Alix - Table & Jardin D’Amis: “We regelen onze events van A tot Z met Teamleader”

Negen jaar geleden opende Alix Aelterman haar restaurant en B&B Alix - Table & Jardin D'amis met drie ingrediënten: een passie voor koken en gastvrijheid, de herinnering aan haar vader, en een flinke portie durf.

Maar kleine dromen worden groot. Wat begon als een hobby is een bloeiend horecaconcept geworden. Gevestigd in vaders oude dokterspraktijk en met een weelderige tuin, is het niet alleen een culinaire hotspot, maar ook een eerbetoon aan haar erfgoed. Dankzij de ondersteuning van Teamleader Focus kan Alix zich nu focussen op wat ze het liefste doet: haar gasten een onvergetelijke tijd bezorgen.

Alix’ liefde voor koken en gastvrijheid groeide door de jaren heen. “Van kinds af aan was ik bezig met koken en etentjes organiseren,” vertelt ze met een glimlach. “Maar mijn hobby is een beetje uit de hand gelopen. In mijn studentenjaren kookte ik elke dinsdag voor een vrije bijdrage. Eerst voor vrienden, dan vrienden van vrienden. De rest is geschiedenis.”

Op haar zesentwintigste besloot ze om een restaurant te openen. Heel lang had ze daar niet over nagedacht. “Ik ging er gewoon voor, zonder een groots plan,” vertelt ze. Haar restaurant is ondertussen een vaste waarde in Gent, zij een succesvol ondernemer die fier terugkijkt op wat ze heeft opgebouwd. “Ik ben eindelijk op het punt dat ik kan genieten van het werken met mijn team, van de vrijheid die ik heb en van de trots op mijn zaak.”

Ondernemerschap betekent verschillende dingen voor verschillende mensen. Maar hard werken hoort er altijd bij – vooral in de beginfase. Alix begon na een poosje te zoeken naar efficiënte oplossingen om haar bedrijfsvoering te optimaliseren. “Negen jaar geleden stond de technologie in de horeca nog niet zo ver. Reservaties noteerden we in een boek, totdat er opeens een groep voor de deur stond die we waren vergeten,” herinnert ze zich. Dat was het moment waarop ze besefte dat er een beter systeem moest komen.

De keuze viel op Teamleader Focus, een alles-in-één tool die crm, facturatie, offertes en projecten combineert. Sindsdien is haar manier van werken drastisch veranderd. “Onze Teamleader Focus is helemaal afgesteld op onze manier van werken. We zouden niet meer zonder kunnen.” Van productfiches tot evenementplanningen en klantgegevens, alles wordt centraal beheerd in de software.

Een van de grootste voordelen van Teamleader Focus is dat Alix geen klantendata meer handmatig hoeft bij te houden. “Bij een event komt heel wat kijken. Gelukkig zit het verloop van zo’n event nu van A tot Z in onze Teamleader. Van het eerste contact met de klant tot de evaluatie van het event achteraf, alles staat erin,” legt ze uit. De software helpt haar ook om terugkerende klanten beter te bedienen. “Hoe verliep de vorige keer? Willen ze hetzelfde of iets heel nieuws? Dat kunnen we allemaal makkelijk terugvinden.”

Dankzij de automatisering binnen Teamleader Focus bespaart Alix enorm veel tijd. “Ik hoef er zelf bijna niet meer mee bezig te zijn. Ik volg alleen nog de planning op.” Alle offertes en facturen worden automatisch gekoppeld aan de boekhouding, wat niet alleen tijd bespaart, maar ook misverstanden voorkomt. “Alix runnen zonder Teamleader Focus zou voor heel wat verwarring en fouten zorgen. Nu weten we dat alle informatie op één plek zit.”

Alix merkt ook dat haar klanten de voordelen van de software voelen. “Klanten geven vaak het compliment dat onze communicatie en opvolging ijzersterk is. Dat hebben we voornamelijk aan Teamleader te danken,” aldus Alix. De contactformulieren op de website zorgen ervoor dat zij en haar team al vanaf het eerste contact gerichte informatie over de klant verzamelen. Dat leidt tot een meer persoonlijke benadering, wat klanten waarderen. “Mensen wandelen hier weg met een goed gevoel. Dan is mijn missie als ondernemer geslaagd.”

Door de administratieve rompslomp te minimaliseren met behulp van Teamleader Focus, kan Alix zich bezighouden met waar ze écht gelukkig van wordt: “Ondernemen is voor mij vrijheid, genieten en creatief zijn.” De software biedt haar de ruimte om dat te doen door alle organisatorische zaken op de achtergrond soepel te laten verlopen. “Zonder Teamleader Focus zou ik veel meer tijd kwijt zijn aan de dagelijkse administratie, nu kan ik me bezighouden met mijn team en mijn gasten.”