Come smettere di correre dietro alle fatture scadute

Mai avuto un cliente che non paga o che paga in ritardo? Ci sono buone probabilità che vi sia già successo. Nel 2014 la Graydon, azienda specializzata in intelligenza economica, ha rivelato che in Belgio il 67,1% delle fatture – i due terzi – viene pagato in tempo. Questo significa però che un terzo delle fatture non viene pagato in tempo.

La percentuale delle aziende che hanno problemi in questo campo è ancora più alta. Una ricerca dell’Associazione Olandese degli Assicuratori mostra che tre quarti delle PMI olandesi devono combattere con pagamenti mancanti o in ritardo.

Con il rischio che queste aziende non riescano a pagare i propri fornitori in tempo – o peggio.

Vi abbiamo già dato dei consigli per compilare le vostre fatture, in modo che possano essere pagate più in fretta. Ma come gestire le fatture scadute?

Ecco 3 consigli per farle finalmente saldare, evitando il mal di testa provocato dall’invio di solleciti di pagamento.

Inviare i solleciti di pagamento è di sicuro il compito più irritante della vostra azienda. Per questo molti imprenditori non lo fanno, o lo fanno troppo tardi.

Ma senza un sollecito è ancora meno probabile che il vostro cliente vi paghi.

Fortunatamente, i software di gestione aziendale migliori hanno un’opzione che viene in aiuto in casi come questi: i solleciti automatici di pagamento. Vengono inviati automaticamente, con un messaggio che potete comporre in anticipo – mentre voi vi occupate d’altro.

Con Teamleader potete organizzare un calendario di solleciti. Potete scegliere quanti giorni dopo la scadenza dei termini di pagamento volete inviare un sollecito via mail: 5, 10, 63 o 151 giorni? Potete impostare tutti i solleciti che volete.

Allo stesso tempo, potete decidere che se volete aggiungere degli interessi sul ritardo o dei costi legati al sollecito. Infine potete scegliere il template: un testo standard, che potete comporre ed adattare a vostro piacimento. Potete scegliere lo stesso testo per tutti i solleciti, e questo verrà ovviamente personalizzato con il nome del vostro cliente.

E quando il vostro cliente paga la fattura? Questa verrà registrata e i solleciti si interromperanno in automatico.

Sfortunatamente, anche dopo una serie di email informali, può succedere che una fattura resti in sospeso. In questo caso una telefonata può fare miracoli. Chiedete semplicemente al vostro cliente se ha ricevuto i vostri solleciti. Forse è troppo impegnato e non ha tempo di controllare le mail? A volte il contatto personale è la soluzione migliore.

Se anche questa mossa non funziona, passate alla carta, e mandate una classica lettera.

Potete farlo usando Teamleader. Quando create un sollecito potete anche indicare se volete che sia inviato via posta. L’ufficio postale stamperà la fattura e la spedirà al vostro cliente.

Inviate già le fatture e i solleciti via posta? Passate ai solleciti via raccomandata. Potete scegliere tra raccomandata semplice e raccomandata con ricevuta di ritorno.

Le relazioni professionali si limitano spesso all’ultimo contatto. Per questo è meglio che mantenerlo positivo.

Ecco perché ringraziare i clienti, anche quelli in ritardo, quando saldano le loro fatture è un’ottima idea.

Ricordate, non sempre si tratta del fatto che non vogliono pagarvi – può darsi che i vostri clienti non abbiano contanti a disposizione in azienda e che debbano pagare di tasca propria. In questo caso apprezzeranno sicuramente un ‘grazie’. Inoltre c’è una possibilità che la prossima volta pagheranno più velocemente.

Con Teamleader anche questo passaggio è facilissimo. Quando una fattura viene pagata ricevete una notifica automatica. Con un click potete inviare al vostro cliente un ringraziamento sotto forma di un messaggio che avrete composto in precedenza.

La mezz’ora più redditizia del vostro anno fiscale

Mezz’ora infatti è il tempo che basta ad impostare un sistema automatico per il sollecito di pagamenti. E se calcolate quante fatture riuscirete a farvi pagare, e in tempi più brevi…

E non avrete nemmeno bisogno di controllare i vostri pagamenti ogni mese ed inviare i solleciti. È facilissimo!

Teamleader riunisce un sistema CRM con la gestione dei progetti, la stesura di preventivi, la fatturazione ed altro ancora in un unico e comodo strumento online. Provatelo ora per 14 giorni!