Gestione progetti per le agenzie creative: i fondamentali

L’industria creativa è focalizzata sul progetto. Ogni progetto è a sé, e ogni risultato è unico. I progetti o le campagne possono rispondere a scopi diversi (come ampliare la conoscenza del brand, avviare un’azienda o aumentare le vendite) e possono essere trasmessi attraverso una miriade di canali (come la stampa, la televisione e internet).

Ecco perché abbiamo raccolto gli aspetti fondamentali della gestione progetti per le agenzie creative da tenere a mente prima, durante e dopo un progetto.

Il settore creativo ruota tutto intorno alla presentazione. Essere disposti a tutto per presentare un’idea creativa a un potenziale cliente e vendergliela significa lavorare in un mercato altamente competitivo. Per assicurarvi di avere abbastanza progetti pronti per essere presentati, dovrete battere la concorrenza con l’idea migliore sul campo. Al contrario di altri settori, la gestione progetti inizia già dalla fase di presentazione. In questo stadio è importante stare attenti alle tempistiche per non registrare spese eccessive - la gestione dei tempi è quindi fondamentale.

Da un punto di vista commerciale, risulta essenziale mantenere una visione globale di tutti i progetti in fase di sviluppo. Quale progetto ha la priorità? Quale è quasi concluso? Per i potenziali clienti, il budget può fare la differenza: presentare un preventivo corretto fornisce al cliente una stima realistica di tutte le risorse che verranno utilizzate in un progetto e quanto costeranno. E quando un cliente deciderà di lavorare con voi, potrete trasformare le vostre parole in azioni trasformandole immediatamente in un progetto solido.

Siete riusciti ad assicurarvi un cliente? Ottimo! Da qui inizia la pianificazione del progetto vera e propria. Controllare tutte le risorse a disposizione può risultare complicato, Ma non deve esserlo per forza: se riuscite a riunire le agende dei vostri colleghi, potrete scegliere con cura a chi delegare determinati compiti in base al loro carico di lavoro e alla disponibilità che potranno offire.

Sfruttate al meglio le vostre risorse: datevi abbastanza tempo per pianificare le attività, assicuratevi di riuscire a monitorare i compiti dei vostri colleghi e fate una stima di quanto tempo richiederà ogni attività. È molto probabile che vi troverete a lavorare con freelance o colleghi da remoto, e dovrete quindi aver accesso alla schedule dei vostri collaboratori in ogni momento.

Nonostante una pianificazione accurata sia fondamentale, non bisogna dimenticarsi dell’aspetto umano della gestione progetti. Bert Pieters, fondatore di Dift, agenzia creativa dedicata al branding e al marketing esperienziale, organizza riunioni quotidiane per incoraggiare i colleghi a parlarsi di persona:

“Ogni mattina alle 10 iniziamo con una riunione di 10 minuti nella quale ripassiamo insieme gli impegni lavorativi della giornata. Dato che abbiamo semplificato al massimo i nostri processi lavorativi, i meeting durano sempre meno e adesso discutiamo solo dell’aspetto creativo e divertente. Grazie a queste riunioni quotidiane ci impegniamo a mantenere una connessione umana in ogni nostro processo.”

Una campagna creativa si compone di molti prodotti diversi: graphic design, sviluppo web, fotografia e molto altro. Potete dare un prezzo ad alcuni di questi elementi (ad esempio in base al tempo che ci vuole per sviluppare la struttura del sito internet), ma non a tutti gli aspetti. Ad esempio, non è facile quantificare quanto tempo ci vuole per ideare un nuovo logo o addirittura per rinnovare completamente l’identità di un’azienda. Non è possibile affermare: “Mi servono X ore per farmi venire un’idea creativa.”

Per tranquillizzarvi e riuscire a mantenere il controllo sui vostri progetti, tenete a mente quanto tempo passate su un’attività anche se avete già stabilito un prezzo, per assicurarvi di non farvi pagare troppo poco (o troppo). In fin dei conti, una volta che un progetto è completato è importante riassumere tutto in una fattura che fornisca una visione realistica delle risorse e dei costi, e che vi permetta di guadagnare fornendo allo stesso tempo ai vostri clienti degli strumenti di marketing eccellenti.

Non è facile trovare un project manager di talento. In un ambiente creativo, i responsabili di progetto si ritrovano spesso a ricoprire ruoli diversi, e a giostrare molte responsabilità contemporaneamente, come in un esercizio di equilibrismo. Abbiamo compilato una lista di alcune capacità essenziali che un responsabile di progetto di un’agenzia creativa deve presentare.

1. Visione globale: questo è l’aspetto più importante. Dovete mantenere sempre una visione chiara di quello che sta per accedere, delle attività a cui i vostri collaboratori si stanno dedicando, di quali possono essere le cause attuali o potenziali di stress. Anche se sembra logico, questo è un aspetto che spesso viene sottostimato: meglio riuscirete a pianificare, più successo avrà il vostro progetto. Una pianificazione accurata non è quella in cui si cerca di far entrare tutte le attività fino a riempire l’intera schedule, ma è quella in cui si lascia dello spazio per errori, ritardi e per prendersi una pausa.

Frederik Martens, comproprietario di Maquina, un’agenzia di comunicazione crossmediale, crede fermamente nel potere di programmare del tempo destinato agli eventi inaspettati:

“Lascio sempre del tempo per fermarmi a respirare. Sulla base di esperienze precedenti, riesco spesso a prevedere quante ore verranno assorbite da una determinata attività o quanto tempo servirà per completare il progetto. Ma lascio sempre del tempo libero nella programmazione. Avere un attimo di tregua ripaga sempre. Ad esempio, se un cliente ha bisogno di qualcosa di davvero urgente, siamo in grado di anticipare velocemente.”

1. Capacità comunicativa: essere capaci di valutare le persone può portarvi lontano. Dovete conoscere bene i vostri collaboratori. Ogni membro della squadra ha i propri punti di forza, ed è vostro compito scoprire i loro talenti creativi e metterli a frutto. Nella gestione dei rapporti con i vostri clienti, dovete invece sapere come ottenere le informazioni che vi servono, e questo significa fare le domande giuste, essere preparati sulle consegne e fornire al team creativo le informazioni di base necessarie. In breve: dovete essere in grado di gestire diversi tipi di persone in diversi tipi di contesti.
2. Flessibilità: A volte, vi troverete a cambiare l’intero corso del vostro progetto. Qualcosa non andrà per il verso giusto, le scadenze cambieranno o non riuscirete a raggiungere il risultato sperato al primo tentativo. Ad esempio, un cliente vi informa che ha intenzione di trasformare la vostra presentazione in una commessa, ma che ha bisogno di alcuni strumenti molto prima di quanto vi aveva comunicato all’inizio. Ecco un consiglio: la vostra programmazione settimanale deve diventare per voi il Sacro Graal. Riassegnate i compiti trascinandoli nelle agende dei vostri colleghi.

Come passare da una buona idea al prodotto finito? Scaricate il nostro ebook gratuito: Breve Guida per una Gestione Progetti più Intelligente