Btw vermelden op je factuur in 3 stappen

Veel ondernemers breken hun hoofd (en rekenmachine) over de btw-regels op facturen. Want de btw-tarieven moet je volgens een strikt stramien op je factuur vermelden, of je riskeert een boete. Klamme handen en angstzweet zijn overbodig: wij vertellen je alles wat je écht moet weten over btw op facturen. En met ons stappenplan klaar je deze klus met gemak.

Makkelijk en snel je facturen voorzien van de juiste btw-tarieven? Met Teamleader Focus heb je in slechts enkele minuten je factuur klaar. Met een paar klikken selecteer je de gewenste diensten en/of producten, gekoppeld aan het juiste btw-tarief. Voeg je eigen logo, lettertype en kleuren toe voor een professionele uitstraling. Kinderspel! Zelf proberen? Dat kan zonder te betalen en zonder kredietkaart.

Zodra je je inschrijft bij de KBO, ontvang je een ondernemingsnummer. Dit nummer is de basis voor je btw-nummer. Ben je btw-plichtig? Dan moet je, voordat je start met de btw-plichtige activiteiten, een aanvraag indienen bij de FOD Financiën om je ondernemingsnummer om te zetten naar een btw-nummer. Je kan deze aanvraag zelf indienen, via je boekhouder of belastingadviseur, of via een erkend ondernemingsloket. Je hebt daarna zowel een ondernemingsnummer als een btw-nummer:

• Ondernemingsnummer: met dit unieke nummer kunnen anderen controleren of je ingeschreven bent bij het KBO. Daar kunnen zowel particulieren als zakelijke contacten je bedrijfsgegevens nazoeken. Zo doe je veilig en transparant zaken.
   
• Btw-nummer: dit is je ondernemingsnummer met daarvoor ‘BTW BE’. Bijvoorbeeld: BTW BE 0123 456 789. Dit nummer deel je met je klanten en leveranciers en staat op al je facturen. Wist je trouwens dat je verplicht bent om je btw-nummer te vermelden op je website én in al je zakelijke communicatie?

Leuk weetje: Stad Gent vergoedt de kosten van de aanvraag van een btw-nummer. Dat scheelt weer in je uitgaven!

Met Teamleader Focus beheer je je facturen, offertes, crm én projecten binnen één tool. En dat levert veel voordelen op. Zo is er minder kans op fouten, omdat ze elkaar aanvullen en versterken. Dat concludeert ook Sander Renckens, zaakvoerder van MRW:

Het klinkt misschien ingewikkeld. Maar wij beloven je: in drie makkelijke stappen heb je de btw op je factuur verwerkt. En heb je het één keer gedaan? Dan doe je het de keren daarna fluitend.               

Om je factuur te voorzien van de juiste btw-tarieven neem je de volgende drie stappen:

1. Stel per product of dienst je btw-tarief vast.
2. Vermeld de juiste bedragen op je factuur. 
3. Voeg ook de verzendkosten toe. 

Natuurlijk let je op op dat je, naast de btw-tarieven, ook alle andere verplichte factuuronderdelen op je factuur hebt staan. 

Je eerste taak is om te bekijken welke btw-tarieven je moet rekenen voor jouw producten en diensten. Deze wijzigen af en toe. Dus houd dit goed in de gaten of stap hiervoor naar je boekhouder. Standaard geldt het btw-tarief van 21% op goederen en diensten. Maar België zou België niet zijn zonder een hele rits afwijkingen op die regel.

Welke btw-tarieven zijn er eigenlijk? Naast het standaardtarief van 21%, zijn er nog drie andere tarieven: het 12%-tarief, het 6%-tarief en het 0%-tarief. 

Voor wie nog geen bakken met omzet draait, is er de btw-vrijstellingsregeling. Verwacht je maximaal € 25.000 per jaar aan omzet? Dan hoef je geen btw te rekenen en af te dragen. Dit zet je dan ook niet op je factuur. 

Maar let op: je mag ook geen btw meer aftrekken als je gebruikmaakt van de btw-vrijstellingsregeling. Om gebruik te maken van de btw-vrijstellingsregeling moet je je hiervoor aanmelden bij de FOD Financiën. Het geldt dus niet automatisch bij een omzet van € 25.000 of minder. 

Steek je liever je tijd in het échte werk, in plaats van uitzoekwerk voor je facturen? Dat begrijpen we! Teamleader Focus neemt het werk uit handen. Je maakt makkelijk en snel facturen aan op basis van je uurtarief of de geleverde goederen. Hier wordt automatisch het juiste btw-tarief aan gekoppeld. Dat bespaart je heel wat tijd! Probeer Teamleader Focus nu twee weken uit. Vind je het niks? Geen probleem. Dan betaal je ook niks.

Op je factuur – ongeacht het type – vermeld je telkens de producten en diensten die je je klant hebt geleverd, met daarnaast de stukprijs zonder btw. In een derde kolom geef je tot slot per categorie het juiste btw-tarief aan.

Onderaan je factuur zet je drie bedragen:

1. De prijs zonder btw.
2. Het btw-bedrag.
3. De totaalprijs mét btw.

Dit deel van de factuur van een boekenwinkel is een mooi voorbeeld:

Stuur je producten op? Dan neem je de verzendkosten mee op je factuur. Ook daar moet je btw op heffen, net zoals op verpakkingskosten. Het btw-tarief voor je verzendkosten bepalen is simpel: je neemt hetzelfde percentage als voor de producten die je verstuurt.
Hier zie je hoe dat eruit ziet als de boekenwinkel de boeken naar de klant moet opsturen:

Komt het weleens voor dat klanten je factuur niet (tijdig) betalen? Deze blog vertelt hoe je hiermee omgaat. Extra tip: laat je facturen online betalen.

Denk je eraan om óók btw te verrekenen op je creditnota?