Team di progetto: come scegliere le persone giuste per il vostro progetto

Ogni progetto è unico, ma alcuni ruoli specifici risultano essenziali per ogni progetto ed ogni azienda. In linea generale, avrete sempre bisogno di qualcuno che ricopra i seguenti ruoli:

• Team leader:

La persona preposta a guidare la squadra, procurandosi le risorse necessarie, superando le difficoltà e risolvendo in modo propositivo i problemi che potrebbero sorgere. Nelle aziende più grandi, il team leader coincide spesso con il project manager. Quando si lavora in team compatti invece, il team leader è solitamente responsabile di progetti specifici e questa responsabilità lo rende una specie di proprietario del progetto.

Il team leader definisce le aspettative del cliente e della squadra, e si accerta che tutti gli stakeholder del progetto siano sempre aggiornati e allineati. Questa figura monitora anche il budget e il progresso del lavoro della squadra, al fine di stabilire delle scadenze realistiche.

• Esperto in materia:

È lo specialista responsabile della definizione e della consegna del progetto. Ha una conoscenza approfondita in diverse aree toccate dal progetto. Pensate alle figure di sviluppatori, designer o consulenti esterni, a seconda del settore in cui vi trovate a lavorare.

• Business analyst, Responsabile del prodotto o stakeholder attivo:

Sia che si tratti di definire i requisiti di un progetto, documentare i feedback degli utilizzatori o trasformare le informazioni in report, avrete bisogno di una persona in grado di gestire tutta la documentazione legata al vostro lavoro. È un membro importante della squadra, in quanto non dimentica mai le esigenze del cliente e assicura così il rendimento del vostro investimento (ROI).

Per i team e i progetti più piccoli, questo ruolo viene spesso rivestito dal team leader. Ma se disponete delle risorse giuste, vi conviene includere una persona che riesca a mantenere sempre una visione d’insieme dell’intero progetto.

Includere altre persone nel vostro progetto è sempre interessante. La conoscenza professionale a volte ha dei limiti e quando vi trovate immersi nel lavoro potreste non riconoscere alcune difficoltà. Ecco perché è utile coinvolgere una gran varietà di persone con un’attitudine mentale aperta come utilizzatori, gestori di portafoglio, o anche investitori, i quali possono offrire un approccio nuovo al progetto.

• Sponsor di progetto:

Il ruolo dello sponsor di progetto risulta abbastanza nebuloso per molti. Viene spesso confuso con il cliente o addirittura con il team leader ma, a differenza del cliente, lo sponsor fa parte solitamente dell’organizzazione operante. Lo sponsor è anche la persona che sceglie il responsabile di progetto e/o lo sostiene, incarnando in veste di mentore le responsabilità collegate alla gestione e alla guida.

Lo sponsor prende decisioni importanti. Il team leader può presentare delle piccole modifiche alle sue raccomandazioni, se necessarie, ma lo sponsor ha comunque l’ultima parole. È la figura che controlla le risorse e assicura il budget.

• Cliente

Un cliente non fa solitamente parte dell’organizzazione operante e paga per il prodotto risultante dal progetto. Il cliente stabilisce il valore del progetto e per questo ogni cliente sia esso rappresentato da un individuo, da una squadra o da terze parti, è tenuto a ricevere lo stesso trattamento. Allineare gli obiettivi del progetto alle richieste del cliente è un prerequisito necessario di qualsiasi progetto.

È importante tenere sempre presente che i progetti sono portati avanti dalle persone per altre persone, al fine di mantenere un approccio cliente-centrico.

• Assegnare ruoli diversi

Avere una comprensione univoca dei ruoli di progetto garantisce chiarezza e struttura sia a livello individuale che di gruppo. Se tutti i membri del vostro team sono in grado di sapere in ogni momento chi sta lavorando a quali attività, potranno rispondere rapidamente a qualsiasi feedback o richiesta. Contemporaneamente, una struttura chiara aiuta a stabilire una timeline fattibile.

Idealmente, i talenti delle persone dovrebbero corrispondere al loro ruolo all’interno della squadra e tutti dovrebbero capire come raggiungere gli obiettivi assegnati. Un grande centrocampista non è necessariamente un bravo attaccante e non dimenticate mai che quello ad alcuni membri che piace fare potrebbe non essere quello che sono bravi a fare.