Feit: papieren werkbonnen zijn 100% vervangbaar.
Een werkbon is het favoriete wapen van technici, installateurs, bouwbedrijven en andere Handige Harry’s wanneer ze bij de klant werken. Je houdt er je gewerkte uren op bij, maar ook afgelegde kilometers, gebruikte materialen, en eventuele extra informatie zoals notities of foto’s.
Werkbonnen kunnen op verschillende manieren worden ingezet. Bij een interventie zal een reparateur bijvoorbeeld vaak beginnen met een lege werkbon. Ter plekke bij de klant wordt dan alle nodige info toegevoegd tijdens of vlak na het uitvoeren van de klus. Daarna kan de klant de bon ondertekenen.
De werkbon kan ook al helemaal zijn voorbereid, zoals wanneer er wordt vertrokken van een goedgekeurde offerte. In dat geval zal de werkbon meestal een pak meer details bevatten, omdat de omvang van de klus beter op voorhand viel in te schatten.
Op basis van de werkbon wordt namelijk vaak de factuur gemaakt. Wie graag correct betaald wordt voor zijn of haar diensten, springt dus best niet al te slordig om met werkbonnen. Jammer genoeg werken heel wat vakmannen nog met papieren of ouderwetse werkbonnen. De nadelen spreken voor zich:
1. Bonnen worden na de uitvoering van het werk ingevuld. Soms zelfs dagen nadien. Daardoor laat de accuraatheid te wensen over.
2. Bonnen worden soms nog met de hand ingevuld. Wie de factuur opstelt, mag beginnen ontcijferen. En blauwe of gele doordrukbriefjes zijn zo mogelijk nog slechter leesbaar dan het origineel.
3. Onleesbaar of niet, het invoeren van zo’n bon kost altijd tijd. Meer dan je zou willen. Prijzen van toestellen en materialen moeten worden opgezocht, BTW-tarieven toegevoegd, en natuurlijk moet ook de factuur gemaakt. Overtypen is niet meer van deze tijd.
4. Kopiëren en plakken is niet veel beter: tussen bijvoorbeeld een Excel-sheet en de uiteindelijke factuur gaat tijd en nauwkeurigheid verloren.
5. Het is 2019. Papieren werkbonnen laten geen geweldige indruk na op de klant. Zeker handgeschreven: de gele of blauwe doordrukjes zijn vaak nog moeilijker leesbaar dan het origineel.
6. Een papieren werkbon moet weer op kantoor geraken. Anders komt er nooit een factuur. Ook hier gaat kostbare tijd verloren.
“Een minderheid gebruikt nog de papieren werkbonboekjes. Tegenwoordig halen veel installateurs een mobiele printer en een laptop boven bij de klant, in combinatie met bijvoorbeeld Excel of een op maat gemaakt programma. Maar dat is niet veel beter: alles invoeren en de printer installeren duurt wel even. Of ze moeten inloggen op de server van het werk, en dan is ineens het inktpatroon op. Dan hoor je een klant bijna denken: ‘Betaal ik hiervoor €100 per uur?’”
“En dat terwijl je gewoon een iPhone kan bovenhalen met een op voorhand voorbereide werkbon. Die is dan op 1 minuut af, terwijl een ander een heel boek schrijft. Niet te vergelijken.”
