Digitaliseren: enkel voor jonge en hippe bedrijven?

Cheyns Technics installeert al 15 jaar sanitair, verwarming, verlichting, elektriciteit en ventilatie bij nieuwbouw- en renovatiewerken. Even goed doen ze het volledige bouwproces als totaalaannemer, van vloer tot dak.

Co-zaakvoerder Ruben Van den Bossche zag dat de bouwsector zich onder invloed van de crisis versneld moest professionaliseren. “Zelf hadden we al een sterke structuur, maar helaas ook een pak losse Excel-documenten. We stapten over op een alomvattend crm-systeem dat klantbeheer, facturatie en verkoop volledig digitaal en veel eenvoudiger maakt.”

Het resultaat? Op amper 4 jaar tijd verdubbelde Cheyns Technics zowel haar omzet als haar personeelsbestand. “Toch bleven we de administratie bolwerken zonder daar extra personeel voor nodig te hebben. Het verloopt nu allemaal eenvoudiger, gestroomlijnder en efficiënter. En we hebben veel meer overzicht.”

Ook Belgische eersteklasser Essevee liet het papieren tijdperk definitief achter zich. “Niet makkelijk”, aldus commercieel manager Tyas Kastelijn, “want sommigen kregen maar een beperkte computeropleiding.” Maar uiteindelijk ging iedereen overstag, omdat de club meer cashflow kreeg dankzij automatische facturatie. “Of omdat miscommunicatie onmogelijk werd - voortaan zat alles mooi in het systeem.”

“Dankzij onze digitalisering elimineren we nodeloze stappen, zodat er ruimte ontstaat voor opvolging en rapportering… Vroeger voerden we bestelbonnen manueel in Office in, nadien ging dit naar het onthaal voor de tickets, gevolgd door de facturatiedienst, enzovoort.”

Niets dan tevreden gezichten dus. En volgens Tyas volgt straks ook de rest van de voetbalwereld: “Natuurlijk staat het mooi om hiermee te pionieren, maar ik denk dat alle clubs openstaan voor verandering.”

Met klanten als Voka, en ondertussen 15 lesgevers, is WineWise een gevestigde naam in wijnland. Zaakvoerder Sybille Troubleyn, maakte de concrete overstap van analoog naar digitaal in 2010: “Vandaag spreek ik over een tijd voor en na onze digitale overstap. Toegegeven, ik ben een echte computerleek, maar tegelijk moest mijn eenmanszaak blijven groeien.”

Voor WineWise luidde digitalisering een heel nieuw tijdperk in: “Vroeger stak ik enorm veel tijd in die hele mallemolen. Nu duurt facturatie luttele seconden, en heb ik concreet zicht op de omzet, openstaande bedragen, enzovoort.”

“Als er nu een kandidaat-cursist belt, zien we meteen alle gegevens in onze database en koppelen we er een mailing aan. Dankzij email tracking zien we wie die opent, zodat we enkel écht geïnteresseerden opvolgen en geen tijd meer verspillen. Goed voor de motivatie en… de agenda!”, lacht Sybille.

Over naar Confiserie Larmuseau, de zaak die naam en faam verwierf met artisanale, Gentse sneeuwballen. Een uniek streekproduct op basis van pure chocolade, boter en bloemsuiker, en het geesteskind van een familiebedrijf dat al ruim 100 jaar bestaat.

Student-ondernemer Tanguy Serraes hielp als vertegenwoordiger van de vierde generatie het bedrijf vernieuwen. “Toen ik de zaak in 2013 overnam, hadden we niks. Geen facturatieprogramma, geen contactbeheer, laat staan opvolgingsmogelijkheden en grafieken.” En als jonge ondernemer is Tanguy nochtans absoluut geen fan van administratieve rompslomp.

Hij besloot de overstap te maken naar een online crm-platform. “Qua administratie betekent het een enorme tijdswinst: via een paar klikken heb je rapporten. Onze contacten houden we nauwgezet bij, van persoon tot bedrijf.” Als startend zaakvoerder is Tanguy bovendien vaak onderweg: “Met het crm-pakket zien we hoeveel kilometer er maandelijks wordt gereden. Een hele verbetering.”

En tot slot S-Technics, gespecialiseerd in het vervaardigen en installeren van professionele grootkeukens. Zaakvoerder Sven deed zijn bedrijf fors groeien, en vond in Teamleader de juiste softwarepartner om dat te ondersteunen.

"Daarvoor draaide S-Technics op Excel en Word en was ik de hele zondag bezig met facturen en offertes. Er was amper tijd voor mijn gezin. Nu kom ik ’s avonds thuis en op tien minuten is alles geklaard."

Ook werkbonnen leveren Sven en zijn zaak veel voordeel op. "Ik stop op de werf al zoveel mogelijk info in het systeem, zoals verplaatsingen, materiaal, werkuren… Die werkbonnen zijn de basis van onze inkomsten, ze komen goed van pas bij de facturatie."

Kortom: wie dacht dat digitalisering zich beperkt tot hippe reclamebureaus, heeft het grondig mis. Elke dag ondervinden kleine en grote ondernemingen in elke sector de vele voordelen van digitaal werken.

De overstap niét maken is dus een gemiste kans. Zeker als je weet dat de consument vandaag eindeloos veel keus heeft. Klanten wachten niet langer tot jij mee bent met de nieuwste ontwikkelingen - maar gaan eerder te rade bij je concurrentie. Achterblijven is dus geen optie. Als andere bedrijven het met succes kunnen, kan jij het ook.

Benieuwd hoe Teamleader jouw digitaal verhaal kan ondersteunen? Probeer het zelf!