E-invoicing, UBL-facturen en Peppol: alles wat je moet weten over elektronische facturatie

Vanaf 1 juli 2030 is e-invoicing in de Europese Unie verplicht voor alle b2b-transacties. In België geldt die verplichting vanaf januari 2026. Op Work Smarter 2024 benadrukte Bart Schockaert, Growth Director bij Yuki, dan ook het belang van een tijdige overstap. In deze blog ontdek je alles wat je moet weten over e-facturen, UBL en het beveiligde Peppol-netwerk. Zo bereid je je vandaag al voor op de toekomst van elektronische facturatie!

TIP: bestel vandaag al je ticket voor Work Smarter 2025! 

Vanaf 1 juli 2030 moeten alle b2b-diensten en -goederen binnen de EU elektronisch gefactureerd worden. Een besluit dat kadert binnen de VAT in the Digital Age (ViDA)-regelgeving. Met die modernisering van het btw-stelsel wil de Europese Commissie btw-fraude bestrijden, de digitale economie ondersteunen en bedrijven helpen bij het digitaliseren van hun compliance-processen.

Hoewel die wettelijke verplichting nog veraf lijkt, schieten diverse EU-landen nu al in actie. Duitsland voert verplichte e-facturatie tussen bedrijven bijvoorbeeld al in vanaf 2025, terwijl je in België nog tijd hebt tot 2026 - tenzij je als onderneming factureert aan de overheid. In Nederland en Frankrijk geldt tot 2028 enkel een verplichting voor bedrijven die zakendoen met overheidsdiensten en andere aanbestedende diensten (b2g).

Eén feit is zeker: bedrijven moeten vroeg of laat hun facturatieprocessen aanpassen aan de digitale eisen van de toekomst. Een belangrijke tool hierbij is de UBL-factuur. 

UBL staat voor Universal Business Language, een XML-standaard voor elektronische facturen. Zo’n UBL-factuur wordt automatisch gelezen en geboekt door boekhoudsoftware. Je vermindert de kans op fouten, versnelt de administratieve fouten… en hoeft niet langer te klungelen met PDF-bestanden.

Op Work Smarter 2024 herinnerde Bart Schockaert, Growth Director bij Yuki, aanwezigen eraan dat die UBL-standaard in België binnenkort meer dan een luxe is. “Vanaf 1 januari 2026 gaan bedrijven verplicht e-facturatie gebruiken. De UBL-factuur wordt de enige factuur die nog mag worden verstuurd vanuit de onderneming.”

UBL-facturen bieden KMO’s slimme voordelen: ze automatiseren de verwerking, verkleinen de kans op fouten en besparen op administratieve kosten. Dankzij hun snelle herkenning in boekhoudsoftware verloopt de betaling vlotter, wat de cashflow verbetert. UBL-facturen zijn daarmee een toekomstgerichte keuze voor efficiënt en veilig factureren.

Je hoeft niet langer facturen in te scannen of gegevens over te typen van gegevens. In plaats daarvan herkent en verwerkt je boekhoudprogramma alles voor jou. “Door de hogere verwerkingssnelheid van verschillende softwareprogramma's wordt de cashflow inzichtelijker en real-time beschikbaar”, bevestigt Schockaert.

Informatie van de UBL-facturen wordt rechtstreeks overgenomen door je software. Zo verhoog je de betrouwbaarheid van je boekhouding en hou je je admin altijd up-to-date. Belangrijk voor een nauwkeurige cashflow-analyse!

Omdat er minder manueel werk is, dalen ook de administratieve kosten. Nog een win voor je boekhouding: UBL-facturen worden sneller betaald, wat de cashflow verbetert. “Ook het advies van je accountant kan nu veel sneller inspelen op je behoeften, met cijfers die altijd up-to-date zijn”, vult Schockaert aan. “Zo kan je beter onderbouwde beslissingen nemen.”

UBL-facturen worden vaak verstuurd via het beveiligde Peppol-netwerk. Daardoor profiteert de afzender van zowel authenticatie als traceerbaarheid. Daarnaast biedt het netwerk real-time updates over de status van elke factuur. Zo hou je altijd een duidelijk overzicht over je facturen.

We haalden het daarnet al even aan: ook het Peppol-network wordt steeds belangrijker voor bedrijven. Net als UBL heeft Peppol alles te maken met e-facturatie, al vervullen ze verschillende rollen binnen dat proces.

• UBL is een standaard formaat voor elektronische facturen, opgesteld in XML-structuur. Het standaardiseert de factuurinformatie zodat de data automatisch verwerkt kunnen worden door boekhoud- en facturatiesystemen.
  
• Peppol staat voor Pan-European Public Procurement OnLine. Het is een beveiligd netwerk om e-facturen en andere elektronische documenten te versturen en ontvangen. “Het Peppol-netwerk biedt een hoog beveiligingsniveau door een sterke verificatie (EQC) van de betrokken partijen, wat het risico op fraude aanzienlijk vermindert”, besluit Schockaert. “Dankzij die extra beveiligingslagen kunnen bedrijven en overheidsinstanties veilig e-facturen uitwisselen. Dat versterkt de betrouwbaarheid en de integriteit van hun administratieve processen.”

Kortom, UBL verwijst naar de structuur van de factuur zelf, Peppol naar het netwerk via welke die verstuurd worden. Om een document via Peppol te versturen, werkt een bedrijf samen met een Peppol Access Point-provider. Die access points gebruiken beveiligde protocollen om documenten veilig en snel tussen verzender en ontvanger uit te wisselen. Veel technischer hoeft het gelukkig niet te worden, want met een betrouwbaar facturatieprogramma zoals Teamleader Focus ben je zeker dat je e-facturen altijd voldoen aan de wetgeving.

Hoe vroeger je start met e-factureren, hoe beter. En met het onderstaande stappenplan ben je zo vertrokken!

Stel je stiekem nog altijd je facturen op in Excel of Word? Je bent niet de enige! “Meer dan vijftig procent van bedrijven gebruikt software die niet compatibel is met UBL, meestal Excel of Word, om een factuur op te maken en daar een pdf van te maken”, lacht Schockaert. Voor die ondernemingen zit er maar één ding op: overschakelen naar software die compatibel is met UBL-facturen en/of het Peppol-netwerk.

Met een goede facturatietool kan je meer dan digitale facturen opstellen. Check bijvoorbeeld of je automatisch de juiste btw-tarieven aan de bijbehorende goederen of diensten kan koppelen. Zo gaat factureren nog sneller!

“Er is een reden waarom al die bedrijven nog op oude software werken”, merkt Schockaert op. “Misschien zijn ze een beetje bang voor software. Bang dat ze het niet zullen snappen.” Om je team vertrouwd te maken met e-invoicing, volstaat een korte introductiesessie. Want met de gepaste facturatiesoftware hoef jij je helemaal niets aan te trekken van UBL, Peppol en andere technische concepten. 

Wordt het je allemaal te veel? Je staat er niet alleen voor! Accountants kunnen een analyse uitvoeren van je huidige factureringsprocessen en eventuele compatibiliteitsproblemen identificeren. Vervolgens kunnen ze je begeleiden bij de zoektocht naar de geschikte tools die UBL-facturen ondersteunen die aangesloten zijn op het Peppol-netwerk. Tot slot gebruiken accountants de UBL-rapportage als hefboom om waardevolle inzichten in je bedrijf te verzamelen.

Kortom, de overstap naar e-invoicing via het Peppol-netwerk biedt bedrijven een kans om efficiënter, veiliger en transparanter te werken. Door nu al actie te ondernemen, bereid je je onderneming voor op de wettelijke verplichtingen én pluk je nog sneller de vruchten van een transparant e-facturatieproces. Want met UBL-facturen verminder je de kans op fouten, bespaar je kosten op je administratie en verbeter je meteen je cashflow. Daarnaast voegt het Peppol-netwerk een extra beveiligingslaag toe aan je facturatie. Dat versterkt het vertrouwen voor zowel verzender als ontvanger. 

Wil je ook in 2025 je vinger aan de pols houden van e-invoicing? Koop vandaag nog je tickets voor Work Smarter 2025, het b2b-event voor ondernemers zoals jij.