Begelec Security: “Met de Simple-Simon integratie in Teamleader Focus is onze workflow makkelijker, efficiënter en minder foutgevoelig.”

Wie? Bart Pycke, mede-zaakvoerder Begelec Security Systems

Wat? Beveiligingssystemen

Teamleader sinds? 2020

Grootste uitdaging? De planning van het team en de werkbonnen efficiënt opvolgen en dat in functie van de beoogde groei van 1 werknemer per jaar.

Als sinds 1990 is Begelec Security een vertrouwde naam in de Belgische beveiligingssector. Ze verzorgen inbraakbeveiliging, camerabewaking, branddetectie en toegangscontrole voor een uiteenlopend cliënteel. Zo helpen ze particulieren, bedrijven, maar ook de overheid. Inbreken in het stadhuis van Brussel of het Koning Boudewijnstadion kun je dus wel vergeten. In 2019 nam Bart Pycke samen met een vennoot het stokje over van een familielid, die het bedrijf oprichtte. Bart heeft stevige groeiplannen met zijn de zaak, maar daarvoor moeten ze wel eerst afstappen van werken in Word en Excel.

Wanneer Bart startte bij Begelec waren ze voor de planning en de werkbonnen nog aangewezen op papier, Excel en Word. “De jongens op de baan kregen zelfs nog een doordrukvel mee om hun werk bij te houden.”

Digitalisering van het hele werkproces was dus een van Barts eerste agendapunten. Na lang vergelijken, kwam Teamleader Focus als beste uit de bus. “Het onderscheidde zich eerst en vooral door de interface: veel andere all-in-one programma’s oogden ouderwets.” Daar kwam nog het gebruiksgemak bij, de mogelijkheid om de tool in te richten naar je eigen voorkeur, de geïntegreerde agenda én de support.

De meertaligheid van de software was ook een must, aangezien meer dan de helft van hun klanten Franstalig is. En ten slotte was het feit dat alles in de cloud zit een groot pluspunt. “Wij willen niet afhankelijk zijn van servers.”

“In het begin moesten wij, wanneer een klant belde, echt naar de kast gaan, de map met de planning eruit halen en zoeken naar een gaatje voor die klant. En die zat al die tijd aan de lijn te wachten op antwoord.” Met Teamleader Focus is de hele planning overzichtelijk en kunnen ze bij Begelec veel sneller en makkelijker communiceren naar klanten. Die profiteren niet alleen van snellere communicatie, ook offertes goedkeuren en facturen betalen is veel makkelijker met Teamleader Focus.

“Onze vroegere facturen en offertes verraden een ouderwetse werkwijze. Enkel op basis van de lay-out. In Teamleader Focus kunnen we online offertes opmaken in onze eigen huisstijl en die ook digitaal laten ondertekenen.”

Teamleader Focus hielp de operationele organisatie van Begelec veel efficiënter verlopen. Ze waren echter nog op zoek naar een verdere uitbreiding van de digitale werkbonnen, en die vonden ze in de integratie met Simple-Simon, de slimme werkbon app.

Na een demo is Begelec al snel overgegaan op implementatie van de geïntegreerde oplossing. Die verliep erg soepel, weet Bart Sommer, partner manager bij Simple-Simon: “De adaptatie van Simple-Simon door de buitendienstmedewerkers is erg belangrijk voor het succes van ons programma. Daarom hebben we eerst twee medewerkers opgeleid, en zij hebben op hun beurt hun collega’s geholpen.”

De voordelen van de nieuwe integratie waren meteen merkbaar voor Begelec. “Vroeger moesten ze de mappen op kantoor archiveren en was het altijd zoeken. In Simple Simon vind je de volledige historie per systeem, certificaten, werkadres en klant terug,” vertelt Bart van Simple-Simon.

Daarnaast geeft het real time planbord een duidelijk overzicht van de dagelijkse activiteiten. Je kunt ‘live’ volgen of de buitendienstmedewerkers aan het reizen of aan het werk zijn. De klant zelf blijft ook op de hoogte: zodra de werkbon klaar is wordt die automatisch naar de klant gestuurd.

“De workflow met de Simple-Simon koppeling maakt het werk veel makkelijker, efficiënter en minder foutgevoelig.”

Een verwerkte werkbon in Simple-Simon verschijnt in Teamleader Focus als een pro forma factuur. En vanuit Teamleader kan die direct gefactureerd worden. “Deze workflow maakt de operatie van Begelec veel gemakkelijker, efficiënter en minder foutgevoelig.”

De belangrijkste features van Teamleader Focus voor Begelec? Klantenbeheer (CRM), Deals, facturatie en abonnementen (voor onderhoudscontracten). “Iedereen op kantoor werkt met Teamleader en onze techniekers die onderweg zijn voeren het werk uit met Simple-Simon.”

Klanten komen binnen via een webformulier of per telefoon. “Met Teamleader verzamelen wij alle klantgegevens op één plek.” Zijn het particulieren, dan wordt er een opdracht aangemaakt via Simple-Simon. Voor de overheid of grote bedrijven werken ze met meerdere urenregistraties op 1 werk, in de toekomst wil Bart Pycke nog werk maken van nacalculatie via de projecten in Teamleader Focus.

Na een plaatsbezoek bij de klant wordt de offerte opgemaakt en verzonden in Teamleader Focus. “Die kan ook digitaal worden goedgekeurd.” Zodra het werk is afgerond verschijnt de Simple-Simon werkbon in Teamleader Focus. “Aan de hand daarvan stellen wij vanuit Teamleader Focus een pro forma factuur op. Wordt die goedgekeurd, dan gaat de definitieve factuur naar de klant. Ook digitaal.”