Btw berekenen in 5 simpele stappen

Het kan allemaal nóg makkelijker en sneller. Met Teamleader Focus maak je met een paar minuten je factuur, inclusief de juiste btw-tarieven. Het btw-bedrag wordt automatisch berekend zodat je nooit meer bang hoeft te zijn voor een rekenfoutje. Je klanten betalen de factuur makkelijk en snel met de online betaalmethodes. En wordt de betaaltermijn toch overschreden? Dan verstuur je automatische betalingsherinneringen, zodat je geen tijd verliest. Zelf proberen? Dat kan zonder te betalen en zonder kredietkaart. 

Laten we bij het begin beginnen. Wat is btw eigenlijk? Btw staat voor ‘belasting toegevoegde waarde’ en wordt ook wel omzetbelasting genoemd. Het is een indirecte vorm van belasting op de aankoop van producten en diensten. Btw zit op bijna alles wat je koopt en verkoopt. 

Als ondernemer moet je de btw altijd doorrekenen aan je klanten. Je telt het btw-bedrag op bij de verkoopprijs van je producten en/of diensten. Het tarief van die btw is afhankelijk van wat je aanbiedt. Wat je zelf aan btw betaalt voor je bedrijf, bijvoorbeeld voor inkopen, kan je terugvragen bij de FOD Financiën. Uiteindelijk wordt dus alle btw betaald door de consument. 

Draai je nog geen hoge omzet? Bijvoorbeeld omdat je nog maar net gestart bent? Dan is de btw-vrijstellingsregeling interessant. Als je maximaal € 25.000 per jaar aan omzet draait, hoef je geen btw te rekenen en af te dragen. Dit zet je dus ook niet op je factuur. Zo kan je je klanten een lagere prijs bieden én hoef je niet ieder kwartaal je btw-aangifte te doen. 

Het btw-tarief wat je moet rekenen, is afhankelijk van je aanbod. Over de meeste producten en diensten wordt 21% btw berekend. Maar voor een aantal goederen en diensten, zoals bijvoorbeeld voedingsmiddelen, geldt een verlaagd tarief van 6%. Heel uitzonderlijk geldt er een nultarief, waarbij je dus 0% btw berekent over je goederen en diensten. 

Het 0% btw-tarief is niet hetzelfde als een vrijstelling van de btw.

• 0% btw-tarief
  Als je goederen en/of diensten onder het 0%-tarief vallen, ben je verplicht om je btw-aangifte te doen. Hier kan je de voorbelasting weer aftrekken, wat betekent dat je de betaalde btw ook weer kan terugvragen.
• Btw-vrijstelling
  Is jouw aanbod vrijgesteld van btw? Dan heb je geen gedoe met btw-aangiftes! Maar helaas kun je ook niet profiteren van de aftrek van de btw die je zelf hebt betaald.

De kans is erg groot dat jouw aanbod onder het 21% tarief valt. Maar om hier zeker van te zijn, kan je onderstaande overzicht gebruiken. Wil je meer weten over wanneer welk tarief van toepassing is? Dit vind je in het KB nr. 20. 

• Dag- en weekbladen die minstens 48 keer per jaar verschijnen
• Diensten met een sociaal of cultureel karakter (zoals dokterspraktijken of onderwijsinstellingen) zijn vrijgesteld van de btw. 

Onder de rubriek van 6% vallen de noodzakelijke goederen en diensten. En dat zijn er heel wat. Denk aan:

• Groenten
• Fruit
• Vlees
• Vis
• Zuivel
• Geneesmiddelen
• Tijdschriften
• Fietsreparaties
• Leidingwater 

• Restaurant- en cateringdiensten (uitgezonderd het verschaffen van dranken en de eenvoudige levering van bereide maaltijden en dranken) 
• Banden voor landbouwmachines en tractoren
• Steenkool
• Fytofarmaceutische producten
• Nieuwbouw en levering van sociale woningen
• Margarine
• Maaltijden in de horeca en van cateringdiensten (op voorwaarde dat hun klanten die ter plaatse opeten). Dranken vallen hier niet onder!

Zijn je goederen en diensten niet vrijgesteld van de btw? En vallen ze niet onder een van de andere btw-tarieven? Dan geldt het 0%-tarief. 

Weet je onder welk tarief jouw aanbod valt? Mooi. Bepaal dan nu of je je prijzen inclusief of btw wilt aanbieden. Dus, wil je je product verkopen voor een verkoopprijs van € 100 inclusief btw? Dan moet je de btw inclusief berekenen. Wil je liever de btw optellen bij de verkoopprijs van € 100? Dan bereken je de btw exclusief. Voor beide methoden gebruik je een andere formule. 

Je vermenigvuldigt de verkoopprijs met 21/121 (21% btw), 12/112 (12% btw) of 6/106 (6% btw) om het btw-bedrag te berekenen in de verkoopprijs.

Praktisch rekenvoorbeeld 

Stel, je verkoopt een product voor € 100 inclusief btw, met een btw-tarief van 21%. Om het btw-bedrag te berekenen, vermenigvuldig je € 100 met 21/121. 

100 x (21/121) = 17,36

Het btw-bedrag is dus € 17,36. 

Je vermenigvuldigt het percentage van je btw-tarief met de prijs van je product of dienst.

Praktisch rekenvoorbeeld 

Stel, je verkoopt een product voor € 100 (excl. btw) met een btw-tarief van 21%. Om het btw-bedrag te berekenen, vermenigvuldig je € 100 met 0,21 (oftewel 21%). 

100 x 0,21 = 21

Het btw-bedrag is dus € 21. 

Je kan je btw-bedrag berekenen per factuurregel of over het volledige bedrag (subtotaal). Soms is het handig om per regel te berekenen, vooral als je producten en diensten onder verschillende btw-tarieven vallen. Beide methoden zijn toegestaan.

Besteed je je tijd liever aan je klanten, in plaats van aan je facturen? De facturatiesoftware van Teamleader Focus berekent automatisch het btw-bedrag. Zo is er een veel kleinere kans op fouten en houd je meer tijd over voor je klanten. Het allermooiste? Dankzij InvoiceCloud kunnen je klanten online betalen en word je sneller én meer op tijd betaald. Ervaar het nu zelf, 14 dagen gratis. 

Nu je het btw-bedrag hebt berekend, is het tijd om dit toe te voegen aan je factuur. De manier waarop je dit doet, hangt af van de methode die je hebt gekozen om de btw te berekenen.

Je voegt op je factuur zowel de prijs exclusief btw als inclusief btw toe. Laten we dit verder uitleggen aan de hand van ons voorbeeld:

Praktisch rekenvoorbeeld 

Stel, je verkoopt een product voor € 100 inclusief btw met een btw-tarief van 21%. Het btw-bedrag hebben we berekend als € 17,36.

De prijs exclusief btw wordt dan:

€ 100 - € 17,36 = € 82,64

De totale prijs inclusief btw blijft dus € 100.

Dit doe je door simpelweg het btw-bedrag op te tellen bij de oorspronkelijke prijs. Zo krijg je de totale prijs inclusief btw.

Praktisch rekenvoorbeeld 

Laten we het voorbeeld van de vorige stap nemen, waar je een product verkoopt voor € 100 (excl. btw) met een btw-tarief van 21%. Het btw-bedrag hebben we berekend als € 21.

De totale prijs inclusief btw wordt dan:

€ 100 (excl. btw) + € 21 (btw-bedrag) = € 121

Dus, de totale prijs inclusief btw bedraagt € 121.

Het subtotaal is het totaalbedrag van alle diensten en/of goederen minus de btw. 

Controleer altijd je berekening voordat je de factuur verstuurt. Mocht er toch een foutje in staan, dan kan je dat direct verbeteren. Zodra je factuur de deur uit is, mag je deze niet meer aanpassen! Dan moet je gaan werken met creditnota’s en haal je je veel boekhoudkundige rompslomp op de hals. 

Voorkomen is beter dan genezen dus: al-tijd controleren.