Bereken de efficiëntie van je agency via ‘gemiddelde opbrengst per uur’ en ‘performance’

In deze blog leggen we uit hoe je die berekent aan de hand van voorbeelden.Denk jij: ‘efficiëntie bereken je toch gewoon met billability of factureerbaarheid?’ Een valabele vraag, maar het antwoord is neen. In deze blogpost vertellen we waarom billability tekortschiet als KPI om te groeien.

De gemiddelde opbrengst of marge per uur toont waar de opbrengsten en verliezen zich bevinden in je bedrijf en waar je moet bijsturen. Zo bereken je de gemiddelde opbrengst per uur:
factureerbare waarde per uur (a) / kost per uur (b)

(a): de factureerbare waarde per uur bereken je door het beschikbare budget te delen door het aantal gepresteerde uren op projecten.

Stel dat je een project verkoopt voor 16.000 euro. Een medewerker werkt hier een volledige maand op, goed voor in totaal 160 uur. Daardoor bedraagt de factureerbare waarde per uur voor dit project 100 euro. (160.000 euro/160 uur).

(b): voor de kost per uur tel je alle kosten van een bepaalde medewerker op.

Denk aan het bruto maandloon, kosten eigen aan de werkgever bij zoals een onkostenvergoeding en extralegale voordelen en je algemene kosten per medewerker (huur, elektriciteit en internet). Dat bedrag deel je door alle gewerkte uren.

In dit voorbeeld kost de medewerker je organisatie 55 euro per uur.

Gieten we deze data in de formule, dan komt de gemiddelde opbrengst per uur voor de medewerker neer op 82% (100 euro per uur / 55 euro per uur).

Uiteraard telt niet alleen het aantal billable uren, maar ook hoe efficiënt die worden ingevuld. Daarbij komt de cruciale KPI performance in beeld. Die bereken je op deze manier:
efficiëntie (a) x billable uren (b)

(a): efficiëntie is een meetbare waarde die weergeeft of je sneller of trager dan voorzien werkt, ‘in’ of ‘over’-budget. Die bereken je door de gefactureerde waarde te delen door werkelijke waarde van diezelfde periode.

Stel dat je een project verkoopt voor 10.000 euro, goed voor 100 uur werk. Een medewerker klaart de klus in 85 uur, goed voor een intrinsieke waarde van in totaal 8500 euro. De efficiëntie bedraagt dan 118% (10.000 euro / 9500 euro).

(b): billability is het aantal factureerbare uren tegenover de nettocapaciteit (= het aantal uren dat iemand effectief werkt) en geeft een indicatie van het aantal productieve uren.

Stel dat een medewerker 3 volledige weken werkt, goed voor een nettocapaciteit van in totaal 120 uur. Elke week heeft hij een aantal interne meetings, die uitkomen op totaal 12 uur. Het aantal factureerbare uren is 108. Zijn billability voor die periode bedraagt 90%. (108 uur / 120 uur)

Gieten we deze data in de formule, dan komt de performance voor de medewerker neer op 106% (118% x 90%).

KPI’s berekenen is slechts de eerste stap. Veel belangrijker zijn de inzichten die je uit de cijfers haalt.

Een lage opbrengst per uur of performance kan betekenen dat je projecten te goedkoop verkoopt. Of dat medewerkers niet de juiste skills hebben om bepaalde projecten tot een goede einde te brengen. En ook hoge resultaten kunnen uitdagingen blootleggen.

In deze blogpost lichten we een tipje van de sluier, en vertellen we waarom de KPI’s verschillen tussen type medewerkers. Smaakt dit naar meer? Het échte lekkers ontdek je in ons e-book. Met uitgebreide rekenvoorbeelden en hoe je je agency bijstuurt om te groeien.