4 Motivi per introdurre il tracciamento del tempo nel tuo processo commerciale
Nelle situazioni in cui il tempo è denaro, il ‘time tracking’ , o tracciamento del tempo, porta dei vantaggi evidenti. Resta però un argomento delicato nell’industria dei servizi professionali: alcune ricerche hanno dimostrato che il monitoraggio dei tempi viene spesso posticipato fino all’ultimo momento utile, e che viene completato manualmente sulla base delle email scambiate e della memoria, non potendo garantire così l’accuratezza delle informazioni.
Solo il 18% degli intervistati (avvocati, commercialisti e consulenti) registra le ore lavorate su base giornaliera. Il 40% afferma di farlo due volte a settimana e il rimanente 22% solo una o due volte al mese.
I risultati sono sconcertanti: solo 4 partecipanti su 10 ritengono di tenere traccia in modo accurato (per una percentuale che si attesta tra il 90% e il 100%) delle ore passate a lavorare per un cliente. Il restante 60% registra una perdita di ore fatturabili che va dal 10 al 30%.
Fonte: ricerca di TIQ e London Business School
Dato che i consulenti solitamente lavorano per un numero limitato di clienti contemporaneamente, la perdita nel loro caso si attesta ‘solamente’ sul 15%. In una settimana lavorativa da 40 ore questo significa che, per ogni consulente, non vengono né registrate né fatturate fino a 4,32 ore.
Perché allora il ‘time tracking’ non viene preso seriamente? Ecco un paio di motivi:
- L’impatto non è misurato: c’è un certo livello di ignoranza che porta le persone a sottostimare l’impatto finanziario sul fatturato aziendale causato da una registrazione sommaria delle ore lavorate.
- L’amministrazione è percepita come un lavoro secondario: i consulenti sono pagati per la loro competenza professionale, non per il loro talento nell’amministrazione.
- I metodi sono strani: i metodi per la registrazione delle ore sono spesso sorpassati, e il fatto che facciano parte di pacchetti software ERP difficili da usare non aiuta di certo.
- È una questione di fiducia: se i vantaggi della registrazione dei tempi non sono chiari, esiste la possibilità che un sistema di ‘time tracking’ venga percepito come un timbracartellini, in altre parole un meccanismo di controllo.
La registrazione dei tempi è una delle tante sfide che i consulenti si trovano ad affrontare. Leggete questo blog per scoprirne altre!
Per molte PMI e aziende di servizi risulta vantaggioso registrare i propri tempi nel modo più preciso possibile. Abbiamo fatto una lista dei vantaggi per i consulenti:
Alcuni strumenti di ‘time tracking’ non offrono molto di più rispetto a un timbracartellini. Ma gli strumenti migliori invece registrano le ore lavorate per ogni cliente, team, utente o progetto, e le convertono in statistiche chiare. In altre parole: tutto ciò di cui avete bisogno per identificare i costi principali e migliorare i vostri processi aziendali.
Uno strumento moderno per il ‘time tracking’ mostra tutte le attività e gli obiettivi connessi a un progetto: quelli stabiliti in precedenza, quelli che devono essere stabiliti e quelli che sono già stati completati. Collegando queste informazioni a uno strumento per la fatturazione, l’invio di fatture parziali in base alle attività completate o alle ore registrate diventa semplicissimo. I promemoria di pagamento automatici inoltre spingono i vostri clienti a pagare prima le loro fatture.
Indipendentemente da come fatturate ai vostri clienti, un metodo di registrazione dei tempi accurato può offrire quel briciolo di trasparenza in più, grazie ai report dettagliati. Lavorate su progetti a tariffa fissa e competitiva per trattenere i vostri clienti più a lungo? Potete mostrare loro tutte le ore che non avete fatturato. Preferite fatturare a tempo? Nessun problema, dato che potete mostrare esattamente cosa avete fatto e quando. Informazioni che possono tornare utili in fase di negoziazione del contratto.
Ipotizzare il valore di un budget di progetto è un’attività rischiosa, dato che non si possono cambiare i numeri in corsa. Calcolando il costo delle ore lavorate – a tariffa fissa per ora o variabile in base all’attività del consulente – saprete esattamente quale parte del vostro budget è stata spesa in ogni momento nel corso del progetto. Questo vi permette di registrare l’evoluzione dei vostri progetti in tempo reale, e vi lascia tempo e spazio d’azione per adattarli se necessario.
Teamleader, lo strumento online ideale per le PMI, offre una piattaforma CRM con un ‘time tracking’ facile da usare e uno strumento di gestione dei progetti che permette la fatturazione con un click. Tutto gestito dalla stessa interfaccia.
Con Teamleader potete registrare i tempi in quattro modi diversi:
- Sulla base dei blocchi temporali del vostro planning
- Sulla base fogli-modello per la registrazione dei tempi
- Usando il vostro browser e il ‘time tracking’ con la funzione start/stop
- Con l’app mobile (manualmente o con la funzione start/stop)
La registrazione dei tempi e la fatturazione diventano un gioco da ragazzi. Inoltre, i costi e i benefici dei vostri progetti e processi aziendali vi saranno più chiari, e questo vi farà risparmiare tempo e denaro insieme.
E c’è dell’altro. Pronti a scoprirne di più?
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