Informativa sulla privacy
Teamleader Focus

Informativa sulla privacy:

Nella presente Informativa sulla privacy, ci riferiremo a noi stessi come "Teamleader","noi" e "ci".

Qualsiasi riferimento a "Teamleader" nel presente documento include inoltre qualsiasi società di proprietà di Teamleader, ossia Vectera BV e le sue filiali estere.

Dal giugno 2022, Teamleader e le società che possiede appartengono al Gruppo Visma. Di conseguenza, qualsiasi dato personale condiviso con Teamleader è condiviso (almeno ai sensi di legge) anche con la casa madre, Visma AS. Per maggiori informazioni sulle modalità di trattamento dei dati personali da parte di Visma, leggete la relativa Informativa sulla privacy.

Potete inviare eventuali commenti, domande o dubbi sulla privacy da rivolgere direttamente a Visma privacy@visma.com.

La presente Informativa sulla privacy è rivolta a coloro che condividono i dati personali con noi (di seguito denominati "voi") in qualsiasi modo quando utilizzano la piattaforma Teamleader Focus (di seguito denominata la "Piattaforma").

Intendiamo spiegare in modo chiaro agli utenti della nostra Piattaforma le ragioni per cui abbiamo bisogno di alcuni dati personali e come utilizziamo tali informazioni, non soltanto in virtù degli obblighi legali previsti, ma soprattutto perché la trasparenza e la privacy sono importanti per noi.

Ci impegniamo ovviamente a rispettare al massimo la legislazione europea e belga in materia di protezione dei dati. Per questo, cerchiamo sempre di offrire all’utente la possibilità di consultare la presente Informativa sulla privacy prima di condividere con noi i suoi dati personali. In questo modo, saprete sempre esattamente cosa aspettarvi e potrete prendere una decisione ponderata.

La presente informativa sulla privacy integra l'informativa sulla privacy generale sul nostro sito web. Per comprendere appieno il modo in cui Teamleader gestisce i dati personali, vi consigliamo di leggere anche l’informativa generale sulla privacy, nonché l’Informativa sui Cookie, che spiega quali cookie utilizziamo per ottimizzare la vostra esperienza sulla Piattaforma.

Per eventuali suggerimenti volti a migliorare le nostre procedure in materia di privacy, potete contattarci all’indirizzo dpo@teamleader.eu.

La presente Informativa sulla privacy riguarda specificamente i dati personali raccolti dagli utenti della nostra Piattaforma. Il termine"Utente" si riferisce a chiunque utilizzi la Piattaforma, che si tratti di un account cliente a pagamento, un account di prova non a pagamento o un account sandbox non a pagamento.

In generale, si utilizzano i dati personali degli Utenti per:

• Migliorare e sviluppare la qualità, la funzionalità e l'esperienza utente della nostra Piattaforma;
• Fornire assistenza personale;
• Rilevare, mitigare e prevenire le minacce alla sicurezza e gli abusi, nonché eseguire la manutenzione e il debugging;
• Fornire all'Utente messaggi di marketing pertinenti.

Per quanto riguarda gli Utenti della nostra Piattaforma, raccoglieremo almeno le seguenti informazioni personali:

• Cognome
• Nome
• Funzione
• Azienda per cui lavorate
• Indirizzo email
• Numero di telefono (fisso/cellulare)
• Informazioni relative all'utilizzo della Piattaforma da parte dell'Utente (per es. heatmap, tempo di accesso e di uscita, moduli/funzionalità più e meno utilizzati, ecc.)
• Dati di login associati al vostro account utente (non preoccupatevi, sono sempre criptati)
• Indirizzo IP e relativi dati di geolocalizzazione (paese e regione, ma non indirizzo esatto)
• Preferenze di comunicazione
• Tutti gli altri dati personali condivisi volontariamente con noi (per es. durante una sessione di chat con un collega dell’assistenza)

Quando si crea un account utente, è necessario fornire sempre alcuni dati personali, che utilizziamo principalmente per completare la registrazione.

È possibile che siate entrati in contatto con noi attraverso il nostro referral program, ovvero cliccando su un link personale inviatovi da una persona che possiede un account a pagamento sulla Piattaforma. Quando create un account di prova gratuito tramite un link di questo tipo, lo comunicheremo alla persona che vi ha fornito il link, ma senza menzionare il vostro nome. Riveleremo il vostro nome alla persona che vi ha messo in contatto con noi solo quando deciderete di passare effettivamente a un account a pagamento. In questo modo, potrete condividere le vostre esperienze sulla Piattaforma.

Valutiamo la soddisfazione degli Utenti e la facilità di utilizzo attraverso sondaggi tra gli Utenti, sia sul sito che via e-mail, per migliorare l'esperienza dell'Utente.

Monitoriamo l’utilizzo della nostra Piattaforma, principalmente per ottimizzarla. Nella maggior parte dei casi utilizziamo questi dati solo su base aggregata e anonima a fini di ricerca sugli Utenti e di analisi statistica. Occasionalmente, possiamo approfondire l’analisi del vostro utilizzo a livello individuale, unicamente al fine di fornire maggiore supporto al cliente.

I vostri contatti consentono ai colleghi dell'assistenza di rispondere alle domande in modo personalizzato e tempestivo.

I dipendenti Teamleader non accedono mai direttamente all’account utente personale, fatto salvo laddove espressamente consentito dall'Utente stesso o necessario per effettuare controlli di sicurezza o fornire il supporto o l'assistenza necessari all'Utente. L'accesso al proprio account utente è costantemente regolato da una rigorosa politica di controllo degli accessi e limitato al solo personale autorizzato.

• Per gli Utenti con account di prova non a pagamento:

Durante il periodo di prova, i nostri colleghi delle vendite potranno telefonarvi o inviarvi un'email per guidarvi nella prima esperienza Teamleader. In questo modo, ci assicuriamo che abbiate un quadro completo dell’utilità della Piattaforma oltre a valutare se una licenza software possa rappresentare un valore aggiunto per la vostra azienda. Qualora abbiate espresso telefonicamente un possibile interesse verso i nostri servizi in futuro, possiamo richiamarvi in un secondo momento.

Vi invieremo inoltre email di marketing contenenti informazioni rilevanti sui prodotti durante il periodo di prova gratuita e successivamente per un periodo limitato. Ovviamente, avete sempre la possibilità di annullare l'iscrizione a tali email. N.B.: qualora decida di non ricevere comunicazioni di marketing, l'Utente può comunque ricevere comunicazioni amministrative da parte nostra, come conferme di ordini e notifiche necessarie a gestire l’account o i servizi forniti.

Utilizziamo inoltre i dati personali dell'Utente per promuovere i nostri servizi e fornire contenuti pertinenti sulla Piattaforma e su quelle dei social media e altri siti web, in base alle preferenze. A tale fine, ci avvaliamo di tecnologie come i cookie (per maggiori informazioni, consultate l’Informativa sui Cookie).

Anche se non passate a un account cliente a pagamento dopo il periodo di prova, conserveremo i vostri dati personali per un periodo di due anni, per esempio evitando in questo modo l'uso improprio della prova gratuita da parte di persone che la utilizzano più volte di seguito.

• Per gli Utenti con account cliente a pagamento:

Nei primi mesi in cui beneficerete di un account cliente a pagamento, vi invieremo regolarmente delle utili email di onboarding. In questo modo imparerete rapidamente a utilizzare la nostra Piattaforma in modo corretto. Finché utilizzerete la Piattaforma, riceverete anche gli aggiornamenti sui nostri prodotti e sarete quindi sempre aggiornati sulle ultime modifiche apportate alla Piattaforma, per esempio il lancio di una nuova funzionalità. Riceverete inoltre la newsletter mensile in cui riportiamo i consigli, i blog e le notizie più rilevanti. Infine, gli Utenti ammin ricevono anche inviti ai nostri eventi (come l’annuale Work Smarter).

Tali comunicazioni informative e di marketing saranno inviate via email. È possibile modificare le proprie preferenze di posta elettronica in qualsiasi momento e annullare l'iscrizione a una o più mailing list. N.B.: qualora decida di non ricevere comunicazioni di marketing, l'Utente può comunque ricevere comunicazioni amministrative da parte nostra, come conferme di ordini e notifiche necessarie a gestire l’account o i servizi forniti.

Utilizziamo inoltre i dati personali dell'Utente per promuovere i nostri servizi e fornire contenuti pertinenti sulla Piattaforma e su quelle dei social media e altri siti web, in base alle preferenze. A tale fine, ci avvaliamo di tecnologie come i cookie (per maggiori informazioni, consultate l’Informativa sui Cookie).

• Per gli Utenti con un account sandbox non a pagamento:

Nei primi mesi in cui beneficerete di un account sandbox non a pagamento, vi invieremo regolarmente delle utili email di onboarding, In questo modo imparerete rapidamente a utilizzare la nostra Piattaforma in modo corretto. Finché utilizzerete la Piattaforma, riceverete anche gli aggiornamenti sui nostri prodotti e in modo da essere sempre aggiornati sulle ultime modifiche apportate al(i) nostro(i) strumento(i), ad esempio il lancio di una nuova funzionalità.

Tali comunicazioni informative e di marketing saranno inviate via email. È possibile modificare le proprie preferenze di posta elettronica in qualsiasi momento e annullare l'iscrizione a una o più mailing list. N.B.: qualora decida di non ricevere comunicazioni di marketing, l'Utente può comunque ricevere comunicazioni amministrative da parte nostra, come conferme di ordini e notifiche necessarie a gestire l’account o i servizi forniti.

Non condividiamo i vostri dati personali con piattaforme di social media e altri siti web a scopo di remarketing.

Per quanto riguarda i dati personali dei contatti (per esempio, potenziali clienti, partner commerciali) inseriti nella nostra Piattaforma, il titolare del trattamento sarà l'azienda titolare dell'account (per esempio, l'azienda per cui lavorate). In questi casi, siamo responsabili del trattamento, per cui trattiamo i dati personali per conto del titolare dell’account e secondo le sue istruzioni.

In qualità di titolare del trattamento dei dati, il titolare dell'account è tenuto a comunicare ai propri contatti, tramite l’informativa sulla privacy, i dati personali in suo possesso che li riguardano e le motivazioni che li rendono necessari, il fatto che si affida al software di Teamleader a tale scopo e i diritti di privacy di cui godono.

Qualora un contatto abbia richiesto la cancellazione, correzione o accesso ai propri dati personali conservati nella Piattaforma, è necessaria contattare il titolare dell'account, che stabilirà come rispondere alla richiesta. Nella maggior parte dei casi, tali richieste possono essere soddisfatte agendo sulla Piattaforma stessa. Possiamo comunque fornire assistenza, laddove necessario.

I dati personali saranno trattati soltanto a fini aziendali interni. In quest’ottica, possiamo tuttavia affidarci a soggetti esterni, cioè terze parti in grado di trattare i dati personali soltanto in base a istruzioni ben definite.

Ci affidiamo in pratica alle seguenti categorie di responsabili del trattamento:

• Aziende ingaggiate a fini di marketing:

Possiamo fornire i contatti dei potenziali clienti alle agenzie di outbound marketing e ai nostri partner di commissione. Potranno contattare questi potenziali clienti dopo avere volta accertato che abbiano espresso in passato un reale interesse per i nostri servizi e che non si siano opposti in alcun modo (ad esempio durante un primo contatto) a tali telefonate. Come sempre, il potenziale cliente può indicare al telefono di non essere interessato e di non voler essere chiamato. Il potenziale cliente non sarà quindi ricontattato.

Il potenziale cliente non è ancora sicuro che Teamleader possa fornire un valore aggiunto o è occupato al momento della chiamata? Potrà essere ricontattato in un secondo tempo. In ogni caso, i dati di contatto dei potenziali clienti non saranno conservati per più di due anni.

Possiamo inoltre condividere i dati personali degli Utenti in prova e degli account dei clienti con i provider di social media e altre società di media, al fine di promuovere i nostri servizi e fornire contenuti personalizzati su tali siti web.

• Società ingaggiate a fini di assistenza tecnica ICT, gestione di database, integrazione software e l'hosting (per esempio, partner di hosting, partner cloud, data center, fornitori di software, consulenti informatici esterni, ecc.)

• Società ingaggiate a fini di comunicazione (per es. chat di assistenza dal vivo e sistema di ticket di supporto);

• Società ingaggiate a fini di analisi;

• Società ingaggiate a fini di pagamento.

Al fine di assicurare una protezione ottimale vostri dati personali, abbiamo stipulato gli accordi contrattuali necessari con tali parti esterne, per garantire che abbiano adottato le misure tecniche e organizzative previste e che utilizzino tali dati personali unicamente ai fini previsti da Teamleader (e non per i propri scopi).

I vostri dati personali non saranno in alcun caso venduti, ceduti o comunicati a terze parte che intendano utilizzarli per i propri scopi (ovvero ad altri titolari del trattamento ), fatto salvo laddove sia necessario per la stipula del contratto o qualora l'Utente abbia dato in precedenza il suo consenso esplicito. Un'altra importante eccezione è la condivisione dei dati personali con le società del Gruppo Visma. Poiché Visma è composta da molte filiali diverse, è importante per noi fornire all'Utente la migliore esperienza possibile a livello generale. Per mantenere una visione d'insieme, Teamleader può condividere i dati personali tra le società del Gruppo Visma.

Infine, le forze dell’ordine e altre autorità possono richiedere l'accesso ai dati personali. In questi casi, forniremo i dati solo in presenza di un mandato emesso dal tribunale.

Divulgheremo i dati personali a soggetti con sede al di fuori dello Spazio Economico Europeo soltanto laddove permanga una delle seguenti condizioni:

• Secondo la Commissione europea, il Paese di destinazione offre un livello di protezione adeguato;

• Il paese di destinazione non fornisce di per sé un livello di protezione adeguato, ma Teamleader ha stipulato gli accordi contrattuali previsti con la parte in questione, tenendo conto delle clausole contrattuali standard pubblicate dalla Commissione Europea.

Abbiamo adottato tutte le precauzioni tecnologiche e organizzative attuabili per ridurre al minimo il rischio di accesso non autorizzato, perdita, uso improprio o alterazione dei dati personali.

Tuttavia, è importante sapere che è impossibile garantire un livello di sicurezza infallibile. Nessun metodo di trasmissione o archiviazione elettronica dei dati via Internet è sicuro al 100%.

Per garantire che un account utente rimanga personale e riservato, consigliamo vivamente di non condividere il proprio nome utente e la password. In ogni caso, il nostro staff non chiederà in alcun caso di fornire i dati di login. Qualora intendiate trasmettere i dati di login a una terza parte, quest’ultima avrà accesso ai dati personali del vostro account e noi non saremo più in grado di garantirne la sicurezza. Laddove riscontriate l’accesso non autorizzato di una terza parte al vostro account, consigliamo di cambiare immediatamente la password e contattarci.

Quando l'Utente smetterà di utilizzare la Piattaforma, rimuoveremo automaticamente tutti i suoi dati di contatto dal nostro database di marketing affinché non riceva più email di marketing da parte nostra. L’Utente sarà ovviamente libero di sottoscrivere determinate comunicazioni di marketing (per esempio gli eventi futuri).

Inoltre, rimuoveremo automaticamente tutti i dati personali dal database clienti entro 90 giorni dalla cancellazione dell’account cliente a cui è associato l’account utente o prima, qualora il cliente in questione cancelli il vostro account utente prima di tale scadenza. Conserviamo tuttavia alcuni dati anonimi, che utilizziamo a fini di ricerca sugli Utenti e di analisi statistica.

Se i vostri dati personali sono trattati da Teamleader (per i propri scopi), avete i seguenti diritti:

• Diritto di accesso ai dati personali in nostro possesso;

Siamo sempre disponibili a fornire una panoramica chiara e completa dei dati personali raccolti finora che vi riguardano.

• Diritto di rettifica, completamento o aggiornamento dei dati personali;

Avete il diritto di chiederci di rettificare i dati personali inesatti che vi riguardano. In qualità di Utenti, potete apportare le modifiche necessarie ai dati personali contenuti nel vostro account utente.

• Diritto alla cancellazione dei propri dati personali (diritto all'oblio)

Potete richiedere la cancellazione dei dati personali che vi riguardano. Si noti, tuttavia, che non possiamo eliminare l'account utente senza l'autorizzazione del titolare dell'account. Se si desidera eliminare l'account utente, è necessario contattare direttamente il titolare dell'account.

• Diritto alla limitazione del trattamento dei dati personali;

Potete chiederci di limitare il trattamento dei vostri dati personali. Potremmo non essere temporaneamente autorizzati a utilizzare i vostri dati personali, ma neppure a cancellarli (ancora). Ciò può accadere, per esempio, se vi opponete al trattamento dei dati personali sulla base del nostro legittimo interesse in quanto azienda. Finché non potremo dimostrare che i nostri interessi in quanto azienda prevalgono sugli interessi individuali, non potremo utilizzare i dati personali.

• Diritto di revocare il consenso;

Potete ritirare il consenso in un secondo momento, qualora i dati personali siano trattati sulla base del medesimo.

• Diritto alla portabilità dei dati personali;

Avete il diritto di ottenere i vostri dati personali in forma strutturata, comune e leggibile a macchina. Avete inoltre il diritto di richiedere il trasferimento dei vostri dati personali a un altro fornitore di servizi, fatto salvo laddove ciò sia tecnicamente impossibile.

• Diritto di opposizione al trattamento dei propri dati personali

Potete opporvi in qualsiasi momento al trattamento dei dati personali per le nostre finalità di "marketing diretto" (per esempio, modificando le Preferenze di comunicazione), qualora tale trattamento si basi sul nostro legittimo interesse in quanto azienda.

Potete esercitare gratuitamente i vostri diritti sulla privacy contattandoci via dpo@teamleader.eu. Risponderemo tempestivamente e comunque entro un mese dalla ricezione della richiesta.

Volete esercitare il diritto di accesso, il diritto di rettifica, il diritto di cancellazione o il diritto di trasferimento? In questo caso siamo tenuti a verificare prima la vostra identità. Non intendiamo ovviamente divulgare alcun dato personale senza accertare l’identità della persona che presenta la richiesta. Qualora abbiamo motivo di dubitare dell’identità, possiamo chiedervi ulteriori informazioni per confermarla.

N.B.: eventuali eccezioni o limitazioni ai diritti sopra citati potrebbero essere applicate a seconda delle circostanze specifiche della vostra situazione. In tali casi, vi forniremo informazioni dettagliate sull'eccezione o limitazione applicabile e vi aiuteremo a esercitare i vostri diritti nella misura più ampia possibile, in conformità alle leggi e ai regolamenti vigenti.

Possiamo certamente aggiornare la presente Informativa sulla privacy in tempi successivi. Agiremo in tal senso a fronte di eventuali modifiche (scrupolosamente) della modalità di trattamento dei dati personali. In tal caso, pubblicheremo una nuova versione dell'Informativa sulla privacy sui nostri siti web. Si raccomanda pertanto di visitare regolarmente i nostri siti web e di consultare l’Informativa sulla privacy.

Vi chiediamo di comunicare a noi per primi eventuali commenti o reclami sulla modalità di trattamento dei dati personali. Potete farlo inviando un'email con il vostro reclamo a dpo@teamleader.eu. In questo modo, possiamo tentare di individuare una soluzione attraverso la consultazione reciproca.

Non siete ancora soddisfatti dopo questo rapporto? Avete il diritto di presentare un reclamo all'autorità di vigilanza competente (per il Belgio: https://www.dataprotectionauthority.be/citizen).

Inviate un'email a dpo@teamleader.eu. Il nostro Responsabile della protezione dei dati sarà lieto di rispondere alle vostre domande sulla privacy.