Hoe capaciteitsplanning je rendabiliteit vergroot

Capaciteitsplanning is moeilijk, vooral in de creatieve dienstensector. Eigenlijk wil je in de toekomst kijken, en perfect voorspellen hoeveel mensen en resources van een bepaald type je nodig hebt - soms voor projecten die je nog niet hebt verkocht. Klinkt lastig, en dat is het ook.

Capaciteitsplanning gaat over balans: tussen vraag en aanbod, wie je nodig hebt om projecten tot een goed einde te brengen - op tijd en binnen het budget - en welke (arbeids)capaciteit er beschikbaar is.

Het gaat ook over balans voor je team én de rendabiliteit van je bedrijf. Dat is een hele puzzel. Daarnaast bestaat er natuurlijk ook zoiets als resource planning. Wat is het verschil tussen capaciteitsplanning en resource planning? En hoe zorg je ervoor dat die capaciteitspuzzel mooi in elkaar past?

Wat is capaciteitsplanning?

Met de capaciteitsplanning van een project bekijk je of je de nodige medewerkers en middelen hebt om dat project tot een goed einde te brengen. Het verschil met resource planning is dat bij capaciteitsplanning de nadruk ligt op de personeelsinzet. Zijn er voldoende mensen beschikbaar, hoeveel tijd hebben ze voor het project en beschikken ze over de juiste vaardigheden? Door dat vooraf in kaart te brengen, kan je anticiperen en bijsturen waar nodig: werkroosters anders inplannen, de verlofregeling aanpassen of extra mensen inschakelen.

Als je klaar bent met het plannen van de capaciteit, kan je starten met het plannen van de resources: deliverables bepalen voor elke taak en die taken toewijzen aan mensen, op basis van hun vaardigheden en beschikbare tijd.

Waarom is capaciteitsplanning belangrijk?

Een goede capaciteitsplanning is essentieel voor het runnen (en groeien) van je bedrijf. Zo zorgt een sterke capaciteitsplanning voor:

Meer controle en overzicht

Een goede capaciteitsplanning zorgt ervoor dat je de tijd voor project correct inschat, je budget kan voorspellen én precies weet welke en hoeveel mensen en resources je nodig hebt. Op die manier vermijd je bottlenecks, en de verspilling van tijd, resources en geld. Gebruik je een planning tool? Dan zie je direct wie er beschikbaar is om in te zetten als er een gat in je planning ontstaat. Tegelijk vermijd je zo ook waar klanten zelden gelukkig van worden: vertragingen of tekorten.

“Met Teamleader zie ik in één oogopslag waar iedereen mee bezig is, wie nog tijd over heeft en wie helemaal volgeboekt is. ”

Glenn Fellows, Managing Partner van Lunar

Balans in werkbelasting

De werkdruk van je medewerkers in balans brengen - en mensen met de juiste vaardigheid inschakelen voor de juiste taak - zorgt ervoor dat je medewerkers tevreden en productief blijven. Ze zullen minder snel uitvallen door ziekte of burn-out. Het voorkomt ook dat medewerkers onnodig op de bank zitten en dus niet rendabel zijn.

“In onze sector staat of valt de rendabiliteit van een bedrijf met de capaciteitsplanning. Mensen op de bank betekent een verlies van rendabiliteit. En mensen overboeken, betekent hen verbranden en dus kwijtspelen. Planning blijft een uitdaging omdat je altijd met onverwachte dingen geconfronteerd wordt. Dankzij Teamleader is die planning nu meer onder controle.”

Bart Dewaele, CEO van Duke and Grace

Een efficiëntere samenwerking

Met een goede capaciteitsplanning zorg je ervoor dat je team en middelen precies aansluiten op wat het project nodig heeft. Dat betekent dat iedereen op het juiste moment de juiste taken oppakt. Het resultaat? Meer efficiëntie. Projecten worden sneller afgerond, je bespaart kosten en klanten zijn blij.

“Teamleader verbindt alle medewerkers met elkaar. We hebben een goed overzicht van de workload en we weten wie met welke opdracht/klant bezig is. Teamleader is just one of the guys.”

Johnny S., zaakvoerder

Ontdek hoe Teamleader Focus je kan helpen met je capaciteitsplanning.

Creëer overzicht, minimaliseer je kosten en zorg voor tevreden medewerkers met Teamleader Focus. Dankzij onze nieuwe planning feature:

Plan je personeel makkelijk in en volg je teamleden in realtime.
Zie je direct de huidige en toekomstige bezetting van je team zodat je daarop kan anticiperen.
Volg je de voortgang van je project of activiteit overal op de voet, dankzij de mobiele app.

Ook proberen? Dat kan nu twee weken gratis. Zonder te betalen en zonder kredietkaart.

Probeer het zelf Gratis proefperiode van 14 dagen.
Geen kredietkaart nodig.

Waarom capaciteitsplanning essentieel is voor agency’s met 20+ medewerkers

Een dringende opdracht en niemand met de juiste vaardigheden die kan inspringen. Een groot project wordt op de lange baan geschoven, net als je nieuwe mensen hebt aangeworven. Een van je teams gaat in het rood, terwijl andere collega’s ruimte hebben. Herkenbaar? Vast wel. Hoe strak ook de planning, capaciteit blijft lastig in een agency.

De behoefte aan capaciteitsplanning is groot. Zéker voor agency’s met 20+ medewerkers. Bekijk onze video en ontdek hoe je kan omgaan met een disbalans tussen beschikbaarheid en projecten.

Agency Life: De eeuwige strijd met capaciteit? “In een creatief agency is capaciteit ontzettend rekbaar.”

Starten met capaciteitsplanning in 4 stappen

Het planningsproces kan je grofweg indelen in vier stappen.

Stap 1: bekijk de backlog van je projecten Welke projecten komen eraan? En hoeveel fte/uren heb je nodig om die tot een goed einde te brengen?
Stap 2: welke capaciteit is er beschikbaar? Bekijk je huidige capaciteit: op bedrijfsniveau, per team en per medewerker. Volstaat die voor alle projecten die op de planning staan? Moet je de komende maanden mensen aanwerven of freelancers inschakelen?
Stap 3: bepaal deeltaken, taakvolgorde en prioriteitenWat is je doel, wat zijn de deeltaken en milestones voor elk project? Welke taken hebben prioriteit, wat moet je eerst in orde brengen voor je verder kan met de volgende taak.
Stap 4: ken taken toe aan teams en medewerkersHoe verdeel je taken over je teams en wie is verantwoordelijk voor welke deeltaak? Bepaal deadlines voor elke taak en ken ze toe aan je medewerkers.

Waar lopen ondernemers het vaakst tegen aan?

Voor creatieve en digitale bureaus voelt capaciteit correct inplannen vaak aan als dansen op een slappe koord. Wanneer zulke bedrijven naar ons stappen, blijkt dat ze bij het plannen van hun capaciteit vaak te maken krijgen met:

Projecten die niet binnen budget of op tijd klaar raken.
Mensen die ‘op de bank’ moeten zitten, waardoor de rentabiliteit daalt.
Overboekte teamleden, wat ervoor zorgt dat mensen overbelast raken.
(Duurdere) senior profielen die moeten bijspringen om een project te redden, zodat het bedrijf omzet verliest.

Zonder behulp van tools is capaciteitsplanning een zeer complexe puzzel. Bedrijven die werken met grotere projecten op lange termijn, maken daarom vaak gebruik van software zoals Teamleader voor de capaciteitsplanning en resource management. Onze software maakt je planning, deeltaken en milestones overzichtelijk en maakt het makkelijker om bottlenecks te identificeren en tijdig in te grijpen.

Teamleader heeft alles wat je nodig hebt voor je capaciteitsplanning.

Met Teamleader kan je onder andere:

De nettocapaciteit voor je organisatie bepalen in een bepaalde periode.
De capaciteit bepalen voor een project. Heb je voldoende mensen en beschikken ze over de juiste vaardigheden? Leveren ze af wat je had opgesteld of moet je bijsturen? Zijn er problemen met bepaalde taken of milestones?
Vlot schuiven in je planning, iemand inschakelen op een ander project of ingrijpen wanneer de workload te zwaar wordt voor een bepaalde medewerker over verschillende projecten heen.
Direct zien waar er tekorten zijn en rekruteringsbeslissingen nemen. Hoeveel werk heeft je development team de volgende drie maanden, zijn er extra inspanningen nodig van je salesmedewerkers of schakel je het best freelancers in om alles rond te krijgen?