Gratis factuur voorbeelden voor alle soorten facturen

Meteen een goede indruk maken bij je klanten? Met de facturatiesoftware van Teamleader Focus maak je in enkele minuten een professionele factuur met je eigen kleuren, logo en lettertype. Geen gedoe meer met het aanpassen van een voorbeeldfactuur: je kiest simpelweg de juiste template en de software doet de rest. Zo verstuur je eenvoudig en snel een factuur die altijd voldoet aan de wettelijke eisen én compatibel is met Peppol. Meer weten? Ontdek wat onze facturatiesoftware voor jou kan betekenen.

In de meeste gevallen zal een standaard factuur voldoen aan al je wensen. Alleen in specifieke of uitzonderlijke situaties zal je een andere soort factuur nodig hebben, zoals een creditfactuur of voorschotfactuur.

Een factuur kan je niet zomaar naar eigen wens maken. Natuurlijk mag je deze aanpassen met bijvoorbeeld je logo, maar er zijn wettelijke eisen voor de opbouw en inhoud van een factuur. Op een standaard factuur moet je in ieder geval de volgende gegevens vermelden:

• De naam van je onderneming en de naam van de klant
• Het adres van je onderneming en dat van de klant
• Je btw-nummer
• Factuurdatum en eventueel leveringsdatum
• Factuurnummer
• Een beschrijving van de goederen en/of diensten
• Het bedrag exclusief btw
• Het btw-tarief 
• Het btw-bedrag
• Het totaalbedrag na btw

Duizelt het je een beetje? Geen punt. Wij hebben een standaard factuur voorbeeld gemaakt met alle juiste factuurgegevens. Je hoeft alleen je eigen gegevens in te voeren – en klaar. Een kind kan de was doen! 

Klik hier voor het standaard factuur voorbeeld. 

Waar mensen werken, worden fouten gemaakt. Grote kans dus dat je ooit eens iets wilt wijzigen op een reeds verzonden factuur. Maar volgens de wet mag je de originele factuur na verzending niet meer veranderen. Een creditfactuur, of creditnota, is de oplossing. 

Een creditfactuur gebruik je om een eerder uitgegeven factuur te corrigeren. Vaak is dit omdat je het factuurbedrag wilt verlagen of kwijtschelden. Zo voorkom je allerlei ingewikkelde administratieve handelingen omdat je klant te veel betaalt. Een creditfactuur moet:

• een eigen factuurnummer hebben; 
• altijd verwijzen naar de originele factuur;
• en voldoen aan alle eisen voor een normale factuur.

Eigenlijk ziet een creditfactuur er bijna hetzelfde uit als een normale factuur. Het grootste verschil met de originele factuur zit ‘m in het bedrag. 

Iets moeten crediteren is voor geen enkele ondernemer echt leuk. Met ons creditfactuur voorbeeld ben je er snel weer vanaf. Even aanpassen met de juiste gegevens, en verzenden maar. Leuker kunnen we het niet maken, wel makkelijker. 

Klik hier voor het creditfactuur voorbeeld.

De naam verklapt het al: een voorschotfactuur gebruik je om een voorschot in rekening te brengen. Anders dan een proforma factuur, die niet rechtsgeldig is, kan een voorschotfactuur gebruikt worden als verzoek tot betaling voordat de opdracht start. 

Een voorschotfactuur gebruik je bijvoorbeeld om inkoopkosten te dekken, je ondernemersrisico te verlagen of als projectfinanciering. Belangrijk hierbij is dat je het bedrag en de voorwaarden van het voorschot overeen bent gekomen met je klant. Een voorstel van het voorschot wordt daarom veelal in de offerte van de opdracht opgenomen. 

Met ons voorbeeld voorschotfactuur weet je zeker dat je goed zit. Voer de juiste gegevens en bedragen in en vraag je voorschot bij je klant aan. 

Klik hier voor het voorbeeld voorschotfactuur. 

Lever je goederen of diensten aan consumenten? Dan gebruik je een factuur particulier, of b2c (business to consumer) factuur. Deze factuur lijkt erg op een standaard factuur. De verschillen met een b2b factuur zijn echt miniem. Een b2c-factuur:

• Bevat geen bedrijfsgegevens of btw-nummer van de klant. 
• Bevat altijd btw (een particulier betaalt altijd btw, waar een bedrijf soms andere btw-regels heeft).
• Heeft vaak een kortere betalingstermijn dan een b2b-factuur.

Zo’n factuur heb je dus snel gemaakt. En met ons voorbeeld ben je nog sneller klaar. Klik hier voor het factuur particulier voorbeeld. 

Self billing wordt ook wel reverse billing genoemd. En met goede reden: self billing is écht de omgekeerde versie van factureren. Want de klant stuurt de factuur naar de ondernemer. Dat betekent dus dat de ondernemer zelf geen factuur hoeft te maken. Wel moet de ondernemer de self billing factuur opnemen in de boekhouding. 

Self billing voorbeeldDit scheelt veel administratief werk voor de ondernemer, vermindert de kans op fouten én zorgt voor een betere cashflow doordat het betalingsproces meer gestroomlijnd is. 

Belangrijk om te weten is dat:

• Ondernemer en opdrachtgever altijd vooraf overeen moeten zijn gekomen dat de opdrachtgever de factuur opstelt.
• Er altijd ‘factuur uitgereikt door afnemer’ op de factuur dient te staan. 

Ben je benieuwd naar hoe zo’n self billing factuur eruitziet? Klik dan hier voor het self billing factuur voorbeeld. 

Doe je zaken met een klant in het buitenland? Dan zijn er een aantal zaken waar je rekening mee moet houden. Daarbij zit er een verschil tussen facturen voor klanten binnen de EU en buiten de EU. 

Lever je goederen of diensten aan een particuliere buitenlandse klant binnen de EU? Dan gebruik je een normale, standaard factuur. Maar let op:

• Soms moet je de btw berekenen van het land waar je klant zich bevindt, terwijl je in andere gevallen de Belgische btw-tarieven moet toepassen. Twijfel je? Verifieer dit dan altijd met je boekhouder. 
• Let op dat je hierbij onder het drempelbedrag voor afstandsverkopen blijft. 

Klik hier voor het standaard factuur voorbeeld. 

Lever je goederen of diensten aan een buitenlands bedrijf binnen de EU? Dan moet je de btw-verleggingsregeling toepassen. Je brengt daarbij geen btw in rekening, want deze wordt verlegd naar het bedrijf dat jouw goederen of diensten afneemt. Je factuur moet dan de volgende gegevens bevatten:

• de vermelding ‘btw verlegd’;
• het btw-nummer van de klant;
• de vergoeding per btw-tarief.

Let op: btw verleggen geldt altijd voor het totale factuurbedrag. Naast goederen en diensten kan dit dus ook andere zaken zoals reiskosten bevatten. Daarbij ben jij als verkoper verantwoordelijk voor de geldigheid van het btw-nummer van je klant. Dit controleer je eenvoudig met de VIES-database. 

Klik hier voor de voorbeeld factuur voor bedrijven in de EU. 

Als je levert aan een bedrijf buiten de EU ben je vrijgesteld van btw. Je rekent dus 0% btw. Vermeld wel altijd op de factuur: "Vrijgesteld van btw volgens artikel 39 van de Wet op de Belasting over de Toegevoegde Waarde (WBTW)".

❗Let op: voor de verkoop van goederen aan bedrijven buiten de EU geldt een extra voorwaarde. Je moet kunnen aantonen dat deze goederen de EU verlaten. De meeste ondernemers doen dit door middel van documentatie van douanecontroles. Ben je niet zelf verantwoordelijk voor het transport maar wordt dit geregeld door je klant? Dan kan het lastig zijn om te bewijzen dat de goederen de EU hebben verlaten. Het is dan vaak verstandig om alsnog btw in rekening te brengen en deze terug te betalen zodra je een bewijs hebt ontvangen.

Klik hier voor de voorbeeld factuur voor bedrijven buiten de EU.