E-invoicing: facturen sturen in 2026

We vertellen je daarom alles over e-invoicing. Na het lezen van dit artikel: 

• ben je volledig voorbereid op deze nieuwe stap;
• weet je exact hoe de nieuwe wetgeving in elkaar steekt;
• en neem je vol vertrouwen de stap naar e-invoicing. 

Tja, grote kans dat je van deze definitie niet veel wijzer bent geworden. Laten we daarom eens inzoomen op de volgende twee woorden:

• UBL formaat
  UBL staat voor Universal Business Language. Het is een standaardformaat voor het opstellen van een e-factuur. Hierbij wordt ieder onderdeel van de factuur (denk aan: adres, productomschrijving, subtotaal, totaalbedrag, btw-tarief etc.) gekoppeld aan een XML-tag. Daardoor kan een e-factuur automatisch verwerkt worden in het systeem van de ontvanger. Dat betekent dus dat het handmatig invoeren van ontvangen facturen verleden tijd is.

Vind je deze uitleg niet voldoende en wil je van de hoed en de rand weten over UBL? Lees dan: ‘UBL factuur: de sleutel tot efficiënt factureren’.

• Peppol-netwerk
  Het Peppol-netwerk is een internationaal netwerk waarmee bedrijven en overheidsinstanties veilig elektronische documenten versturen en ontvangen. Dit netwerk is opgezet met als doel het volledige proces van aankoop tot betaling te verbeteren. Concreter: het proces moet hiermee eenvoudiger en veiliger worden. Maar het versturen van een e-factuur via het Peppol-netwerk kan niet zomaar. Je moet daarvoor via een speciaal Access Point aangesloten zijn op het Peppol-netwerk. Hoe dat allemaal precies in zijn werk gaat lees je in: ‘Alles wat je moet weten over Peppol facturen’.

Er staat ons dus echt een flinke verandering te wachten in 2026. Maar wist je dat veel ondernemers al een tijd gebruikmaken van e-invoicing? E-invoicing is op dit moment namelijk al verplicht voor alle b2g-transacties (facturen van en voor de overheid). 

De Belgische overheid heeft besloten in 2026 hier ook alle b2b-transacties aan toe te voegen. Dat is niet zo gek, want in 2028 moet e-factureren de norm zijn in de EU. België is daar straks dus goed op voorbereid. 

Maar waar komt dit allemaal vandaan? Het speelde al in december 2022, toen de Europese Commissie het wetsvoorstel ‘VAT in the Digital Age’ indiende. Dit wetsvoorstel heeft als doel het verbeteren van het btw-systeem in de EU, met als gevolg:

1. Een lagere kans op btw-fraude. 
2. Een lagere administratieve last voor bedrijven.

Om dit te kunnen bereiken zijn er meerdere maatregelen voorgesteld, waaronder de invoering van e-invoicing. Dankzij de automatische verwerking van facturen wordt de kans op fraude en menselijke fouten verkleind. Bovendien besparen bedrijven zo veel tijd bij het verwerken van facturen.

Een voordeel noemen we hierboven al. Dankzij de automatische verwerking van de facturen zal je veel minder tijd nodig hebben voor het volledige facturatieproces. Maar dat is zeker niet het enige voordeel. Want met e-factureren:

• krijg je sneller betaald;
• is er veel minder kans op menselijke fouten;
• én bespaar je veel tijd. 

Het is verplicht om over te stappen naar e-factureren. Maar het is wel een verplichting met veel voordelen!

We horen je denken, hoeveel makkelijker kan dat e-invoicen nou zijn? Tenslotte zorgt het in eerste instantie vooral voor veel extra werk: een nieuw systeem, nieuwe werkwijze, het inwerken van teamleden... Maar we durven je te beloven: het is écht sneller en makkelijker.

In de situatie voor 2026 kunnen facturen nog per post of per e-mail verzonden worden. Dat betekent dat facturen vaak handmatig gemaakt, verzonden en ingevoerd worden door zowel de verzender als de ontvanger. 

Stap 1: het maken van je factuur met: klantgegevens, product/dienstgegevens, subtotaal en totaalbedrag, btw-tarief en btw-bedrag, betalingsinformatie. 

Stap 2: verzenden van de factuur per post of e-mail.

Stap 3: je klant ontvangt de factuur en voert deze in de boekhouding in. 

Stap 4: de klant betaalt de factuur
OF
Stap 4: de betalingstermijn is overschreden waardoor je een betalingsherinnering verstuurt

Stap 5: je voert de betaling van de factuur in je boekhouding in

Kies je voor een tool waarmee je UBL facturen via het Peppol-netwerk verstuurt? Dan ziet jouw nieuwe stappenplan er zo uit:

Stap 1: aanmaken factuur met de product/dienstgegevens, subtotaal en totaalbedrag, btw-tarief en btw-bedrag, betalingsinformatie. Koppel de factuur aan het Peppol-ID van je klant. 

Stap 2: verzenden van de factuur via het beveiligde Peppol-netwerk. De UBL factuur wordt automatisch in je software systeem verwerkt. 

Stap 3: de factuur wordt ontvangen en automatisch verwerkt en ingeboekt in het systeem van je klant. Afhankelijk van de voorkeur van de klant, wordt ook de betaling automatisch ingeboekt en afgehandeld. Hier zijn dus geen menselijke handelingen voor nodig.

Stap 4: de betaling komt binnen en wordt automatisch in je software systeem verwerkt. 

Op dit moment kan je op twee manieren een e-factuur versturen:

1. Via het Mercuriusportaal (alleen voor b2g-transacties)
2. Met facturatiesoftware met een aansluiting op het Peppol-netwerk

Het Mercuriusportaal is kosteloos en kan daarom een aantrekkelijke optie zijn. Toch is het belangrijk om nu al te starten met een goede facturatietool. Want, zeker niet onbelangrijk, de Vlaamse overheid ziet het gebruik van het Mercuriusportaal als een tijdelijke oplossing. Zij adviseert dan ook om een geschikte software tool in te zetten:

Daarbij is het niet mogelijk om het Mercuriusportaal te koppelen aan bijvoorbeeld je crm of boekhouding, zoals met een facturatiesoftware wel kan. En het grote voordeel van e-factureren, de automatisering van een groot deel van het facturatieproces, verliest dan al snel zijn waarde. 

Met de facturatie software van Teamleader Focus weet je zeker dat je goed voorbereid bent op het e-factureren. Eind 2024 zal Teamleader Focus aangesloten zijn op het Peppol-netwerk, waardoor je ruim op tijd klaar bent voor de nieuwe regelgeving. 

Met onze facturatietool stel je met een paar klikken je e-factuur op met je eigen logo, kleuren en lettertype. De e-factuur verstuur je vervolgens snel en gemakkelijk via het beveiligde Peppol-netwerk. Alle gegevens van de factuur worden zowel in je eigen systeem als in het systeem van de klant automatisch verwerkt. 

Maar Teamleader Focus heeft nog veel meer voordelen:

• Klanten betalen sneller
  Bevinden je klanten zich buiten het Peppol-netwerk? Dankzij het InvoiceCloud-platform bekijken én betalen je klanten de factuur online. Zo word je tot wel 14 dagen sneller en 37% meer op tijd betaald. 
• Je factureert makkelijk vanuit tijdsregistraties of een offerte
  Je maakt je factuur snel en eenvoudig aan vanuit een offerte, taak of tijdregistratie. Met enkele klikken is je factuur verzonden en kan jij je richten op het échte werk. 
• Doe je nooit meer dubbel werk
  Want Teamleader Focus is een alles-in-één tool voor je crm, facturen, offertes, projecten en planning. En dankzij 230+ integraties koppel je makkelijk al je favoriete tools. Dat betekent nóg meer automatisering en nooit meer dubbel werk. 

Test het gemak van Teamleader Focus twee weken zelf. Zonder te betalen, zonder creditcard.

Wij hebben de antwoorden. Hieronder vind je de meest gestelde vragen over facturen versturen en e-invoicing.