Met deze financiële KPI’s blijf je op koers

De KPI’s die je kiest zijn belangrijk: de cijfers waarop je focust, bepalen de beslissingen die je neemt in je bureau. Selecteer dus wijselijk en stel je eigen financiële KPI kit samen voor optimaal financieel management. Maar we laten je niet zwemmen, hieronder vind je de meest gebruikte financiële KPI’s.

Met statistieken van Teamleader Focus volg je eenvoudig je KPI’s. Of het nu gaat om sales, marketing of financiën, met Teamleader Focus krijg je waardevolle inzichten in je bedrijf. Dit helpt je betere beslissingen te nemen zodat je bedrijf kan groeien. Ontdek wat statistieken van Teamleader Focus voor je bedrijf kan betekenen.

Als je op internet zoekt naar ‘KPI’s’ dan krijg je veel zoekresultaten. Er zijn namelijk honderden verschillende KPI’s in allerlei categorieën. Denk aan: sales KPI’s, marketing KPI’s, workflow KPI’s, financiële KPI’s en ga zo maar door. Maar enkel een enorm grote hoeveelheid KPI’s volgen gaat je niet helpen. Sterker nog: de kans is groot dat je het overzicht kwijtraakt. Het best beperk je per categorie het aantal KPI’s dat je volgt. Bepaal daarom welke financiële KPI’s belangrijk zijn voor jouw bedrijf en richt je daar allereerst op.

Hieronder vind je de meest gebruikte financiële key performance indicators. 

“Of course, you want more revenue, but what good is it if it isn’t predictable?”

Aaron Ross, auteur van 'Predictable Revenue' 

Dat je als ondernemer of CFO de vinger aan de pols houdt van hoe je omzet evolueert, spreekt voor zich. Je ziet hoe klanten groeien of krimpen, welke projecten de grootste financiële impact hebben, wat de trendlijnen zijn en waar je moet ingrijpen. KPI nummer één in je kit is dan ook omzet. 

Binnen je omzet, kan je naar 3 verschillende KPI’s kijken:

1. Omzetgroei: de no-brainer
   Zo goed als alle bedrijven zijn erop gericht meer business binnen te halen bij nieuwe of bestaande klanten. Deze financiële KPI hebben de meeste bureaus dan ook goed onder controle. Ze volgen hun omzet strak op – per maand of per kwartaal – en houden zo de trend bij.
   
2. Seasonality: beweeg op het ritme van je klanten 
   Hou rekening met seasonality in je financiële opvolging. Vergelijk je omzet(groei) niet alleen met de vorige maand of het vorige kwartaal, maar zet ook je maandomzet of je year-to-date omzet af tegenover die van vorig jaar. Zo bouw je aan betrouwbaardere financiële kennis over je bedrijf, kan je je kosten spreiden op het ritme van de seasonality, en je cashflow beschermen.
   
3. Terugkerende omzet: de heilige graal
   Een dosis recurrente omzet – bijvoorbeeld uit abonnementsformules – maakt je bureau financieel stabiel. Het biedt financiële en operationele voorspelbaarheid. Recurrente omzet opvolgen is niet vanzelfsprekend: welk aandeel van je omzet is recurrent? Is er meer of minder churn bij abonnementen? Wordt je terugkerende omzet elke maand netjes betaald? Toch loont het de moeite om de financiële KPI ‘recurrente omzet’ strak op te volgen. Want dat helpt je om slimmer vooruit te kijken.

“Business is all about solving people’s problems — at a profit.”

Paul Marsden, Brits auteur

Waarschijnlijk heb je een goed zicht op de marge van je agency of onderneming. Per jaar of kwartaal bekijk je de winstgevendheid en stuur je een aantal zaken bij, zoals je prijzen. Maar ken je ook de rendabiliteit per klant, per team of per werknemer? Dit mag eigenlijk niet ontbreken in je financiële rapportage.

Want dieper in rendabiliteit duiken op klant-, team- of werknemersniveau, is de sleutel om je marges te verhogen. Dit kan je op verschillende manieren doen:

• Kostencontrole: duik in de details
  Om de marge per klant, per team of per medewerker te achterhalen, moet je naar de details kijken. Ook de kosten die je maakt. Aan die kosten wordt vaak te weinig aandacht besteed. Beide zijden – opbrengst en kosten – nauwgezet bijhouden, helpt je om operationeel bij te sturen. Zo kan je uiteindelijk je marge opkrikken en je winstgevendheid verhogen.
  
  
• Marges berekenen: maak het concreet
  Om de marge van een project te berekenen, verzamel je zo veel mogelijk informatie.
  De offerte: wat is het totale budget voor dit project? 
  De klant: wat is het uurtarief waarmee je voor deze klant werkt? Zijn er verschillende uurtarieven voor verschillende vaardigheden of profielen die je inzet?  
  Capaciteitsplanning: wie werkt op dit project? 
  Tijdsregistratie: hoeveel tijd is nodig voor dit project en kunnen we al deze tijd doorrekenen?  
  Kost per werknemer: wat is de kost van deze medewerkers, gebaseerd op salaris? Inkomende facturen: zijn er externe kosten gemaakt, zoals freelancers, vertalingen of drukwerk? Hoeveel bedragen die en kan je ze allemaal doorrekenen? Kocht je mediaruimte aan voor deze klant en nam je daar marge op?
  Algemeen: verreken je overheadkosten in je projecten? 

“There’s only one boss: the customer. And he can fire everyone in the company.”

Sam Walton, oprichter Walmart

De keuze aan klanten-KPI’s is lang:  omzetevolutie, churn, het aantal projecten per klant …  De volgende 3 KPI's vormen samen een mooi beeld van hoe het met je klanten gesteld is.

1. Klantentevredenheid: transactioneel of relationeel?
   Klanttevredenheid meten doe je elke dag, bij elk touchpoint. Het loont echter de moeite om af en toe een stap achteruit te zetten en op een meer gestructureerde manier te peilen naar klanttevredenheid.
   Transactioneel, via tevredenheidsenquêtes of NPS-bevraging. Relationeel via bijvoorbeeld jaarlijkse evaluatie sessies of project reviews.
   
2. Average rate: de perfecte reality check
   Je uurtarief is een belangrijk meetinstrument om na te gaan hoe efficiënt het project verloopt.
   De financiële KPI ‘average rate’ leert je: stemt ons uurtarief overeen met wat er echt in onze kassa belandt? Het is de perfecte reality check, om de efficiëntie van je werk te beoordelen en toekomstige inschattingen te maken.
   
3. First time right: de aparte kijk van DISXT
   Het Nederlandse agency DISXT heeft een verfrissende kijk op wat de meest waardevolle klantenmetric is. “Wij hanteren de FTR of first-time-right-metric”, vertelt Operations Manager Jeanette Eder. “Hoe vaak leveren we iets op dat meteen ‘juist’ is, zonder dat er feedback is van de klant?”

“Billability kan de gezondheid schaden.”

Sammy Colson, CEO van Springbok 

Billability wordt gezien als het summum om rendement te optimaliseren. Maar enkel evalueren op basis van billability kan de gezondheid van je bedrijf schade toebrengen. 

De belangrijkste reden? Billability vertelt je enkel hoeveel factureerbare uren je hebt gepresteerd. Het zegt niet hoeveel je er daadwerkelijk factureerde. En het brengt geen marges en opbrengsten in kaart. 

KPI’s die efficiëntie wél goed weergeven

Gelukkig bestaan er andere KPI’s die je wel het nodige inzicht geven: de gemiddelde opbrengst per uur en de performance.

“If companies don’t know they can run out of money, they won’t be thinking of ways not to run out of money.”

Bill Gross, investeerder en oprichter van Pacific Investment Company 

Goed cashflowmanagement is allesbehalve vanzelfsprekend. Het vereist voorspelbaarheid, structuur, en een perfecte kennis van je businessmodel. Wanneer gaat welke omzet binnenkomen? Wanneer kunnen we factureren, rekening houdend met onze betaaltermijnen en seasonality? Hoe plannen we onze kosten en kunnen we die spreiden? Welke buffer moet op onze rekening staan? Een continu zicht op je cashflow is broodnodig om snel bij te sturen.

“Mag dit al gefactureerd worden?”

Zowat elke agency-eigenaar, ondernemer of CFO, dagelijks. 

Een veelgehoorde vraag, en niet altijd makkelijk te beantwoorden. Sommige projecten factureer je als ze helemaal klaar zijn, andere tussentijds. Sommige projecten reken je maandelijks af via een retainer, andere in regie, en nog andere via een voorschot. Sommige zijn gebaseerd op prestaties van het eigen team, andere op externe kosten of mediaruimte. 
Prestatie en facturatie hebben een complexe relatie. Voor je financiële KPI’s zijn de twee van levensbelang. Want je facturatie stuurt andere KPI’s aan die belangrijk zijn voor je financieel management. Zoals omzet, rendabiliteit of cashflow. Slimme software is cruciaal om prestatie en facturatie aan elkaar te koppelen.

Dit artikel is een ingekorte versie van het e-book '6 KPI’s om je agency op koers te houden'.