Hoe agencies projecten beheren met Teamleader

Kenneth: “Het is simpelweg heel flexibele software. In een agency heb je een heleboel taken en verantwoordelijkheden en heeft iedereen zowat zijn eigen manier van werken. Teamleader is de enige tool die erin slaagt om alle nodige functies te verenigen, zonder dat iemand op een andere manier moest gaan werken.”

Jannis: “We beheren nu meer dan 110 projecten tegelijkertijd. Vóór Teamleader waren dat er slechts 65. We hebben vandaag meer draagkracht, besparen geld en bereiken nu dubbel zo veel.”

Jannis: “Met Teamleader verander je een deal vlot in een offerte. Doordat we al onze diensten aan Teamleader invoerden, kunnen we ze gemakkelijk aan offertes toevoegen. Bovendien kunnen we ook automatisch namen, prijzen, productbeschrijvingen en zelfs vertalingen inlassen. Templates maken is ook mogelijk: dat zijn standaardberichten die je vlot kan personaliseren. Je kan ook een link naar CloudSign toevoegen: een bijzonder handig online platform van Teamleader waarop klanten offertes kunnen nakijken en goedkeuren. Zodra een offerte is goedgekeurd, veranderen we dit meteen in een project.”

Koen: “Wanneer een klant een offerte goedkeurt, kunnen we met de planning starten. We veranderen een deal automatisch in een project. Vervolgens maak ik een algemeen overzicht van de nodige middelen en kosten.”

Kenneth: “We verdelen alle taken tijdens statusmeetings, die we drie keer per week organiseren. Dat lijkt misschien veel, maar de verdeling van het werk was vroeger veel tijdrovender. We hebben heel wat verschillende klanten: daarom moeten we zorgen dat elk teamlid genoeg, maar niet teveel hooi op zijn vork hoeft te nemen. Onze Teamleader-agenda is een grote hulp om verschillende kalenders te beheren. Terugkerende teamvergaderingen, in combinatie met een volledig overzicht van elkaars agenda, is broodnodig om elk project tijdig af te leveren. Onze interne communicatie is er enorm op vooruitgegaan.”

Arlette: “Wanneer we een deal aanmaken of sluiten, ontvang ik daar een melding van. Ik verander de deal dan in een project en bereid de briefing van onze accountmanagers voor. De gedeelde kalender is erg handig, al ben ik degene die de taken bij onze consultants inplant.

Jannis: “Voor elk nieuw project, maak je milestones op basis van je offerte. Daarna splits je elke milestone op in verschillende taken en meetings. Het is eenvoudig om taken en verantwoordelijkheden aan collega’s toe te kennen: met de projectplanning zien we in één oogopslag hun werkschema, waarna we met de drag-en-drop-functie taken op vrije tijdstippen inplannen.”

Koen: “Elke week overlopen de projectmanagers alle projecten met onze CEO tijdens een statusmeeting. We bekijken of we bij elke milestone nog op schema zijn en gaan na hoe elke rol binnen het team presteert. Elk departement, van marketing tot helpdesk, heeft zijn eigen doelstellingen. Door hun prestaties na te gaan komen we meer te weten over onze werkelijke groei én kunnen we factuurprijzen beter inschatten.”

Kenneth: “Gisteren vroeg een klant me om een communicatieplan op te stellen voor een groot evenement. Ik maakte eerst een offerte op met een schatting van de prijs en de lengte van elk afzonderlijk onderdeel van het plan, zoals presentaties en artikels. Daarna zette ik het om in een project, waarbij ik elk afzonderlijk onderdeel in een milestone veranderde. Ik hou van de optie om aan elke milestone deadlines toe te voegen: Teamleader stuurt me automatische herinneringsmails wanneer een deadline nadert. In plaats van een project manueel aan te maken, zorgt de tool ervoor dat ik op tijd en stond herinneringen ontvang en taken vlot kan verdelen.”

Koen: “Teamleader brengt verschillende features samen, en daar hou ik van. Vroeger gebruikte ik afzonderlijke tools voor CRM, projectmanagement en facturatie. Nu is de overschakeling van offertes naar projecten en van project naar factuur haast automatisch. Dat helpt ons tijd te besparen.”

Jannis is voornamelijk een grote fan van de connectie tussen tijdsregistratie en facturatie. “Alle medewerkers weten te allen tijde hoeveel tijd ze aan een taak spenderen. Als een project afgewerkt is, kan een projectmanager dat meteen factureren - op basis is van het aantal gewerkte uren of een vaste prijs voor elke milestone.”

Arlette: De tijdsregistratie-feature is heel gebruiksvriendelijk. Je registreert tijd in Teamleader zodra je iets afwerkt of je werk even pauzeert. Het bijhouden van tijd is gemakkelijker en zorgt ervoor dat je facturen een pak correcter zijn.”

Jannis: “Projectmanagers hebben uiteraard een onmiddellijk overzicht van alle projecten nodig. Wat is de status, hoe verlopen de zaken? Blijven we binnen budget en zo niet, waarom? Wie ondertekende specifieke papieren? Voor meer details kan je makkelijk omschakelen naar een helikopterview. Maar niet alleen projectmanagers gebruiken Teamleader - het hele team is betrokken. Onze creatieve werkkrachten gebruiken de tool om tijd te registreren en taken bij te houden en op te volgen. Wij, het managementteam, gebruiken de software voor een overzicht van alle lopende projecten en om betere prognoses van onze budgetten te maken.”

Arlette: “Tijdens het testen van de gratis proefversie, was ik onmiddellijk overtuigd: dit is perfect voor een projectmanager, maar ook heel handig voor onze accountmanagers. En bovendien ook voor onze consultants, developers, … Teamleader houdt echt wel rekening met elke rol binnen een organisatie.”

Koen: “Jazeker. Dankzij het afspraakverslag heeft iedereen op elk moment toegang tot het rapport.”

Arlette: “Ik ben ook een grote fan van de verslagen van afspraken om te weten welke taken wel of niet afgewerkt zijn. Voor een projectmanager is dat een absolute must.”

Jannis: “Ticketing verbeterde onze interne communicatie enorm en maakt het leven van onze projectmanagers er een stuk gemakkelijker op. Wanneer mensen een foutje opmerken, maken ze een ticket aan. Dat linken we aan het juiste team waardoor de projectmanager in Teamleader een overzicht krijgt van alle onopgeloste vragen.”

Kenneth: “Elke tool beweert gebruiksvriendelijk te zijn, maar Teamleader is dat ook écht. Ik heb het altijd openstaan in mijn browser en gebruik het eigenlijk zonder dat ik erover nadenk. Ik worstelde vroeger met verschuivingen in de planning - in onze sector komt dat héél vaak voor. Nu kan ik vlot taken heen en weer verschuiven zonder deadlines te missen.