Digitalisering van je kmo: zo ontdek je de ideale tools

Het bedrijf van de toekomst werkt digitaal. Meer dan de helft van de Belgische kmo’s is daarvan van overtuigd, zo blijkt uit onderzoek. Toch worstelt zo’n 40% met de technologische evoluties die gepaard gaan met digitalisering.

Vrij vertaald: de juiste tools kiezen én er vervolgens vlot mee aan de slag kunnen, is lang niet altijd een evidentie. Reden te meer om grondig geïnformeerd te vertrekken.

De digitalisering van je bedrijf, hoe gaat dat precies in zijn werk? Ontdek de mogelijkheden om met technologie je klantenbeheer, verkoop en projecten online te beheren.

Ook wie al eerste stappen naar een digitale werkomgeving heeft gezet, wordt door tal van aanbieders en adviseurs nog geregeld met modules, features en integraties om de oren geslagen. Waarmee boek je nu de gewenste efficiëntiewinsten en welke zijn geknipt voor jouw organisatie? Met deze 4 tips start je in 2024 doordacht met de verdere digitalisering van je werkprocessen.

Meer doen met dezelfde middelen: elke kmo is ermee bezig. De grootste spelbreker op het vlak van productiviteit? Volgens marktonderzoeksbureau Ipsos is dat overbodige administratie. Inefficiënte meetings, onduidelijke prioriteiten en complexe werkprocessen zijn de belangrijkste symptomen. Bij managers gooit dan weer vooral de overload aan e-mails roet in het eten.

Efficiëntiewinst is dus een zaak van iedereen. Daarom kan een korte interne enquête klaarheid scheppen over de belangrijkste obstakels in de jobs van medewerkers en kaderleden. “Hoe kan een digitale tool dit proces sneller of eenvoudiger maken?” is voor iedereen dan ook de eerste hamvraag. In die fase focus je best nog niet te veel op blitse features, zoals rapporteringen op maat of digitale dashboards, hoe mooi die ook meegenomen zijn.

Het aanbod aan apps en softwarepakketten is enorm. Het bos door de bomen zien? Leg dan prioriteiten. Concentreer je enerzijds op de antwoorden uit je interne rondvraag (zie vorige stap), en anderzijds op verbeteringen die voor jou zonneklaar zijn. Zie je veel overlap? Ideaal, dan is er consensus over enkele prioriteiten.

Distilleer daaruit een wishlist voor een of meerdere tools, ideaal om rond te horen bij partners of concullega’s. Of om meteen voor te leggen aan een paar aanbieders. Maak daarbij het onderscheid tussen functies en sterktes:

• Functies: rangschik je gewenste functionaliteiten op basis van must-haves en nice-to-haves, of doorheen een jaarplanning. Sommige tools bieden meerdere modules, om bescheiden te beginnen en vervolgens uit te breiden. Dankzij die schaalbaarheid vermijd je een wildgroei aan tools waar mensen in verdwalen én zorg je voor een zachtere landing in je organisatie.

• Sterktes: hangt in grote mate af van je organisatiestructuur. Moet iedereen overweg kunnen met een tool, dan zal gebruiksvriendelijkheid bovenaan staan. Zoek je echter een oplossing voor een fulltime planner of een interne boekhoudafdeling, dan zijn eerder het aantal features en de mate waarin je de tool naar je hand kan zetten van belang.

Stel: je bent helemaal gewonnen voor digitale tijdsregistratie. In principe kan je op zoek naar een kleine app die aan je eisen beantwoordt – niets meer en niets minder. Maar als je zaak verder groeit, stijgt misschien de nood om ook facturatie of boekhouding – de logische gevolgen van gepresteerde uren – te digitaliseren. Hou bij je wishlist dus zeker rekening met je langetermijnambities.

Uiteindelijk zijn het klanten die je zaak doen draaien. Onder de noemer e-care kan je dus ook klantenservice digitaliseren. Voor IT-providers in volle groei betekent een
online customer support-tool, beter gekend als een ticketingsysteem, vaak een uitweg uit tijdrovende telefoons en mailverkeer.

Sommige kmo’s hebben nog hun twijfels bij zo’n geautomatiseerde oplossing, deels ingegeven door slechte ervaringen met e-care. Toch toont onderzoek van McKinsey aan dat een digitale klantenservice gemiddeld 76% tevredenheid oplevert, tegenover een score van 57% via traditionele kanalen. Meer zelfs: hoe digitaler de service, hoe tevredener de klant.

Hou wel rekening met deze twee voorwaarden:

• Bouw verschillende digitale kanalen in: uiteraard e-mail, maar ook sociale media. Maar ondervang ook tijdrovende support, via een makkelijk vindbare en glashelder ingedeelde FAQ.
• Evolutie, geen revolutie: hou de traditionele kanalen nog open en communiceer duidelijk naar je klanten over een stapsgewijs migratietraject.

Check je je wishlist (zie punt 2) af bij mogelijke leveranciers, pols dan zeker naar de integratiemogelijkheden met andere software. Ben je bijvoorbeeld van plan om op termijn aan e-mailmarketing te doen, dan is een koppeling tussen je crm-tool en een e-mailmarketingoplossing als MailChimp ideaal.

Ander voorbeeld: als je bedrijf groeit, kan een gespecialiseerd boekhoudpakket van pas komen. Maar als je daar nog klantgegevens vanaf nul moet inputten, ben je even bezig. Check dus niet alleen of tools met elkaar kunnen samenwerken, maar ook hoeveel werk het je kost om die integratie op poten te zetten.