Hoe stem je interne processen op elkaar af?
Een gedeelde façade is één ding, maar wat er achter de schermen van agency collaboraties en partnerships gebeurt, is heel wat anders. Heb je nood aan gestroomlijnde processen, modellen en tools om als een geoliede machine te werken, of laat je ruimte voor een eigen aanpak? Je ontdekt het in de laatste Agency Life-episode van dit seizoen.
In Agency Life gaan we op zoek naar wat nodig is om een topagency, creatief bureau of digitale studio te runnen. We brengen inspirerende stemmen uit de Belgische en Nederlandse agencywereld samen en vragen hen honderduit naar onderwerpen als billability, pricing, projectmanagement en meer.
In dit seizoen van Agency Life duiken we in agency collaboraties & partnerships. Want in de agencywereld is een ware consolidatietrend aan de gang. Wanneer ben je klaar om je hart (en organisatie) te openen? Hoe vind je jouw perfecte match? En hoe leef je nog lang en gelukkig?
Die vragen beantwoorden we samen met Talitha Snel (Managing Director bij Clarify), Koen Helsen (Managing Partner bij Bridgeneers), Sammy Colson (CEO van Springbok) en Jos Govaart (Managing Director van Coopr).
Toen Bridgeneers in 2020 het licht zag, koos het er bewust voor om de interne werking van de verschillende bureaus samen te voegen in een gedeeld proces. “Geen kinderspel”, geeft Managing Partner Koen Helsen toe. “Om te beginnen is iedereen met andere disciplines bezig. Bovendien werk je in een creatieve cultuur. We dragen die wel hoog in het vaandel, maar processen worden er niet altijd even strak gevolgd”, legt hij uit. “Het is dan ook een uitdaging om van idee tot uitvoering met hetzelfde proces te werken. Dat gaat met vallen en opstaan. Wij werken samen met externe adviseurs om onze werkwijze steeds beter maken.”
Wanneer je dan een gestroomlijnd proces vindt, is het bewaken ervan ook een belangrijke oefening, vindt Koen. Zijn tip? “Je moet weten welke richting je uitgaat. Die stip aan de horizon is heel belangrijk.” Daar is Sammy Colson, CEO van Springbok, het helemaal mee eens. “Naar die stip toewerken is inderdaad een never ending story, maar dat maakt het net zo boeiend.”
Waar die stip dan precies voor staat? “Een interne werking die bijdraagt aan de rust in het bureau. Want met een goede werking creëer je een geoliede machine”, antwoordt Koen. “Alleen krijgt het werk van alledag - van pitches organiseren tot nieuwe klanten ontvangen - vaak de bovenhand op je interne werking. Dat mag echt niet. Je moet aandacht geven aan beide zaken.”
Het werk van alledag krijgt vaak de bovenhand op je interne werking. Dat mag echt niet.
Jos Govaart, Managing Director van Coopr - dat sinds kort deel uitmaakt van het Candid-platform - is van mening dat zo’n gedeeld proces “wel voldoende wendbaar” moet blijven. Wat je als agency echt nodig hebt, vindt hij “een centraal inzicht, een instrument om te sturen zonder dat je aan het controleren bent.” Net als de andere panelleden, noemt Jos die zoektocht absoluut niet evident.
Nog een gouden tip komt van Talitha Snel, Managing Director bij Clarify. “Je moet blijvend willen bijleren tijdens die zoektocht”, zegt zij. “Zowel wanneer iets lukt als mislukt, moet je dat durven aanstippen. Anders brengt het je niet verder.”
Elk agency gebruikt z’n favoriete systemen en tool stacks om creatief werk op te leveren. Of je die meteen op elkaar moet afstemmen wanneer je met andere agencies in zee gaat? “Dat is niet het eerste waar wij naar kijken”, antwoordt Sammy. “Springbok vindt continuïteit bij de ingelijfde bedrijven belangrijk. Daarom leggen wij geen onmiddellijke verplichting op.”
Clarify koos vanaf dag één wel voor dezelfde tools. Talitha: “Nog voor de fusie werden de voor- en nadelen van alle tools en systemen herbekeken. Sommige mensen moesten dus overschakelen op iets nieuws.” Een grote uitdaging, volgens Talitha. Maar wat bij de fusie besloten werd, is niet in steen gebeiteld. “Tot op vandaag evalueren we onze keuzes.” Gaandeweg verbetert Clarify zo de manier van werken.
Bij Coopr verliep de transitie naar een gedeeld systeem langzamer. “Wat achter de gevel zit, bouw je niet in één dag”, vindt Jos. Hij vindt het normaal dat daar tijd over gaat. “Want je mag je belangrijkste taak niet vergeten: je klanten goed servicen.” Talitha pikt daarop in: “Net daarom vind ik het zo belangrijk om snel naar die tools te kijken. Sommigen zijn heel tijdrovend. En die tijd besteed ik liever aan onze klanten.”
Tools herbekijken is belangrijk, want die kunnen tijdrovend zijn. Die tijd besteed ik liever aan onze klanten.
Aan het einde van deze ‘So happy together’-reeks, delen de panelleden ten slotte hun ultieme tip voor succesvolle agency collaboraties en partnerships. Koen is resoluut: “Zoek mensen met dezelfde droom. Ondernemers die hetzelfde willen verwezenlijken.” Ook voor Sammy is die menselijke klik de sleutel tot succes.
Over het proces weet Talitha dan weer dit: “Je moet steeds goed nagaan of je team nog aan boord is en weet waar je samen naartoe gaat.” Jos besluit met de gevleugelde woorden: “Je moet meer zin hebben in de job die voor je ligt dan wat er achter je ligt.” En zo leefden hun agencies … nog lang en gelukkig.
