Checklist: hoe kies je het juiste crm-systeem?

Contactbeheer vormt zowat de basis van een crm-oplossing: gegevens van prospects, leads en klanten verzamelen, opslaan en beheren. Een goed systeem maakt nieuwe gegevens toevoegen makkelijk en centraliseert alle info. Zo kan iedereen in het bedrijf makkelijk adressen, financiële gegevens, gemaakte afspraken en interacties uit het verleden opzoeken en aanvullen in één centraal systeem.
Op basis van de gegevens die je zo verzamelt, kan je leads en klanten gaan segmenteren op basis van hun locatie, interesses, aankoopgedrag, …. zodat je ze nog gerichter kan benaderen.

De betere crm-systemen maken het opvolgen van leads en klanten eenvoudiger. Per lead of klant geven ze je een overzicht van je verkoopkansen, verloren en gewonnen deals. Zo stroomlijn je het verkoopproces en weet je perfect wat er in de pipeline zit.

Een ticketingsysteem - gekoppeld aan de persoonlijke gegevens van elke klant - zorgt ervoor dat vragen van klanten sneller en efficiënter beantwoord worden. Alle vragen belanden in een centrale inbox en iedereen in het team heeft toegang tot de volledige communicatiegeschiedenis van elke klant.

Een crm zoals Teamleader Focus automatiseert repetitieve en tijdrovende taken zoals offertes en facturen maken. Professionele offertes maak je op basis van templates in je eigen huisstijl, factureren doe je rechtstreeks vanuit een offerte, project of tijdsregistratie. Je kan ook periodieke facturen instellen die je automatisch verstuurt, net als automatische betalingsherinneringen.
Een goed crm-systeem koppelt die facturatie vlot aan je boekhoudpakket of dat van je boekhouder. Zo kan je ook de betaalstatus van facturen raadplegen in je CRM.

Een crm helpt je verschillende projecten tegelijk beheren en het overzicht bewaren over alle deadlines, budgetten en winstmarges. Taken en deeltaken plannen en groeperen, deadlines instellen en projectrapporten genereren van je omzet, winst en kosten kan allemaal vanuit je crm-software.

Cijfers en rapporten geven je inzicht in je klanten en in je business. Je globale omzet, kosten per projecten, de details van je urenregistraties, je cashflow voor de komende maanden, … het zijn allemaal gegevens die je uit je crm-systeem haalt en waarvan je rechtstreeks statistieken en rapporten maakt. Goede crm-software maakt het mogelijk om rapporten te genereren van alle informatie die relevant is voor jouw business en je manier van werken.

Crm-software stroomlijnt je workflows en verhoogt de productiviteit van je team. Een gedeelde agenda maakt het bijvoorbeeld makkelijker om taken te plannen en op te volgen, tijdregistratie geeft je inzicht in de verdeling van de workload binnen je team. Gewerkte uren zet je bovendien vlot om in facturen en geven je inzicht in de factureerbare tijd per klant en per project.

Een klant toevoegen of betaalstatus opzoeken, offertes en facturen maken, tijd registreren en zelfs ter plaatse digitale werkbonnen maken en laten ondertekenen: met de mobiele crm app van Teamleader Focus heb je alles wat je nodig hebt letterlijk in je broekzak. Goede crm-software synchroniseert alle informatie met je mobiele app, zodat je alles bij de hand hebt, ook onderweg.

Lees verder onder de e-books.

1. Makkelijk te gebruiken voor iedereen
   Hoe intuïtiever je CRM-tool, hoe vlotter de implementatie. Ga voor gebruiksvriendelijke software met een heldere interface. Zo is het hele team binnen de kortste keren mee.
2. Afgestemd op je eigen doelen en objectieven
   Nog belangrijker dan de functionaliteiten van een crm is wat je ermee wil bereiken. De administratieve workload verminderen, je verkoopproces en klantenservice verbeteren, meer inzicht in de prestaties van je team, … Toets je eigen noden af aan wat een crm je kan bieden.
3. Je gegevens zijn veiligNiet onbelangrijk voor een systeem dat binnenkort de kern vormt van je bedrijf. Een cloud crm zoals Teamleader Focus is wat dat betreft een veilige keuze. Wij zorgen voor updates en support, zodat jij je kan focussen op je bedrijf.
4. Een tool die meegroeit
   Nieuwe noden, een klantenbestand dat exponentieel groeit of een verdubbeling van het aantal werknemers: je kan nooit helemaal voorspellen wat de toekomst brengt. Daarom kies je beter een flexibele tool zoals Teamleader Focus, die mee evolueert met je noden en het aantal gebruikers.
5. Prijs en kwaliteit zijn in verhoudingUiteraard wil je als ondernemer de beste oplossing voor een goede prijs. Neem bij het maken van je rekensom zeker ook de tijd mee die je bespaart door manuele taken te automatiseren, werkprocessen te stroomlijnen en verkoopkansen nog beter op te volgen.

Zelf testen of onze crm past bij je bedrijf? Dat kan. Je kan onze software twee weken gratis proberen, vrijblijvend en zonder credit card. Blijkt Teamleader Focus toch niet de crm-tool die je zoekt? Geen probleem, je betaalt niks.