Verbeter je facturatieproces én je cashflow met digitale facturen

Door je facturatieproces te verbeteren zorg je ervoor dat er geld in de kassa zit op het moment dat je het nodig hebt. Je cashflow verbeteren begint dus met hoe je factureert. Heel vaak kan dat sneller, efficiënter, met minder fouten en minder gedoe, simpelweg door over te schakelen naar digitale facturen.

Eerst dit: in principe is een digitale factuur een factuur die je digitaal verstuurt. Een PDF-, Word- of Excel-bestand via mail, of – hallo 1999 – een scan van een papieren factuur.

Er zijn dus verschillende vormen van digitaal factureren. De meest geavanceerde is een volledig digitaal facturatieproces. Met software zoals Teamleader maak, beheer en verzend je facturen met dezelfde tool. Klanten kunnen die facturen downloaden, onmiddellijk lezen en zelfs online betalen. Het is hoofdzakelijk deze vorm van digitaal factureren waarmee je de cashflow optimaliseert.

Ben je nog een groentje in digitaal factureren? Hier loodsen we je door de need-to-know-info.

Je facturatieproces verbeteren doe je in drie stappen:

1. Je stelt efficiënt facturen op.
2. Je klant ontvangt een duidelijke factuur, zonder rekenfouten.
3. Je wordt doorgaans tijdig betaald en je volgt de betalingen makkelijk op.

Als we Marco Borsato mogen geloven, zijn de meeste dromen bedrog. Maar een gesmeerd facturatieproces hoeft echt geen illusie te zijn. Digitale facturen passen immers naadloos in de drie stappen hierboven. En de lage kosten die ze met zich meebrengen, hebben ook nog eens een positieve impact op de cashflow. Dat lichten we even toe.

Een digitale factuur opstellen met het facturatieprogramma van Teamleader gaat heel snel: Je vult een gepersonaliseerde template in en de software doet de rest: verplichte gegevens toevoegen, de juiste prijs aan je diensten of producten koppelen en je algemene voorwaarden bijvoegen. Je kan zelfs een standaardmail opstellen waardoor je de factuur in luttele seconden verstuurt, ongeacht het soort factuur.

De tijd die je hiermee wint kan je besteden aan aspecten die je onderneming vooruit helpen en dus extra geld in het laatje brengen: verkoopkansen spotten, extra opdrachten aannemen, je interne processen optimaliseren …

Bij de berekening van de factuurbedragen kan er altijd een fout gebeuren. Een softwaretool neemt het rekenwerk op zich: het nettobedrag, btw-percentage en -bedrag en de totaalsom staan tot op de eurocent correct op je factuur. Je verspilt dus geen tijd en geld aan het rechtzetten van foute exemplaren.

Bovendien verkleint de kans op een boete zienderogen. De fiscus lacht foutieve facturen namelijk niet weg: een kleine uitschuiver kan uitdraaien op een dure grap. Met een digitaal facturatieproces vermijd je financiële sancties en dus onnodige kosten.

Dankzij integraties met invoice-applicaties betalen je klanten makkelijk en veilig je factuur online, waardoor je sneller betaald wordt. Bovendien geeft Teamleader een helder overzicht van de al dan niet betaalde facturen. Op die manier verlies je openstaande bedragen niet uit het oog.

Het kan altijd voorkomen dat opdrachtgevers of andere contacten te laat betalen. Met automatische betaalherinneringen blijf je klanten aansporen om het verschuldigde bedrag over te maken. De aanhouder – jij dus – wint op die manier geld en tijd.

“Wij zijn er vanaf dag één mee gestart: onze eerste factuur was meteen digitaal. Op die manier konden wij achteraf ook conclusies trekken uit onze cijfers, en hebben we een heel duidelijk beeld van onze omzet. Je verliest ook minder tijd achter je bureau als je digitaal factureert, zowel bij het maken van de factuur als in de opvolging.” - Jona Van Laer van Tuinjan

Digitale facturen zijn goedkoper dan hun papieren tegenhanger. Volgens de Dienst Administratieve Vereenvoudiging – ja, die bestaat echt – kost een papieren factuur gemiddeld € 4,44. Bij een volledig digitaal proces zoals met Teamleader is dat € 1,20. En dan hebben we het nog niet over al de bomen die je redt.

Het is duidelijk, door digitaal te factureren met een tool zoals Teamleader breng je meer geld in het laatje. Dat maakt het een snelle manier om de cashflow van je onderneming te verbeteren.

En er is nog meer goed nieuws: want Teamleader bundelt crm, offertes en projectmanagement in dezelfde tool. Met onze facturatiesoftware kan je onder andere professionele offertes maken en versturen, ze online laten ondertekenen en ze snel omzetten in facturen. Ook offertes opvolgen wordt daardoor eenvoudiger, wat dan weer je omzet ten goede komt. Minder tijdverlies en meer inkomsten, soms is het écht zo eenvoudig.