoordelijk voor het transport en dus het bewijs? Dan kan het slim zijn om toch btw in rekening te brengen en deze terug te betalen zodra het bewijs is ontvangen. Het kan namelijk lastig zijn om aan de btw-administratie te bewijzen dat de transactie buiten de EU heeft plaatsgevonden zonder adequaat bewijsmateriaal.

Vermeld op de factuur: "Vrijgesteld van btw volgens artikel 39 van de Wet op de Belasting over de Toegevoegde Waarde (WBTW)."