De 7 onmisbare competenties van een goede projectmanager

Projectmanagement software is een cruciale tool voor goed projectmanagement. Met de juiste projectmanagement tool stel je met gemak je planning op, krijg je grip op het budget en verbeter je de transparantie en communicatie met je team. Wil je direct een vliegende start maken? Kies dan voor een projectmanagement tool als Teamleader Focus, waar de planning, financiële flow en crm gekoppeld zijn. Zo weet je altijd en overal wat de kosten, opbrengsten en winstmarge van je project zijn. Wees die slimme projectmanager!

De 7 onmisbare competenties van een goede projectmanager:

1. Communicatief sterk
2. Leiderschap
3. Team management
4. Prioriteren 
5. Financieel overzicht 
6. Risicomanagement
7. Expertise

Goede projectmanagers zijn communicatief erg sterk. Vaak zijn ze dit van nature, maar een sterke projectmanager onderscheidt zich door communicatie bewust in te zetten. Een projectmanager blinkt uit in communicatie door:

• doelen duidelijk te formuleren;
• taken toe te lichten op een manier die voor iedereen duidelijk is;
• keuzes te onderbouwen, waardoor er meer transparantie is binnen het team;
• actief te luisteren;
• waar nodig door te vragen.

Communicatie en transparantie kan je bevorderen door een projectmanagement tool in te zetten. Hiermee kan je het volledige team updaten over het project en kan iedereen de voortgang van het project volgen. Het geeft inzicht in de taken en verantwoordelijkheden van alle teamleden, wat zorgt voor een open werksfeer.

Bij Lecoq Flavours hebben alle teamleden inzicht in de voortgang van het project dankzij Teamleader Focus. Zo weten alle teamleden in welke fase een project zich bevindt. Eveline Sticker, Business Manager bij Lecocq Flavours:

Een bekwame projectmanager toont leiderschap door:

• initiatief te tonen;
• besluiten te nemen (bijvoorbeeld als het team geen overeenstemming kan bereiken);
• verantwoordelijkheid te nemen;
• het team te motiveren;
• taken te delegeren;
• teamleden te vertrouwen op hun kennis en kunde.

Loslaten is een onderdeel van leiderschap. Dankzij mensenkennis en ervaring kan een goede projectmanager zijn teamleden op waarde schatten. Dat zorgt ervoor dat taken beter verdeeld en gedelegeerd kunnen worden. Vertrouwen op je teamleden is daarbij de sleutel. 

Vind je leiderschap een lastig onderdeel van projectmanagement? Er zijn goede leiderschapscursussen waarbij je leert om deze specifieke competentie te versterken. Ook kan het behulpzaam zijn om een  training te volgen met je team. Denk bijvoorbeeld aan de disc-training. Daarmee leer je de drijfveren van je teamleden te herkennen, waardoor je beter in staat bent om je team aan te sturen.

Sterk leiderschap maakt nog geen goede projectmanager. Het is van belang om een team goed te managen. Dit betekent dat taken en verantwoordelijkheden evenwichtig verdeeld worden, verwachtingen helder zijn en elk teamlid wordt aangemoedigd om hun volledige potentieel te benutten.

Het oplossen van conflicten is ook een onderdeel van teammanagement. Tenslotte zijn professionals ook maar mensen. Het is daarom ook niet zo gek dat er bij ieder project weleens persoonlijke of professionele conflicten spelen. Een projectmanager met sterke teammanagementvaardigheden is in staat om conflicten op tijd te signaleren en in te grijpen zodat het niet escaleert. In het meest ideale geval creëer je een win-winsituatie waar alle partijen tevreden mee zijn.

De-escalerend werken kan best een uitdaging zijn. Een goed hulpmiddel is de escalatieladder van Friedrich Glasl, waarmee je inzicht krijgt in hoe conflicten zich ontwikkelen. Elke stap omhoog op de ladder betekent dat het conflict verder is geëscaleerd. Dit heeft gevolgen voor het gedrag, de emoties, de houding en de manier van denken van de betrokkenen. Deze ladder kan je – in geval van een conflict – helpen om te bepalen in welke fase de betrokkenen zich bevinden. Dit stelt je in staat het conflict efficiënter te bemiddelen.

Goed prioriteren is nog een cruciale kwaliteit van een projectmanager. Prioriteren is méér dan timemanagement en je aan de planning houden. Het betekent ook dat je je eigen tijd en die van het team respecteert. Een goede projectmanager zorgt ervoor dat meetings efficiënt verlopen en durft ook prioriteiten te stellen en ‘nee’ te zeggen. 

Een projectmanager die goed is in prioritering kan het team en de middelen efficiënt inzetten. Zo wordt het project niet overweldigd door onnodige complexiteit, maar is er een gestroomlijnde en georganiseerde aanpak. Dat vergroot de kans op het succesvol afronden van het project. 

Kun je wel wat hulp gebruiken qua time management? Hier lees je hoe projectmanagement software je daarbij kan helpen. 

Budget is vaak een heikel punt in projectmanagement. Tenzij je werkt voor een opdrachtgever met een bodemloze geldput, moet je iedere cent die je uitgeeft kunnen verantwoorden. Een succesvolle projectmanager levert een project op tijd én binnen budget op. Het is daarom belangrijk om een goed financieel overzicht te behouden. Daarvoor heb je inzicht nodig in onder andere:

• Urenregistratie: hoeveel tijd is er beschikbaar voor het project en hoeveel tijd is er al besteed?
• Beschikbare middelen: welke middelen zijn er ingezet en wat zijn de kosten daarvan?
• Geschatte winstmarge: loopt je project nog volgens schema en is de gewenste winstmarge haalbaar?

Een slimme projectmanager kiest voor een projectmanagement tool als Teamleader Focus, waarbij de financiële flow gekoppeld is aan je projectplanning. Zo heb je altijd inzicht in het budget van je project en zie je exact wat een kleine wijziging in je planning doet met je financiën − ideaal! Ook proberen? Dat kan nu 14 dagen gratis.

Een projectmanager versterkt de controle over een project door risico’s van tevoren goed in kaart te brengen en daarop te anticiperen.

Niemand houdt van verrassingen, dus maak een lijstje van zaken die mis zouden kunnen gaan en bedenk manieren om ermee om te gaan. Zo kun je de impact op je project zoveel mogelijk beperken. Om je alvast op weg te helpen hebben wij een lijst gemaakt waarmee je kan beginnen:

1. Bedenk welke rollen in het team cruciaal zijn en wie dit kan overnemen als er een teamlid uitvalt. Communiceer dit ook met de betrokkenen, zodat iedereen weet waar ze aan toe zijn.
2. Bereken hoeveel tijd er extra besteed mag worden aan het project zonder dat de deadline of winst beïnvloed wordt. Bereken daarbij ook hoe dit zich per taak verhoudt.
3. Bespreek verlofuren vooraf met je teamleden. Zo voorkom je dat er onverwachts te veel uren opgenomen worden, waardoor je met een personeelstekort komt te zitten. Anticipeer daarbij ook op een aantal extra verlofuren, bijvoorbeeld voor als een teamlid bijzonder verlof neemt. 

Projectmanagers die alle details van ieder project kennen en ook het landschap van het project op hun duimpje kennen, hebben een grote voorsprong op zij die dat niet weten. Expertise onderscheidt een goede projectmanager van een fantastische. 

Specifieke expertise kan je helpen om moeilijke vragen te beantwoorden en eenvoudig aanpassingen te maken wanneer dat nodig is. Daarbij vergemakkelijkt het de communicatie met de teamleden, omdat jouw inhoudelijke kennis het begrip en de samenwerking bevordert. Vakkennis maakt ook het nemen van beslissingen – en het onderbouwen daarvan – een stuk eenvoudiger.

Meer weten over projectmanagement? Download je gratis e-book hieronder − en leer hoe je resources plant, deadlines haalt en de workload van het team in balans houdt.