Emaillerie Belge: “Met Teamleader kies je zelf de modules: je betaalt dus enkel voor wat je nodig hebt.”

Wie? Vincent Vanden Borre, Managing Director
Wat? Ambachtelijke productie van geëmailleerd staal voor reclame- en signalisatieborden, architecturale doeleinden, design en kunst
Teamleader sinds? September 2016
Uitdagingen? Verkoopproces en administratie stroomlijnen, overzicht bewaren over alle contacten, vlotte facturatie

Na de overname gooiden ze het meteen over een andere boeg. Het voormalig management zat vastgeroest in oude werkwijzen. Het huidige bestuur koos voor een nieuwe richting: moderne processen, gecentraliseerde productie, en een gestroomlijnde verkoop doen het bedrijf opnieuw bloeien.

Net na de overname botsten we op een zeer verouderd systeem en een serieuze wirwar aan administratie. “Bijna prehistorisch”, volgens Vincent. Wat we ons bij die warboel moeten voorstellen? “Het enige wat we kregen was één usb-stick met offertes en één met facturen. Maar met onze ondernemersspirit en digitale savviness konden we die uitdaging wel aan.”

“Ik wist meteen dat ik de software-toer wilde opgaan voor onder meer CRM en administratie. In mijn vorige job werkte ik met tools zoals Oracle of SAP. Veel snufjes en té complex, dat was absoluut niet waar we als kmo nood aan hadden. Mijn vrouw werkte al met Teamleader voor haar eigen studiebegeleidingsbedrijf, Estudio Humaniora. Ik nam de tijd om met haar samen te zitten en in Teamleader te duiken.”

“Wat ik zag stond me direct aan: een gecentraliseerd systeem, een vlotte groepering van contacten in het crm-systeem om gedetailleerd te filteren, de mogelijkheid om offertes gemakkelijk om te zetten in facturen, en ga zo maar door. Bovendien hoef ik er niet geheimzinnig over te doen: het aantrekkelijk kostenplaatje speelde natuurlijk ook een grote rol. Pay only for what you need, zonder daarvoor elke maand een bedrag met drie nulletjes neer te leggen. Eén van de leukste aspecten van Teamleader is dat je zelf kiest welke modules je nodig hebt. Zo zet je je gebruik zoveel mogelijk naar je hand. Dat was opnieuw een groot pluspunt.”

“Ondanks de korte opstartperiode is ons gebruik al redelijk doorgedreven: we gebruiken quasi alle functies van Teamleader. Het was een bewuste keuze om alles in een stroomversnelling te brengen. Een gedetailleerde commerciële opvolging, de volledige input van alle contactgegevens en de opmaak en het versturen van offertes en facturen verloopt vlot via Teamleader.

“Onze business draait goed en we krijgen veel aanvragen binnen: van zodra iemand benieuwd is naar het

kostenplaatje, maken we de prijsofferte op met Teamleader. Om je een idee te geven: voor we Teamleader gebruikten maakten we twee à drie manuele offertes per dag. Nu zijn dat er gemiddeld vijf à tien. Dat is een mooie tijdswinst en toont ook perfect wat digitalisering en efficiënt werken voor ons betekent.”

“Ik ben vaak onderweg om architecten, designers en kunstenaars te bezoeken. Dat persoonlijk contact is heel belangrijk voor ons. Teamleaders mobiele app (Android en iOS) staat me hier goed in bij: alle nieuwe contactgegevens, details over het bezoek, opmerkingen enzovoort, noteren we meteen in Teamleader. Perfect voor de opvolging achteraf. Documenten, zoals prijsoffertes, tonen we ook gemakkelijk meteen live tijdens een bezoek bij de klant. Kortom, je hebt altijd al je gegevens bij de hand. Zo sta je niet voor verrassingen en communiceer je transparanter met klanten.”

“De crm-module is nu heel belangrijk voor ons, maar in de toekomst willen we er nog meer gebruik van maken om proactief klantcontact op te volgen. Van het aller-allereerste contact, tot de prijsofferte en de uiteindelijke factuur. Zo kunnen we proactief uitreiken naar klanten én onze verkoopsopportuniteiten nog beter opvolgen.”

“Na iets meer dan een half jaar met Teamleader hebben we de basis goed onder de knie. Ondertussen zijn we klaar voor de volgende stap: de projectplanning ten volle gebruiken om de link tussen onze administratie en productieplanning te leggen. Als we nu bijvoorbeeld een dringende vraag van een klant ontvangen, kijken we snel in onze digitale planning of we binnen de gevraagde termijn kunnen opleveren. Bovendien kunnen we opvolgen of we binnen het vooropgestelde budget blijven. We zijn er nu recent mee gestart, en het ziet er alvast veelbelovend uit voor de toekomst.”

Ook graag deel uitmaken van dit succesverhaal? Probeer Teamleader 14 dagen gratis uit!